Workflow digitalizace

Workflow, neboli proces plánování, obvykle značí technologii, která je součástí řízení podniků. Postup a plánování jednotlivých kroků je důležité a nezbytné pro projekty a procesy všech firem a institucí. [1] Je to systém vzájemně provázaných činností, které na sebe navazují.

Termín je spojován s procesem digitalizace objektů jako pracovní, technologický postup pro snadné plynutí práce. Během plánování je nutné zvážit všechna rizika a kritéria, která se s daným procem pojí. I jejich výběr a odhalení je náročný. [2]

Cíle plánování

Cílem je pochopení procesu a jeho jednotlivých částí. Plánování může vést k odhalení mnoha chyb, nepochopení a především k jejich odstranění. To může mít za následek také celkové zrychlení procesů a projektů daných firem a institucí. Je nutné plánovat projekty, rozložit si jednotlivé kroky, připravovat materiály, rozdělit náklady...

Efekt workflow

Plánování se snaží zjednodušit a zrychlit procesy, či jejich fungování v rámci instituce. Postupy a procesy by měly odhalit chyby a nedostatky. Dovést k jejich pochopení a lepšímu chodu a efektivitě v rámci dané instituce. A především pochopení jednotlivých částí, i fungování jako celku.

Workflow může přinést zásadní informace fungování pro manažery. Ať už před zahájením, po skončení, ale i jeho průběžný stav. [3]

Základní fáze

Plánování je nezbytnou, ale někdy opomíjenou, součástí projektů a procesů v institucích.

Digitalizace má čtyři nezbytné fáze plánování: 1) plánování projektu digitalizace (určování kritérií, vybírání objektů), 2) procesy před digitalizací (logistika, příprava, přesuny knih, zaškolení pracovníků...), 3) samotná digitalizace (převod z jednoho média na jiný), 4) procesy po digitalizaci (dlouhodobá ochrana, správa) [4]

Kritéria výběru

Pro digitalizaci je nezbytné zvážit veškerá kritéria, která se k ní pojí. Výběr objektů, časová, či finanční stránka není jedinou prioritou a překážkou, která se může objevit.

Nutné zvážit hodnotu dokumentů, které chceme zdigitalizovat. Prioritou je začít u vzácných či ohrožených dokumentů. Nezbytné posoudit vlastnosti dokumentů, zda jsou schopné a vhodné k použití. Dbát na hledisko ochrany, zda se skenováním nesníží využitelnost originálu. Sledovat organizaci a dokumentaci, zda je naskenovaný materiál kompletní, zda má veškerá potřebná metadata k využití. Důležitá je i akceptovatelnost výsledků. Hodnotí se, zda lze dokument zdigitalizovat dostupnou technikou. Musí se zajistit případné zamezení vzniku duplikátů. A nejdůležitější je ošetření duševního vlastnictví a s ním spojené autorské právo. Něco lze zdigitalizovat, ale už ne zpřístupnit.

Zdroje

Reference

  1. Probyznysinfo. FUCHSOVÁ, Kamila. Workflow [online]. 2014 [cit. 2015-06-13]. Dostupné z: http://probyznysinfo.ihned.cz/c1-61552760-co-to-je-workflow-melo-by-prinest-zlevneni-a-zrychleni-prubehu-procesu
  2. ŠIMÁNOVÁ, Helena. Reformátování dokumentů: Ochrana knihovních fondů 19. a 20. století. Praha, 2006. Seminární práce. Filozofická fakulta, Univerzita Karlova v Praze.
  3. CARDA, Antonín. KUNSTOVÁ, Renáta. Workflow: Nástroj manažera pro řízení podnikových procesů. Praha: Grada Publishing, 2003, s. 70. ISBN 80-247-0666-0.
  4. Z papíru na web a ke čtenáři: aneb Digitalizace není jen skenování [online]. ORAVOVÁ, Monika. [cit. 2015-06-14]. Dostupné z: http://www.svkos.cz/data/soubory/zpapirunawebakectenari.pdf

Související články