Automatizace procesu akvizice

Automatizovat provoz akvizice, zejména ve větších knihovnách, znamená značné ušetření manuální duplicitní práce. Všechny údaje do počítače pouze jedenkrát uložím a mnohonásobně využiji. Akviziční modul integrovaných knihovnických systémů obvykle zahrnuje 3 typy informací:

• Dodavatelské informace
• Nákladové informace
• Bibliografické a objednávkové informace o dokumentu

Dodavatelské informace

Dodavatelské informace jsou uloženy v separátním souboru a jsou přidávány do záznamů objednávek vstupem přes jednoduchý kód a neměly by být znovu zapisovány vždy u každé objednávky. Obsahují data jako je jméno a adresa dodavatele, nebo mohou navíc zahrnovat údaje o urgenční lhůtě, zprávy dodavateli, způsob placení atd.

Nákladové informace

Některými systémy jsou evidovány a aktualizovány finanční náklady na nákup dokumentů. Jsou ukládány buďto do báze správy systému nebo do separátního souboru. U nákladových informací je důležité, aby byly aktualizovány ihned při každé objednávce nebo při jejím zrušení. Některé systémy avizují i očekávané překročení rozpočtu a dokáží přepočítat kurzy cizích měn. Při objednávání multiplicitních výtisků systém vypočítává celkovou sumu z násobku ceny za jeden výtisk a počtu objednaných kopií.

AKS a SPRÁVA SERIÁLU

Seriálový modul je nejsilnější a nejkomplexnější z modulů a to nejen co do počtu funkcí, ale také je pracnější jeho implementace. Tento faktor se odráží ve vyšší ceně modulu. Je tedy nutné zjistit před jeho nákupem, co umožňuje katalogizační modul pro zpracování seriálů. Pokud knihovna bude potřebovat evidovat pouze tituly časopisů, může stačit i katalogizační nebo akviziční modul. Jestliže se však požaduje evidence dodávání jednotlivých čísel, pak je nutno u většiny systémů zakoupit modul správy seriálů.

Nové tituly

Pokud knihovna chce evidovat časopisy pouze v úrovni titulů, tisknout objednávky a připravovat prolongace předplatného, může využít akviziční modul. Je však důležité mít k dispozici zvláštní formulář pro vstup seriálů. V tomto případě budou dodavatelé seriálů ve stejném souboru jako dodavatelé monografií. Pokud ovšem bude knihovna na počítači vést evidenci jednotlivých čísel seriálů, pak bude výhodnější i nové tituly a jejich předplatné ukládat v modulu správa seriálů.

Evidence

Při evidenci jednotlivých čísel je nutné, aby systém měl dostatečné možnosti na určení očekávaných čísel, periodicity a datumu dodání. Kromě toho by ale systém měl knihovníkovi umožnit evidenci neočekávaných čísel - rejstřík, suplement atd. Objednávají-li se multiplicitní výtisky jednotlivých titulů, je třeba si ověřit, zda je možné jejich centrální objednávání a decentralizované dodávání a zpracování.

Urgence

Systém by měl umožnit urgovat vynechaná, přeskočená nebo včas nedodaná čísla a jestliže ano, zda jsou urgence vytvářeny automaticky nebo psány knihovníky do souboru ručně.

Cirkulace

Jestliže vaše knihovna posílá do cirkulace jednotlivá čísla časopisů, lze využít modul Správa seriálů pro vytváření cirkulačních seznamů, a to okamžitě při evidenci nebo později v dávkovém režimu.

Vazba seriálů

Jestliže systém obsahuje agendu vazby seriálů, měl by generovat sběrný seznam zkompletovaných svazků, připravených do vazby. Měl by zahrnovat potřebné údaje jako jsou - typ vazby, umělý název, barvu vazby atd. Systém může kontrolovat a řídit vypravení do vazby a příjem vazby z vazárny.