Iniciační fáze projektu, obsah, smysl a odlišnost proti fázi plánování. Business case, RFI a RFP: Porovnání verzí

 
Řádek 79: Řádek 79:
 
* '''[[Pracovní rozklad činností (WBS). Principy tvorby, smysl a návaznosti na další části plánu projektu. Řízení změn|WBS]]''' (Work Break Down Structure) - obsahuje přesný přehled všech činností, které jsou potřeba udělat. Musí být úplná ve formě vypsaných činností (jen sloveso) za sebou a obsahuje i milníky v momentech rozhodování.
 
* '''[[Pracovní rozklad činností (WBS). Principy tvorby, smysl a návaznosti na další části plánu projektu. Řízení změn|WBS]]''' (Work Break Down Structure) - obsahuje přesný přehled všech činností, které jsou potřeba udělat. Musí být úplná ve formě vypsaných činností (jen sloveso) za sebou a obsahuje i milníky v momentech rozhodování.
 
* '''GAP''' analýza - můžeme díky ní získat data o tom, co nám chybí na pokrytí všech úkonů.  
 
* '''GAP''' analýza - můžeme díky ní získat data o tom, co nám chybí na pokrytí všech úkonů.  
* '''[[Řízení lidských zdrojů na projektech, OBS|OBS]]''' (Organization Break up Structure) - vyobrazuje omezení projektu, limity přes které projekt ve svých výstupech nemůže jít.  
+
* '''[[Řízení lidských zdrojů na projektech, OBS|OBS]]''' (Organization Break up Structure) - zobrazuje strukturu organizace a vztahy mezi jejími relativními stupni a pracovními pozicemi. Ukazuje také omezení projektu, limity přes které projekt ve svých výstupech nemůže jít.  
 
* '''COTS''' (Customer of the Shelf) - nebo je zde i varianta kdy firma použije již hotový balíček služeb, který pouze upravuje po potřeby svých zákazníků.  
 
* '''COTS''' (Customer of the Shelf) - nebo je zde i varianta kdy firma použije již hotový balíček služeb, který pouze upravuje po potřeby svých zákazníků.  
 
* '''RACI matice''' - matice odpovědnosti, přiřazuje odpovědnosti osob k jednotlivým úkolům. '''R(responsible), A(Acountable), C(consulted), I(informed)'''.  
 
* '''RACI matice''' - matice odpovědnosti, přiřazuje odpovědnosti osob k jednotlivým úkolům. '''R(responsible), A(Acountable), C(consulted), I(informed)'''.  

Aktuální verze z 17. 12. 2020, 17:24

V první fázi životního cyklu typického projektu dochází k identifikaci projektového námětu. Cílem této fáze je zajistit výstup v podobě schváleného projektového záměru. Úspěch či neúspěch daného projektu bude ve značné míře záviset na informacích a poznatcích marketingové, technicko-technologické, finanční a ekonomické povahy, získaných v rámci předprojektových analýz. Dále na studii proveditelnosti a dalších průzkumných studiích.

Iniciační fáze projektu se skládá ze tří procesů:

  • Identifikace a zpracování projektového záměru,
  • Rozhodnutí o realizaci projektového záměru,
  • Schválení realizace projektového záměru.

Hlavním smyslem iniciační fáze je výběr podnětů k realizaci projektu. Celá tato fáze musí tedy vzejít z nějaké pohnutky / potřeby změny či něčeho úplně nového. Jedná se o pohnutku ze strany potřeb uživatelů, rychlý poločas rozpadu zaměření instituce, nařízení, vyhlášky, (legislativa, GDPR…), nebo o inovativní nápady z iniciativy zaměstnanců. V iniciační fázi projektu je důležité určit jakým způsobem bude projekt realizován.

  • 1. In - house - na projektu budou pracovat vlastní IT pracovníci firmy, která projekt uskutečňuje.
  • 2. Firma jako systémový integrátor - má pod sebou subdodavatele, kteří dělají pro firmu všechny potřebné úkony, ale za výsledný produkt je stále odpovědná firma.
  • 3. „Na klíč“ - firma si na všechny činnosti najme firmu, která je za produkt také zodpovědná.
  • 4. aas - firma „as a service“ – konzultační firma. Firma si předplatí službu a nekupuje si ji.

Identifikace a zpracování projektového záměru

Projekt vzniká v podstatě, když začneme sepisovat business case (interní analýza toho, co je skutečně potřeba). Lze také provést SWOT analýzu pro zjištění případných slabých stránek projektu a rizik.

Business case

Cílem je zhodnotit stimuly, příležitosti a ohrožení přicházející z vnitřku či vnějšku organizace. Obsahuje zejména analýzy. Dále obsahuje základní koncept projektu, prvotní odhad nákladů, výchozí předpoklady, kritické faktory úspěchu, možná rizika na projektu a závěrečná doporučení týkající se času, financí a rozsahu projektu.

Obsahuje:

  • Název projektu (název projektu, zkrácený název projektu).
  • Předkladatel projektu (iniciátor projektu/garant projektu/odborný garant).
  • Popis projektu (předmět projektu, cíle a očekávané přínosy projektu, popis klíčových aktivit/etap projektu, indikátory výstupů projektu, cílové skupiny projektu, přínosy projektu pro cílové skupiny, vazba na agendy veřejné správy/procesy).
  • Časový harmonogram projektu (předpokládaný termín zahájení a ukončení realizace, schematický rozpad harmonogramu na aktivity/etapy).
  • Finanční rozpočet projektu (předpokládané náklady na realizaci projektu a zdroje financování projektu),
  • Potřebná součinnost a personální zajištění projektu (potřebná / předpokládaná součinnost organizačních útvarů resortu MK, předpokládané personální nároky na realizaci projektu, způsob realizace).
  • Rizika projektu (potenciální rizika projektu),
  • Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu (zdůvodnění potřebnosti realizace projektu, soulad projektu se strategickými cíli, vazba projektu na jiné projekty).
  • Konkurence
  • Legislativa

Metoda SMART

Metoda SMART definuje cíle, což je konečný stav ke kterému směřují všechny plánované aktivity a je potřeba si je definovat hned na začátku. Úlohou cílů je ukázat kam projekt organizačně směřuje a čeho chce firma dosáhnout, jsou základem k tomu aby mohlo dojít k fázi plánování, zdrojem motivace a inspirace zaměstnanců a důležité pro hodnocení podniku i celý jeho chod.
Každý cíl by měl být SMART:

  • S Specifický (dostatečně konkrétní)
  • M Měřitelný (číslitelně vyjádřený - čas, finance,...)
  • A Akceptovatelný (musí být vyhodnotitelný, přijatelný)
  • R Reálný
  • T Termínovaný (musí být dán deadline)

Občas se nakonec udává ještě malé s jako smysluplný.

Rozhodnutí o realizaci projektového záměru

Cílem tohoto procesu je posouzení realizovatelnosti zpracovaného projektového záměru z pohledu dostupnosti potřebných zdrojů pro jeho realizaci, prokonzultování projektového záměru se sponzory a následné schválení či zamítnutí realizace identifikovaného projektu.

Schválení realizace projektového záměru

V případě rozhodnutí o realizaci projektového záměru je projektový záměr dále postoupen.

Nastat mohou následující stavy:

  • Projektový záměr není vyhodnocen jako projekt, další postup je plně v kompetenci předkladatele projektu.
  • Projektový záměr je vyhodnocen jako projekt, ale jeho další (detailní) rozpracování není odsouhlaseno.
  • Projektový záměr je vyhodnocen jako projekt a jeho další (detailní) rozpracování odsouhlaseno.

RFI a RFP

Request for information (RFI)

Poptávkový dokument, jehož cílem je zjistit, jestli dodavatel má dostupné produkty či služby, které splňují očekávání a požadavky poptávajícího. RFI se používá, pokud chcete jako poptávající zjistit více informací od dodavatele. Může jít o informace o produktech, službách, kapacitách nebo jiných možnostech potenciálního dodavatele. Je to taková zjednodušená poptávka, nezávazné zmapování trhu. Její výsledek se obvykle zapracuje do plné poptávky RFP nebo RFQ, která jej následuje.

Request for proposal (RFP)

Poptávkový dokument, jehož cílem získat nabídku dodavatele. Je to žádost no nabídku. Běžně se používá pojem poptávka. V mezinárodních společnostech pak zkratka RFP. Měl by být dostatečně konkrétní, ale zároveň dostatečně volný. Popsat problém, a ne dopředu vymýšlet řešení. Jedná se o závazný dokument. Musí obsahovat kdo jsme, co chceme, jak to má vypadat, metriky hodnocení projektu, časový rámec, počáteční a finální stav projektu, rozpočet, kritéria výběru nejlepšího dodavatele, podmínky vyplacení peněz (nemusí být) – záleží, jak je projekt financován. Tento dokument je výzvou pro potenciální dodavatele k závěrečné nabídce (produkt + cena).
2 základní problémy při sepisování RFP:

  • 1. RFP je vágní a nedostatečně konkrétní.
  • 2. RFP je až příliš konkrétní a místo definice problému, popisuje definici způsobu řešení, což je problém, jelikož nejsme experti, proto si hledáme dodavatele. Firma si musí být v tomto dokumentu jistá, který faktor je pro ně prioritní.

Fáze plánovací

Fáze plánovací se zabývá přípravou projektového plánu. Ten má za cíl popsat: co má projekt dodat nebo udělat (výstup), kdo to má udělat, za jaký čas a za kolik peněz. Na rozdíl od iniciační fáze jsou zde již všechna data konkrétní a přesná, projekt je po této fázi připraven k realizaci.

Plán projektu je formální, schválený dokument, který se používá jako vodítko pro realizaci projektu a projektového řízení. Primárně se plán projektu používá na zdokumentování předpokladů a rozhodnutí, usnadnění komunikace mezi zúčastněnými stranami, a zdokumentování schváleného rozsahu, ceny a harmonogramu. Plán projektu může být pouze souhrnný nebo velmi podrobný. “[1]

Důležité je si v této fázi stanovit hranice a definovat předpoklady (Project Definition Report). Definovat projekt je možné pomocí:

  • WBS (Work Break Down Structure) - obsahuje přesný přehled všech činností, které jsou potřeba udělat. Musí být úplná ve formě vypsaných činností (jen sloveso) za sebou a obsahuje i milníky v momentech rozhodování.
  • GAP analýza - můžeme díky ní získat data o tom, co nám chybí na pokrytí všech úkonů.
  • OBS (Organization Break up Structure) - zobrazuje strukturu organizace a vztahy mezi jejími relativními stupni a pracovními pozicemi. Ukazuje také omezení projektu, limity přes které projekt ve svých výstupech nemůže jít.
  • COTS (Customer of the Shelf) - nebo je zde i varianta kdy firma použije již hotový balíček služeb, který pouze upravuje po potřeby svých zákazníků.
  • RACI matice - matice odpovědnosti, přiřazuje odpovědnosti osob k jednotlivým úkolům. R(responsible), A(Acountable), C(consulted), I(informed).

Zdroje

Literatura

  • PMI. PMBOK Guide and Standards [online]. [cit. 2020-12-16]. Dostupné z: http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx.
  • Svozilová, Alena. Projektový management. 2., aktualizované vydání. Praha: Grada, 2011 [cit. 2020-12-16]. ISBN 378-80-247-3611-2 (tištěná verze).

Reference

  1. PMBOK Guide and Standards. PMI [online]. [cit. 2014-04-01]. Dostupné z: http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx.

Související články

Klíčová slova

Iniciační fáze, projekt, Business case, RFI, RFP, poptávkový dokument, plánovací fáze, definice projektu, realizace projektu.