Prvotní evidence dokumentů

Dokumenty neseriálové povahy, které nejsou určeny ke spotřebě, zapíšeme do přírůstkového seznamu. Jednotlivá čísla periodik zapisujeme do pomocné evidence periodik. U periodického tisku se jako knihovní dokument zaznamenává do přírůstkového seznamu ukončený ročník nebo svazek.

Prvotní evidence dokumentů se řídí vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 21. února 2002 č.88/2002. 
Tato vyhláška neurčuje formu, jakou má být přírůstkový seznam veden.

Přírůstkový seznam je hlavním správním a účetním dokladem fondu dokumentů, v němž se eviduje pod jedinečným číslem, každá knihovní jednotka a zaznamenávají se její důležité identifikační, akviziční, finanční a lokační údaje. Vyhláška předpisuje, aby přírůstkový seznam obsahoval zpravidla tyto údaje: datum zápisu, přírůstkové číslo, autora a název dokumentu, místo a rok vydání dokumentu, cenu dokumentu, příp.vazby, způsob nabytí. Většinou se připojují ještě důležité lokační a akviziční údaje: signatura. Klasický přírůstkový seznam na tiskopisech SEVT neplní jen funkci evidenční, ale je základem pro vypracování statistik. Je možno z něho zjistit rozsah fondu, celkový roční přírůstek, podíl jednotlivých zdrojů na budování fondů, hodnotu fondu, průměrnou cenu knih, druhovou evidenci, tematickou evidenci. Tento přírůstkový seznam měl mít nepadělatelnou formu, záznamy musí být čitelné, opravy provedené přeškrtnutím a v poznámce uvedené, kdo opravil. Vyřazené dokumenty měly položky přeškrtnuté a u nich uvedeno číslo úbytkového seznamu a důvod vyřazení. Přepis celého přírůstkového seznamu byl možný pouze se souhlasem nadřízeného orgánu.

Přírůstkové číslo je nepřenosné, není ho možno přidělit duplicitně.

Přírůstkové číslo v malých knihovnách může být průběžné, ve větších se zpravidla každým rokem začíná s novou aritmetickou řadou, číslo se pak lomí posledním dvojčíslím roku (nyní čtyřčíslím). Přírůstkové číslo zapíšeme do dokumentu na rub titulního listu, na fakturu, místní seznam, uvádí se i na katalogizačním záznamu.

Signatura (z lat. signum, tj. znamení, značka, pečeť, heslo) je dohodnutý znak, který stanoví místo určité knihovní jednotky v daném knihovním fondu. Signatura je přenosná, lze ji změnit, uvolněné místo lze obsadit jinou knihovní jednotkou. Historicky nejstarší je signatura skupinová. Ve středověku se označovaly regály s danou tématikou, police a řady. Dodnes je to zachováno např. u systematického třídění (regál a pak abecední řazení). Nyní se používá tzv. individuální signatura, kdy pod jednu signaturu stavíme všechny svazky vícesvazkového díla, všechny exempláře téhož díla). K znakovým soustavám, které užíváme při vytváření signatur, patří: • Arabské číslice • Římské číslice • Písmenka latinské abecedy • Interpunkční znaky – lomítko, spojovník, plus, dvojtečka atd. • Barvy Ostatní symboly trojúhelníčky, hvězdičky, obrázky slouží pro orientaci. Nevýhodou barev a symbolů je jejich nereprodukovatelnost, signaturu nelze jednoduše zapsat při počítačovém zpracování. Signatura by měla být jednoduchá, stručná, pokud možno mnemotechnická. Má zjednodušovat práci ve skladu, má být snadno zapamatovatelná. Je nutno předem stanovit délku znaků a signatura by měla být expanzivní, to znamená, že má umožnit zařazovat bez obtíží přírůstky na konci řad nebo uvnitř těchto řad. Metodické zásady pro tvorbu signatur: Každá knihovna má plán prostorového rozmístění knihovních fondů – místnosti, fondy, regály, police. Toto schéma je vhodné umístit viditelně pro čtenáře. Předem se vypracuje návod na přidělení a tvorbu signatur. V něm je vymezen vztah popisné a knihovní jednotky zejména u vícesvazkových dokumentů a u více exemplářů (výtisků) jednoho titulu. Popisná jednotka je předmětem jednoho záznamu. Knihovní jednotka je každý samostatný svazek dokumentu nebo samostatný nosič. Knihovní jednotky, přináležející jedné popisné jednotce, budou mít část signatury společnou. U vícesvazkových děl jsou značky pro dílové jednotky uvedeny za lomítkem římskými číslicemi a u titulu s více exempláři se označení multiplikátu uvádí malými písmeny hned za základní signaturou. Tento způsob zaručuje společné uložení těchto dokumentů vedle sebe na regále. V klasicky vedené knihovně je nutné vést tzv. místní seznam, v kterém jsou dokumenty uvedeny v posloupnosti podle signatur. Tento seznam slouží jako pomůcka k přidělování signatur a také je základním nástrojem revize fondu. Knihovny vytvářejí místní seznam buďto ve svazkové nebo lístkové formě. Signatura se umisťuje na rub titulního listu, do přírůstkového seznamu, na hřbet knihy a zadní desku knižních dokumentů a do všech katalogů. Nedoporučuje se zlacené provedení, ale trvanlivé snadno oddělitelné značení. AKS a signatura U počítačově zpracovaných dokumentů není v některých případech seznam nutný, neboť signaturu přiděluje počítač. Kde tomu tak není, bývá místní seznam jedním z výstupů automatizovaného knihovnického systému.