Iniciační fáze projektu, obsah, smysl a odlišnost proti fázi plánování. Business case, RFI a RFP

V první fázi životního cyklu typického projektu dochází k identifikaci projektového námětu. Cílem této fáze je zajistit výstup v podobě schváleného projektového záměru. Úspěch či neúspěch daného projektu bude ve značné míře záviset na informacích a poznatcích marketingové, technicko-technologické, finanční a ekonomické povahy, získaných v rámci předprojektových analýz. Na studii proveditelnosti a dalších průzkumných studiích.

Fáze 1. Iniciace projektu se skládá ze tří procesů:

  1. Identifikace a zpracování projektového záměru,
  2. Rozhodnutí o realizaci projektového záměru,
  3. Schválení realizace projektového záměru.
  • Hlavním smyslem iniciační fáze je výběr podnětů k realizaci projektu.
  • Projekt vzniká v podstatě, když začneme sepisovat business case (interní analýza toho, co je skutečně potřeba).

Business case

Cílem je zhodnotit stimuly, příležitosti a ohrožení přicházející z vnitřku či vnějšku organizace. Obsahuje zejména analýzy. Dále obsahuje základní koncept projektu, prvotní odhad nákladů, výchozí předpoklady, kritické faktory úspěchu, možná rizika na projektu a závěrečná doporučení týkající se času, financí a rozsahu projektu.

1. Identifikace a zpracování projektového záměru

Projektový záměr definuje následující atributy plánovaného projektu:

  • Název projektu (název projektu, zkrácený název projektu),
  • Předkladatel projektu (iniciátor projektu/garant projektu/odborný garant),
  • Popis projektu (předmět projektu, cíle a očekávané přínosy projektu, popis klíčových aktivit/etap projektu, indikátory výstupů projektu, cílové skupiny projektu, přínosy projektu pro cílové skupiny, vazba na agendy veřejné správy/procesy),
  • Harmonogram projektu (předpokládaný termín zahájení a ukončení realizace, schematický rozpad harmonogramu na aktivity/etapy),
  • Rozpočet projektu (předpokládané náklady na realizaci projektu a zdroje financování projektu),
  • Potřebná součinnost a personální zajištění projektu (potřebná / předpokládaná součinnost organizačních útvarů resortu MK, předpokládané personální nároky na realizaci projektu),
  • Rizika projektu (potenciální rizika projektu),
  • Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu (zdůvodnění potřebnosti realizace projektu, soulad projektu se strategickými cíli, vazba projektu na jiné projekty).

2. Rozhodnutí o realizaci projektového záměru

Cílem tohoto procesu je posouzení realizovatelnosti zpracovaného projektového záměru z pohledu dostupnosti potřebných zdrojů pro jeho realizaci, prokonzultování projektového záměru se sponzory a následné schválení či zamítnutí realizace identifikovaného projektu.

3. Schválení realizace projektového záměru

V případě rozhodnutí o realizaci projektového záměru je projektový záměr dále postoupen.

Nastat mohou následující stavy:

  • Projektový záměr není vyhodnocen jako projekt, další postup je plně v kompetenci předkladatele projektu.
  • Projektový záměr je vyhodnocen jako projekt, ale jeho další (detailní) rozpracování není odsouhlaseno.
  • Projektový záměr je vyhodnocen jako projekt a jeho další (detailní) rozpracování odsouhlaseno.

Fáze plánovací

Fáze plánovací se zabývá přípravou projektového plánu. Ten má za cíl popsat: co má projekt dodat nebo udělat (výstup), kdo to má udělat, za jaký čas a za kolik peněz.

Plán projektu je formální, schválený dokument, který se používá jako vodítko pro realizaci projektu a projektového řízení. Primárně se plán projektu používá na zdokumentování předpokladů a rozhodnutí, usnadnění komunikace mezi zúčastněnými stranami, a zdokumentování schváleného rozsahu, ceny a harmonogramu. Plán projektu může být pouze souhrnný nebo velmi podrobný. “[1]

RFI a RFP

  • Request for information (RFI) - je to poptávkový dokument jehož cílem je zjistit, jestli dodavatel má dostupné produkty či služby, které splňují očekávání a požadavky poptávajícího. RFI se používá, pokud chcete jako poptávající zjistit více informací od dodavatele. Může jít o informace o produktech, službách, kapacitách nebo jiných možnostech potenciálního dodavatele. Je to taková zjednodušená poptávka. Její výsledek se obvykle zapracuje do plné poptávky RFP nebo RFQ, která jej následuje.
  • Request for proposal (RFP) - je poptávkový dokument jehož cílem získat nabídku dodavatele. Je to žádost no nabídku. Běžně se používá pojem poptávka. V mezinárodních společnostech pak zkratka RFP. Měl by být dostatečně konkrétní, ale zároveň dostatečně volný. Popsat problém a ne dopředu vymýšlet řešení. Jedná se o závazný dokument. Metriky hodnocení projektu, časový rámec, počáteční a finální stav projektu, rozpočet, kritéria výběru nejlepšího dodavatele, podmínky vyplacení peněz (nemusí být) – záleží, jak je projekt financován.

Zdroje

Reference

  1. PMBOK Guide and Standards. PMI [online]. [cit. 2014-04-01]. Dostupné z: http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx.

Související články

Klíčová slova