Iniciační fáze projektu, obsah, smysl a odlišnost proti fázi plánování. Business case, RFI a RFP: Porovnání verzí

m
Řádek 2: Řádek 2:
  
 
Iniciační fáze projektu se skládá ze tří procesů:
 
Iniciační fáze projektu se skládá ze tří procesů:
# '''Identifikace a zpracování projektového záměru''',
+
* '''Identifikace a zpracování projektového záměru''',
# '''Rozhodnutí o realizaci projektového záměru''',
+
* '''Rozhodnutí o realizaci projektového záměru''',
# '''Schválení realizace projektového záměru'''.
+
* '''Schválení realizace projektového záměru'''.
  
* Hlavním smyslem iniciační fáze je výběr podnětů k realizaci projektu.
+
Hlavním smyslem iniciační fáze je výběr podnětů k realizaci projektu. Celá tato fáze musí tedy vzejít z nějaké pohnutky / potřeby změny či něčeho úplně nového. Jedná se o pohnutku ze strany potřeb uživatelů, rychlý poločas rozpadu zaměření instituce, nařízení, vyhlášky, (legislativa, GDPR…), nebo o inovativní nápady z iniciativy zaměstnanců. V iniciační fázi projektu je důležité určit '''jakým způsobem bude projekt realizován.'''
* Projekt vzniká v podstatě, když začneme sepisovat '''business case''' (interní analýza toho, co je skutečně potřeba).  
+
* '''1. In - hause''' - Na projektu budou pracovat vlastní IT pracovníci firmy, která projekt uskutečňuje.
 +
* '''2. Firma jako systémový integrátor''' - Má pod sebou subdodavatele, kteří dělají pro firmu všechny potřebné úkony, ale za výsledný produkt je stále odpovědná firma.
 +
* '''3. „Na klíč“''' - Firma si na všechny činnosti najme firmu, která je za produkt také zodpovědná.
 +
* '''4. aas''' - Firma „as a service“ – konzultační firma.
 +
 
 +
== '''Identifikace a zpracování projektového záměru''' ==
 +
 
 +
Projekt vzniká v podstatě, když začneme sepisovat '''business case''' (interní analýza toho, co je skutečně potřeba).  
  
 
=== '''Business case''' ===
 
=== '''Business case''' ===
 
Cílem je zhodnotit stimuly, příležitosti a ohrožení přicházející z vnitřku či vnějšku organizace. Obsahuje zejména analýzy. Dále obsahuje základní koncept projektu, prvotní odhad nákladů, výchozí předpoklady, kritické faktory úspěchu, možná rizika na projektu a závěrečná doporučení týkající se času, financí a rozsahu projektu.
 
Cílem je zhodnotit stimuly, příležitosti a ohrožení přicházející z vnitřku či vnějšku organizace. Obsahuje zejména analýzy. Dále obsahuje základní koncept projektu, prvotní odhad nákladů, výchozí předpoklady, kritické faktory úspěchu, možná rizika na projektu a závěrečná doporučení týkající se času, financí a rozsahu projektu.
  
== '''1. Identifikace a zpracování projektového záměru''' ==
+
* '''Název projektu''' (název projektu, zkrácený název projektu).
 
+
* '''Předkladatel projektu''' (iniciátor projektu/garant projektu/odborný garant).
Projektový záměr definuje následující atributy plánovaného projektu:
+
* '''Popis projektu''' (předmět projektu, cíle a očekávané přínosy projektu, popis klíčových aktivit/etap projektu, indikátory výstupů projektu, cílové skupiny projektu, přínosy projektu pro cílové skupiny, vazba na agendy veřejné správy/procesy).
* '''Název projektu''' (název projektu, zkrácený název projektu),
+
* '''Časový harmonogram projektu''' (předpokládaný termín zahájení a ukončení realizace, schematický rozpad harmonogramu na aktivity/etapy).
* '''Předkladatel projektu''' (iniciátor projektu/garant projektu/odborný garant),
+
* '''Finanční rozpočet projektu''' (předpokládané náklady na realizaci projektu a zdroje financování projektu),
* '''Popis projektu''' (předmět projektu, cíle a očekávané přínosy projektu, popis klíčových aktivit/etap projektu, indikátory výstupů projektu, cílové skupiny projektu, přínosy projektu pro cílové skupiny, vazba na agendy veřejné správy/procesy),
+
* '''Potřebná součinnost a personální zajištění projektu''' (potřebná / předpokládaná součinnost organizačních útvarů resortu MK, předpokládané personální nároky na realizaci projektu, způsob realizace).
* '''Harmonogram projektu''' (předpokládaný termín zahájení a ukončení realizace, schematický rozpad harmonogramu na aktivity/etapy),
 
* '''Rozpočet projektu''' (předpokládané náklady na realizaci projektu a zdroje financování projektu),
 
* '''Potřebná součinnost a personální zajištění projektu''' (potřebná / předpokládaná součinnost organizačních útvarů resortu MK, předpokládané personální nároky na realizaci projektu),
 
 
* '''Rizika projektu''' (potenciální rizika projektu),
 
* '''Rizika projektu''' (potenciální rizika projektu),
 
* '''Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu''' (zdůvodnění potřebnosti realizace projektu, soulad projektu se strategickými cíli, vazba projektu na jiné projekty).
 
* '''Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu''' (zdůvodnění potřebnosti realizace projektu, soulad projektu se strategickými cíli, vazba projektu na jiné projekty).
 +
* '''Konkurence'''
 +
* ''' Legislativa '''
  
 
== '''2. Rozhodnutí o realizaci projektového záměru''' ==
 
== '''2. Rozhodnutí o realizaci projektového záměru''' ==

Verze z 15. 12. 2020, 22:30

V první fázi životního cyklu typického projektu dochází k identifikaci projektového námětu. Cílem této fáze je zajistit výstup v podobě schváleného projektového záměru. Úspěch či neúspěch daného projektu bude ve značné míře záviset na informacích a poznatcích marketingové, technicko-technologické, finanční a ekonomické povahy, získaných v rámci předprojektových analýz. Na studii proveditelnosti a dalších průzkumných studiích.

Iniciační fáze projektu se skládá ze tří procesů:

  • Identifikace a zpracování projektového záměru,
  • Rozhodnutí o realizaci projektového záměru,
  • Schválení realizace projektového záměru.

Hlavním smyslem iniciační fáze je výběr podnětů k realizaci projektu. Celá tato fáze musí tedy vzejít z nějaké pohnutky / potřeby změny či něčeho úplně nového. Jedná se o pohnutku ze strany potřeb uživatelů, rychlý poločas rozpadu zaměření instituce, nařízení, vyhlášky, (legislativa, GDPR…), nebo o inovativní nápady z iniciativy zaměstnanců. V iniciační fázi projektu je důležité určit jakým způsobem bude projekt realizován.

  • 1. In - hause - Na projektu budou pracovat vlastní IT pracovníci firmy, která projekt uskutečňuje.
  • 2. Firma jako systémový integrátor - Má pod sebou subdodavatele, kteří dělají pro firmu všechny potřebné úkony, ale za výsledný produkt je stále odpovědná firma.
  • 3. „Na klíč“ - Firma si na všechny činnosti najme firmu, která je za produkt také zodpovědná.
  • 4. aas - Firma „as a service“ – konzultační firma.

Identifikace a zpracování projektového záměru

Projekt vzniká v podstatě, když začneme sepisovat business case (interní analýza toho, co je skutečně potřeba).

Business case

Cílem je zhodnotit stimuly, příležitosti a ohrožení přicházející z vnitřku či vnějšku organizace. Obsahuje zejména analýzy. Dále obsahuje základní koncept projektu, prvotní odhad nákladů, výchozí předpoklady, kritické faktory úspěchu, možná rizika na projektu a závěrečná doporučení týkající se času, financí a rozsahu projektu.

  • Název projektu (název projektu, zkrácený název projektu).
  • Předkladatel projektu (iniciátor projektu/garant projektu/odborný garant).
  • Popis projektu (předmět projektu, cíle a očekávané přínosy projektu, popis klíčových aktivit/etap projektu, indikátory výstupů projektu, cílové skupiny projektu, přínosy projektu pro cílové skupiny, vazba na agendy veřejné správy/procesy).
  • Časový harmonogram projektu (předpokládaný termín zahájení a ukončení realizace, schematický rozpad harmonogramu na aktivity/etapy).
  • Finanční rozpočet projektu (předpokládané náklady na realizaci projektu a zdroje financování projektu),
  • Potřebná součinnost a personální zajištění projektu (potřebná / předpokládaná součinnost organizačních útvarů resortu MK, předpokládané personální nároky na realizaci projektu, způsob realizace).
  • Rizika projektu (potenciální rizika projektu),
  • Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu (zdůvodnění potřebnosti realizace projektu, soulad projektu se strategickými cíli, vazba projektu na jiné projekty).
  • Konkurence
  • Legislativa

2. Rozhodnutí o realizaci projektového záměru

Cílem tohoto procesu je posouzení realizovatelnosti zpracovaného projektového záměru z pohledu dostupnosti potřebných zdrojů pro jeho realizaci, prokonzultování projektového záměru se sponzory a následné schválení či zamítnutí realizace identifikovaného projektu.

3. Schválení realizace projektového záměru

V případě rozhodnutí o realizaci projektového záměru je projektový záměr dále postoupen.

Nastat mohou následující stavy:

  • Projektový záměr není vyhodnocen jako projekt, další postup je plně v kompetenci předkladatele projektu.
  • Projektový záměr je vyhodnocen jako projekt, ale jeho další (detailní) rozpracování není odsouhlaseno.
  • Projektový záměr je vyhodnocen jako projekt a jeho další (detailní) rozpracování odsouhlaseno.

Fáze plánovací

Fáze plánovací se zabývá přípravou projektového plánu. Ten má za cíl popsat: co má projekt dodat nebo udělat (výstup), kdo to má udělat, za jaký čas a za kolik peněz.

Plán projektu je formální, schválený dokument, který se používá jako vodítko pro realizaci projektu a projektového řízení. Primárně se plán projektu používá na zdokumentování předpokladů a rozhodnutí, usnadnění komunikace mezi zúčastněnými stranami, a zdokumentování schváleného rozsahu, ceny a harmonogramu. Plán projektu může být pouze souhrnný nebo velmi podrobný. “[1]

RFI a RFP

  • Request for information (RFI) - je to poptávkový dokument jehož cílem je zjistit, jestli dodavatel má dostupné produkty či služby, které splňují očekávání a požadavky poptávajícího. RFI se používá, pokud chcete jako poptávající zjistit více informací od dodavatele. Může jít o informace o produktech, službách, kapacitách nebo jiných možnostech potenciálního dodavatele. Je to taková zjednodušená poptávka. Její výsledek se obvykle zapracuje do plné poptávky RFP nebo RFQ, která jej následuje.
  • Request for proposal (RFP) - je poptávkový dokument jehož cílem získat nabídku dodavatele. Je to žádost no nabídku. Běžně se používá pojem poptávka. V mezinárodních společnostech pak zkratka RFP. Měl by být dostatečně konkrétní, ale zároveň dostatečně volný. Popsat problém a ne dopředu vymýšlet řešení. Jedná se o závazný dokument. Metriky hodnocení projektu, časový rámec, počáteční a finální stav projektu, rozpočet, kritéria výběru nejlepšího dodavatele, podmínky vyplacení peněz (nemusí být) – záleží, jak je projekt financován.

Zdroje

Reference

  1. PMBOK Guide and Standards. PMI [online]. [cit. 2014-04-01]. Dostupné z: http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx.

Související články

Klíčová slova