Iniciační fáze projektu, obsah, smysl a odlišnost proti fázi plánování. Business case, RFI a RFP: Porovnání verzí
m |
|||
Řádek 2: | Řádek 2: | ||
Iniciační fáze projektu se skládá ze tří procesů: | Iniciační fáze projektu se skládá ze tří procesů: | ||
− | + | * '''Identifikace a zpracování projektového záměru''', | |
− | + | * '''Rozhodnutí o realizaci projektového záměru''', | |
− | + | * '''Schválení realizace projektového záměru'''. | |
− | + | Hlavním smyslem iniciační fáze je výběr podnětů k realizaci projektu. Celá tato fáze musí tedy vzejít z nějaké pohnutky / potřeby změny či něčeho úplně nového. Jedná se o pohnutku ze strany potřeb uživatelů, rychlý poločas rozpadu zaměření instituce, nařízení, vyhlášky, (legislativa, GDPR…), nebo o inovativní nápady z iniciativy zaměstnanců. V iniciační fázi projektu je důležité určit '''jakým způsobem bude projekt realizován.''' | |
− | * Projekt vzniká v podstatě, když začneme sepisovat '''business case''' (interní analýza toho, co je skutečně potřeba). | + | * '''1. In - hause''' - Na projektu budou pracovat vlastní IT pracovníci firmy, která projekt uskutečňuje. |
+ | * '''2. Firma jako systémový integrátor''' - Má pod sebou subdodavatele, kteří dělají pro firmu všechny potřebné úkony, ale za výsledný produkt je stále odpovědná firma. | ||
+ | * '''3. „Na klíč“''' - Firma si na všechny činnosti najme firmu, která je za produkt také zodpovědná. | ||
+ | * '''4. aas''' - Firma „as a service“ – konzultační firma. | ||
+ | |||
+ | == '''Identifikace a zpracování projektového záměru''' == | ||
+ | |||
+ | Projekt vzniká v podstatě, když začneme sepisovat '''business case''' (interní analýza toho, co je skutečně potřeba). | ||
=== '''Business case''' === | === '''Business case''' === | ||
Cílem je zhodnotit stimuly, příležitosti a ohrožení přicházející z vnitřku či vnějšku organizace. Obsahuje zejména analýzy. Dále obsahuje základní koncept projektu, prvotní odhad nákladů, výchozí předpoklady, kritické faktory úspěchu, možná rizika na projektu a závěrečná doporučení týkající se času, financí a rozsahu projektu. | Cílem je zhodnotit stimuly, příležitosti a ohrožení přicházející z vnitřku či vnějšku organizace. Obsahuje zejména analýzy. Dále obsahuje základní koncept projektu, prvotní odhad nákladů, výchozí předpoklady, kritické faktory úspěchu, možná rizika na projektu a závěrečná doporučení týkající se času, financí a rozsahu projektu. | ||
− | + | * '''Název projektu''' (název projektu, zkrácený název projektu). | |
− | + | * '''Předkladatel projektu''' (iniciátor projektu/garant projektu/odborný garant). | |
− | + | * '''Popis projektu''' (předmět projektu, cíle a očekávané přínosy projektu, popis klíčových aktivit/etap projektu, indikátory výstupů projektu, cílové skupiny projektu, přínosy projektu pro cílové skupiny, vazba na agendy veřejné správy/procesy). | |
− | * '''Název projektu''' (název projektu, zkrácený název projektu) | + | * '''Časový harmonogram projektu''' (předpokládaný termín zahájení a ukončení realizace, schematický rozpad harmonogramu na aktivity/etapy). |
− | * '''Předkladatel projektu''' (iniciátor projektu/garant projektu/odborný garant) | + | * '''Finanční rozpočet projektu''' (předpokládané náklady na realizaci projektu a zdroje financování projektu), |
− | * '''Popis projektu''' (předmět projektu, cíle a očekávané přínosy projektu, popis klíčových aktivit/etap projektu, indikátory výstupů projektu, cílové skupiny projektu, přínosy projektu pro cílové skupiny, vazba na agendy veřejné správy/procesy) | + | * '''Potřebná součinnost a personální zajištění projektu''' (potřebná / předpokládaná součinnost organizačních útvarů resortu MK, předpokládané personální nároky na realizaci projektu, způsob realizace). |
− | * ''' | ||
− | * ''' | ||
− | * '''Potřebná součinnost a personální zajištění projektu''' (potřebná / předpokládaná součinnost organizačních útvarů resortu MK, předpokládané personální nároky na realizaci projektu) | ||
* '''Rizika projektu''' (potenciální rizika projektu), | * '''Rizika projektu''' (potenciální rizika projektu), | ||
* '''Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu''' (zdůvodnění potřebnosti realizace projektu, soulad projektu se strategickými cíli, vazba projektu na jiné projekty). | * '''Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu''' (zdůvodnění potřebnosti realizace projektu, soulad projektu se strategickými cíli, vazba projektu na jiné projekty). | ||
+ | * '''Konkurence''' | ||
+ | * ''' Legislativa ''' | ||
== '''2. Rozhodnutí o realizaci projektového záměru''' == | == '''2. Rozhodnutí o realizaci projektového záměru''' == |
Verze z 15. 12. 2020, 22:30
V první fázi životního cyklu typického projektu dochází k identifikaci projektového námětu. Cílem této fáze je zajistit výstup v podobě schváleného projektového záměru. Úspěch či neúspěch daného projektu bude ve značné míře záviset na informacích a poznatcích marketingové, technicko-technologické, finanční a ekonomické povahy, získaných v rámci předprojektových analýz. Na studii proveditelnosti a dalších průzkumných studiích.
Iniciační fáze projektu se skládá ze tří procesů:
- Identifikace a zpracování projektového záměru,
- Rozhodnutí o realizaci projektového záměru,
- Schválení realizace projektového záměru.
Hlavním smyslem iniciační fáze je výběr podnětů k realizaci projektu. Celá tato fáze musí tedy vzejít z nějaké pohnutky / potřeby změny či něčeho úplně nového. Jedná se o pohnutku ze strany potřeb uživatelů, rychlý poločas rozpadu zaměření instituce, nařízení, vyhlášky, (legislativa, GDPR…), nebo o inovativní nápady z iniciativy zaměstnanců. V iniciační fázi projektu je důležité určit jakým způsobem bude projekt realizován.
- 1. In - hause - Na projektu budou pracovat vlastní IT pracovníci firmy, která projekt uskutečňuje.
- 2. Firma jako systémový integrátor - Má pod sebou subdodavatele, kteří dělají pro firmu všechny potřebné úkony, ale za výsledný produkt je stále odpovědná firma.
- 3. „Na klíč“ - Firma si na všechny činnosti najme firmu, která je za produkt také zodpovědná.
- 4. aas - Firma „as a service“ – konzultační firma.
Obsah
Identifikace a zpracování projektového záměru
Projekt vzniká v podstatě, když začneme sepisovat business case (interní analýza toho, co je skutečně potřeba).
Business case
Cílem je zhodnotit stimuly, příležitosti a ohrožení přicházející z vnitřku či vnějšku organizace. Obsahuje zejména analýzy. Dále obsahuje základní koncept projektu, prvotní odhad nákladů, výchozí předpoklady, kritické faktory úspěchu, možná rizika na projektu a závěrečná doporučení týkající se času, financí a rozsahu projektu.
- Název projektu (název projektu, zkrácený název projektu).
- Předkladatel projektu (iniciátor projektu/garant projektu/odborný garant).
- Popis projektu (předmět projektu, cíle a očekávané přínosy projektu, popis klíčových aktivit/etap projektu, indikátory výstupů projektu, cílové skupiny projektu, přínosy projektu pro cílové skupiny, vazba na agendy veřejné správy/procesy).
- Časový harmonogram projektu (předpokládaný termín zahájení a ukončení realizace, schematický rozpad harmonogramu na aktivity/etapy).
- Finanční rozpočet projektu (předpokládané náklady na realizaci projektu a zdroje financování projektu),
- Potřebná součinnost a personální zajištění projektu (potřebná / předpokládaná součinnost organizačních útvarů resortu MK, předpokládané personální nároky na realizaci projektu, způsob realizace).
- Rizika projektu (potenciální rizika projektu),
- Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu (zdůvodnění potřebnosti realizace projektu, soulad projektu se strategickými cíli, vazba projektu na jiné projekty).
- Konkurence
- Legislativa
2. Rozhodnutí o realizaci projektového záměru
Cílem tohoto procesu je posouzení realizovatelnosti zpracovaného projektového záměru z pohledu dostupnosti potřebných zdrojů pro jeho realizaci, prokonzultování projektového záměru se sponzory a následné schválení či zamítnutí realizace identifikovaného projektu.
3. Schválení realizace projektového záměru
V případě rozhodnutí o realizaci projektového záměru je projektový záměr dále postoupen.
Nastat mohou následující stavy:
- Projektový záměr není vyhodnocen jako projekt, další postup je plně v kompetenci předkladatele projektu.
- Projektový záměr je vyhodnocen jako projekt, ale jeho další (detailní) rozpracování není odsouhlaseno.
- Projektový záměr je vyhodnocen jako projekt a jeho další (detailní) rozpracování odsouhlaseno.
Fáze plánovací
Fáze plánovací se zabývá přípravou projektového plánu. Ten má za cíl popsat: co má projekt dodat nebo udělat (výstup), kdo to má udělat, za jaký čas a za kolik peněz.
“Plán projektu je formální, schválený dokument, který se používá jako vodítko pro realizaci projektu a projektového řízení. Primárně se plán projektu používá na zdokumentování předpokladů a rozhodnutí, usnadnění komunikace mezi zúčastněnými stranami, a zdokumentování schváleného rozsahu, ceny a harmonogramu. Plán projektu může být pouze souhrnný nebo velmi podrobný. “[1]
RFI a RFP
- Request for information (RFI) - je to poptávkový dokument jehož cílem je zjistit, jestli dodavatel má dostupné produkty či služby, které splňují očekávání a požadavky poptávajícího. RFI se používá, pokud chcete jako poptávající zjistit více informací od dodavatele. Může jít o informace o produktech, službách, kapacitách nebo jiných možnostech potenciálního dodavatele. Je to taková zjednodušená poptávka. Její výsledek se obvykle zapracuje do plné poptávky RFP nebo RFQ, která jej následuje.
- Request for proposal (RFP) - je poptávkový dokument jehož cílem získat nabídku dodavatele. Je to žádost no nabídku. Běžně se používá pojem poptávka. V mezinárodních společnostech pak zkratka RFP. Měl by být dostatečně konkrétní, ale zároveň dostatečně volný. Popsat problém a ne dopředu vymýšlet řešení. Jedná se o závazný dokument. Metriky hodnocení projektu, časový rámec, počáteční a finální stav projektu, rozpočet, kritéria výběru nejlepšího dodavatele, podmínky vyplacení peněz (nemusí být) – záleží, jak je projekt financován.
Zdroje
Reference
- ↑ PMBOK Guide and Standards. PMI [online]. [cit. 2014-04-01]. Dostupné z: http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx.