Project Control Book – obsah a smysl

Project control book je kompletní repozitář informací týkajících se projektu pro členy projektového týmu. Jedná se o zdroj pro kontroly a audity a je nástrojem projektového manažera. Je to jednoduchý a často přehlížený nástroj, který projektovému manažerovi pomáhá udržet si přehled o klíčových dokumentech, problémech a dalších souvislostech projektu. Pomáhá také zlepšit komunikaci zainteresovaných stran.

Během dodávání výsledků projektu jsou projektoví manažeři terčem mnoha otázek, na které jim project control book umožňuje rychle odpovědět. Ve své nejjednodušší podobě je project control book obyčejný pořadač s odlišenými záložkami pro oddělení klíčových dokumentů projektu.

PCB obsahuje

• Rozsah projektu - prostřednictvím sumarizací. Měl by obsahovat exekutivní souhrn celého projektu. V závislosti na velikosti projektu může být tato sumarizace pouze projektová charta.
• Finance projektu - schválený rozpočet, předpovědi, různé požadavky. V závislosti na konkrétních firemních směrnicích může projekt obsahovat sumarizace kontraktů a další dokumenty, které souvisí s prodejci třetích stran či internámi odděleními.
• Komunikace - seznam obsahující členy týmu, komunikační matrix. Může obsahovat i prezentaci představující projekt pro případnou rychlou orientaci v projektu pro nové členy týmu.
• Harmonogram projektu - graf milníků
• Současný stav projektu - týdenní zpráva, měsíční sumarizace zainteresovaných stran atd.
• Problémy a rizika - volitelné.
• Seznam změn na projektu
• Uzavření projektu - poučení z chyb

• Obsahuje tyto dokumentu: poptávku, RFP, smlouvu a dodatky, bbjednávky a komunikaci týmu.