Proces řízení projektových rizik

Riziko je jakákoliv nežádoucí, nečekaná nebo neplánovaná událost, která může mít negativní dopad na náš projekt, může ohrozit jeden nebo více cílů projektu a má určitou pravděpodobnost výskytu. Rizikem jsou i události, které mají na projekt pozitivní dopad, ale jsou nečekané.

Řízení rizik (risk management) je neustále se opakující sled vzájemně souvisejících aktivit, které mají za cíl zvládnout potenciální rizika. Tedy omezit pravděpodobnost jejich výskytu a snížit jejich dopad na projekt.

Řízení rizik

Čtyři základní důvody proč mít řízení rizik na vysoké úrovni:

1. Předcházíme nepříjemným a nečekaným situacím
2. Vyhneme se krizovému řízení
3. Předejdeme výskytu problémů
4. Zamezíme jejich vystupňování

Řízení rizik musí probíhat včas, často, pravidelně a na všech úrovních projektu.

Proces řízení rizik má čtyři hlavní, na sebe navazující a neustále se opakující části:

1. Identifikace rizik
2. Analýza a hodnocení rizik
3. Ošetření rizik
4. Monitoring rizik

Identifikace rizik

Cílem je identifikovat rizika v rizikovém scénáři, která mohou daný projekt ovlivnit. Součástí je i dokumentace vlastností jednotlivých rizik. Je dobré brát v potaz obecná nebezpečí ohrožující naplnění určitého cíle a specifické rizikové faktory působící na projekt. Zdroji pro identifikaci rizik mohou být dokumenty a lidé.
Mezi dokumentové zdroje patří:

• Request for information (RFI)
• Request for proposal (RFP)
• Business requirements
• Work breakdown structure (WBS)
• Project control book (PCB) – obsahuje veškeré dokumenty o projektu
• Databáze lessons learned
• Předchozí smlouvy a projekty s konkrétním zákazníkem

Mezi lidské zdroje identifikace rizik mohou patřit:

• Dodavatelé
• Minulí vedoucí projektů
• Řízení kvality
• Právní oddělení – kontrola správných formulací ve smlouvách
• Finanční oddělení – dohlížení na pozitivní tok peněz

Analýza a hodnocení rizik

Při hodnocení rizik analyzujeme jejich velikost, pravděpodobnost vzniku a jejich možné dopady. Zároveň jsou určeny jejich negativní důsledky. Nejprve by měla být provedena kvalitativní analýza. Následně, pokud to projekt vyžaduje a jsou dostupná data, provést kvantitativní analýzu zjištěných rizik.
Kvalitativní analýza je rozbor hrozících rizik. Hodnocena je pravděpodobnost jejich vzniku a míra dopadu na cíle projektu. Rizika jsou díky ní seřazena podle závažnosti a je jim přiřazena priorita, v jakém pořadí vzniklé problémy řešit. Běžně se v praxi zadávají rizika do matice - jedna osa určuje pravděpodobnost výskytu, druhá osa vzniklé důsledky.
Kvantitativní analýza je založena na matematických výpočtech, je tedy nutné mít velké množství vstupních dat. Tato analýza je velmi nákladná a časově náročná, z toho důvodu se používá pouze u velkých projektů.
Hodnocení rizik je postaveno na předchozí analýze. V tomto kroku se určuje, která rizika spolu souvisí, která je nutno řešit a která jsou naopak zanedbatelná nebo je lze akceptovat. Dělí se nejčastěji do čtyř pásem:

• Červené pásmo - kritická rizika, která nelze akceptovat a je nutné je řešit okamžitě a předcházet jim
• Žluté pásmo - větší rizika, která také nelze akceptovat. Vyžadují rychlou reakci.
• Zelené pásmo - normální úroveň rizika. Lze ho dočasně akceptovat a nevyžaduje okamžité řešení. Jsou průběžně kontrolována v rámci rizikového managementu.
• Modré pásmo - nízká až zanedbatelná rizika, která nemusí být příliš aktivně kontrolována.

Ošetření rizik

Ošetření rizik reaguje na rizika z červeného a žlutého pásma. Cílem je vznik opatření, která co nejvíce sníží možná působení těchto rizik. Mezi možné odpovědi na riziko patři:

• Akceptace rizika (risk acceptance) - o riziku víme, avšak rozhodneme se nepodniknout žádné kroky. Jsme ochotni přijmout případnou ztrátu, kterou riziko přinese.
• Zmírnění rizika (risk reduction/mitigation) - podnikneme kroky a přijmeme taková opatření, která sníží riziko na přijatelnou úroveň.
• Vyhnutí se riziku (risk avoidance) - neuskutečníme zamýšlenou akci, kvůli které by dané riziko vzniklo. Používáno jako krajní řešení, když není jiná možnost, jak se riziku vyhnout.
• Přenos rizika (risk transfer) - riziko přeneseme na jinou osobu či subjekt. Například outsourcujeme rizikovou práci. Spadá sem i pojištění (přenos rizika na pojišťovnu), které však pokrývá pouze finanční stránku.

Monitoring rizik

Smyslem monitorování rizik je:

• Sledování vnitřních i vnějších změn, které mají nějaký vliv na projekt.
• Zjištění nových rizik.
• Ověření účinnosti a efektivnosti současného řízení rizik.
• Zlepšení řízení rizik pomocí nových informací získaných v průběhu projektu.
• Poučení se z událostí, chyb a úspěchů, které se vyskytly v rámci projektu.