Správa fondu - přírůstkování, úbytky, revize

Přírůskování

Jedná se o dílčí činnost knihovny, kdy se evidují nové přírůstky (tzn. nové tituly), a to do přírůstkového seznamu.

Přírůstkový seznam

Přírůstkový seznam je základním statistickým a majetkovým dokladem knihovny. Evidují se v něm všechny knihovní dokumenty získané pro knihovní fond. Každá knihovna musí mít pouze jeden a zapisuje do něj údaje o všech nově získaných knihovních jednotkách = přírůstcích, a to v takovém pořadí, ve kterém přišly do knihovny. - https://www.mzk.cz/sites/mzk.cz/files/souboryMZK/pdf/mzk-prirucka_pro_knihovniky.pdf (str.18)

Může být v klasické nebo elektronické podobě.

Povinné údaje v přírůstkovém seznamu:

• přírůstkové číslo titulu
• datum zápisu přírůstku
• způsob nabytí knihovního titulu (nákup, dar, výměna)
• jméno autora (v invertovaném tvaru = Příjmení, Jméno)
• název díla (u vícesvazkových děl včetně označení svazku)
• místo a rok vydání

Díky přírůstkovému seznamu získáváme cenné informace o knihovním fondu, o financích knihovny, o počtu nových přírůstků, jazykové a tematické struktuře fondu, atd. Přírůstkové číslo, které kniha získá po zapsání do přírůstkového seznamu, se zapisuje do daného dokumentu, obvykle na rub titulního listu.

Ročníky nebo svazky novin, časopisů a děl, vycházejících v sešitech, evidujeme v přírůstkovém seznamu až po jejich kompletování nebo vazbě. (evidence, vyřezování a ztráty v knihovnách, str. 17)

Každá knihovna vede pouze jeden přírůstkový seznam. Dále však, podle potřeb knihovny, může součástí přírůstkového seznamu být

• přírůstkové seznamy dílčích knihoven nebo poboček
• přírůstkové seznamy samostatných sbírek speciálních druhá literatury (norem, patentů, mikrofilmů, separátů, časopisů, brožur, gramofonových desek, skript, učebnic atd.)

Revize

Revize je proces, při kterém porovnáváme skutečný stav knihovního fondu s evidovaným stavem. Revizi knihovnám nařizuje knihovní zákon 257/2001 Sb. O knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) a je tudíž povinná. Všechny knihovny, které jsou evidovány u Ministerstva kultury, musí provádět revizi 1x za 5 let.

Rozlišujeme 3 druhy revizí

1. Revize soustavná:

- do 5000 knihovních jednotek každé 3 roky

- do 100 000 knihovních jednotek každých 5 let

- u většího fondu během 10 let

2. Mimořádná revize

- provádí se mimo plán a to z nařízení nadřízeného orgánu nebo po stěhování, změně pracovníků, po násilném vniknutí, nebo oznámí-li antikvariát zadržení označených knih

3.Namátková a zkrácená revize

- dle potřeby, pracovník si vytipuje určitou část fondu

- při zjištění, že chybí velké množství knih, následuje mimořádná revize

Průběh revize

U automatizovaných knihoven se revize provádí v příslušném modulu. U knihoven neautomatizovaných se revize provádí za pomoci přírůstkového katalogu. V tomto případě se přírůstkový seznam porovnává se seznamem úbytků a jeho dokladovou částí.

Postupně se kontrolují všechny dokumenty na regálech. Pracovník čtečkou snímá čárové kódy dokumentů uložených na regále a počítač ihned vyhodnotí, které dokumenty jsou půjčené a které jsou ztracené.

Pokud údaje v evidenci souhlasí s údaji v dokumentu, označí se dokument (kniha na rubu titulního listu u přírůstkového čísla) razítkem nebo značkou (Rev. 2013). Stejně je označen i záznam daného dokumentu v pří- růstkovém seznamu, v poli poznámka. (https://www.mzk.cz/sites/mzk.cz/files/souboryMZK/pdf/mzk-prirucka_pro_knihovniky.pdf str.22)

Po provedení revize je nutné vypracovat protokol o výsledku revize knihovního fondu, který obsahuje tyto položky:

• rozsah revize - úsek knihovního fondu a počet knihovních jednotek
• doba revize – datum od kdy do kdy revize byla prováděna
• evidenční podklady, které byly použity
• jména pracovníků, kteří revizi prováděli
• zjištění skutečnosti, zvláště případný nesoulad mezi skutečným a evidovaným stavem

Dále se do protokolu zapisuje seznam ztracených dokumentů a seznam dokumentů určených k vyřazení.

Po revizi obvykle provádí supervize, která je záležitostí pracovníků knihovny, jež jsou dokonale seznámeni s evidenčními podklady, knihovními katalogy a s celkovým pohybem knihovních fondů dané knihovny. Na základě protokolu revizní komise (seznamu nezvěstných knihovních jednotek) se zahájí pátrání po nezvěstných dokumentech.

Úbytky

Úbytkování je dílčí proces knihovny, kde se z knihovního fondu vyřazují dokumenty. Vyřazované knihy neboli úbytky se zapisují do úbytkového seznamu.

Úbytkový seznam slouží k evidenci knihovních jednotek vyřazených z fondu. Každá knihovna má opět pouze jeden seznam a jeho vedení je povinné. Fond má být pravidelně doplňován novými tituly a zastaralé, opotřebované a poškozené dokumenty musí být pravidelně vyřazovány. Podkladem k zápisu do úbytkového seznamu je schválený návrh na vyřazení.

Každý řádek formuláře úbytkového seznamu slouží k zápisu jedné knihovní jednotky a obsahuje:

• datum zápisu
• pořadové číslo záznamu (úbytkové číslo)
• přírůstkové číslo
• jméno autora
• název díla
• místo a rok vydání
• důvod odpisu nebo vyřazení (zastaralost, nevhodnost k profilu fondu, poškození, ztráta)
• doklad o schválení odpisu provozovatelem knihovny

Typy vyřazovaných dokumentů:

neprofilové dokumenty

jedná se o takové dokumenty, které knihovna dříve doplňovala do svých fondů, a které nyní již nejsou v souladu s plánem doplňování. Tyto dokumenty pak jsou velkou součástí tzv. mrtvého fondu. Vyražování neprofilovaných dokumentů se často provádí ve specializovaných knihovnách, které mění profil svých fondů.

zastaralé dokumenty

- dokumenty mohou přestat odpovídat funkci knihovny z důvodu tématického, ideově politického a na základě své aktuálnosti. To platí zejména u vědecké a odborné literatury. Stárnutí dokumentů spočívá v tom, že ztrácejí s růstem svého věku význam, přestávájí být nositeli nových a aktuálních poznatků a jsou tudíž stále méně používány.

duplicitní a multiplicitní literatura

- duplikáty a multiplikáty vznikají v takových knihovnách, které potřebují současně uspokojit týmž titulem větší počet uživatelů, nebo které potřebují doplnit další výtisky do příručních knihoven. K duplicitě dochází v době, kdy dříve získané exempláře nejsou ještě plně spracovány.

literatura opotřebovaná

-týká se dokumentů, které se častým půjčováním znehodnotí tak, že ji již není možné dát opravit.

prohibitní literatura

- jedná se o obsahově závadnou literaturu

ztracené dokumenty

-týká se to dokumentů, u nichž byla po revizi potvrzená ztráta

Pro vedení úbytkového seznamu platí stejná pravidla jako u zápisu do přírůstkového seznamu. Po zapsání dokumentu do úbytkového seznamu je nutné daný dokument dohledat v přírůstkovém seznamu, přeškrtnout v něm celý zápis dokumentu (řádek) a do poznámky napsat vyřazeno pod úbytkovým číslem …, doplnit datum a podpis. V případě, že se ztracený a již odepsaný dokument najde, zapisuje se znovu do přírůstkového seznamu jako nová jednotka. Pokud knihovna uskuteční hromadný odpis dokumentů, může pro toto vyřazování vytvo- řit samostatný seznam (obsahuje pouze přírůstkové číslo, jméno autora, název díla, místo Knihovní fond a rok vydání). V tomto případě nemusí být dokumenty uvedené na seznamu znovu do úbytkového seznamu jednotlivě přepisovány. Odepíší se na jednom řádku a odkáže se na příslušný seznam, který se stane trvalou přílohou úbytkového seznamu