Výpůjční proces v automatizovaných knihovnických systémech

Výpůjční moduly v jednotlivých systémech se liší v závislosti na typu knihovny. Pro malé knihovny nabízejí dodavatelé systémy s jednodušším výpůjčním modulem a pro velké, např.akademické knihovny moduly s řádově vyšší úrovní. Ty umožňují rozlišovat výpůjční formy, kategorie uživatelů i dokumentů a jsou schopny vypočítat i různé poplatky a pokuty za nedodržení výpůjční doby. Technologie RFID umožňuje nejen půjčení více dokumentů najednou, ale také samoobslužnou výpůjčku i vrácení dokumentu.

Parametrizace údajů

Parametrizaci výpůjčního modulu lze chápat jako výpůjční řád knihovny. Výpůjční modul obsahuje obvykle dva soubory - soubor vypůjčovatelů a soubor dokumentů. Při definování parametrů pro soubor uživatelů, by mělo být možno specifikovat různé kategorie čtenářů. U každé této kategorie lze stanovit kolik si může uživatel půjčit dokumentů, délku výpůjčky, maximální počet rezervací, finanční úhrady za vypůjčování včetně pokut a maximální lhůtu prodloužení výpůjčky. Délka výpůjčky může být definována ve dnech, týdnech a někdy hodinách. Mnoho systémů umožňuje spravovat kalendář pro "mrtvé dny", ve kterých je knihovna zavřena. Tato doba se pak nezapočítává do celkové doby výpůjčky. Kalendář je vkládán do systému knihovnou. Kromě kategorií uživatelů jsou definovány kategorie dokumentů, určených k vypůjčování. Např. Kategorie dokumentů určených pro krátkodobou nebo dlouhodobou výpůjčku, speciální druhy dokumentů a jejich výpůjční doba atd.

Vstup dat

Vstup dat se uskutečňuje přes čip, čárkový kód nebo klávesnici a zvláště je vhodný vstup dat všemi způsoby. Jestliže se rozhodnete pro čárkový kód, měli byste v zájmu práce v síti dodržet standardní postup vytváření kódu a požádat ve Státní technické knihovně o kód pro vaší knihovnu. Některé knihovny preferují kódování signatur, jiné přírůstkových čísel, ale je i možné zakódovat jakékoli číslo, které jednoznačně označuje vypůjčovaný dokument. Jestliže již máte označen fond čárkovým kódem, je důležité, abyste při výběru a hodnocení systému zjistili, zda tento kód je pro systém přijatelný.

Výpůjčky

Výpůjčka dokumentu se provádí zaznamenáním čísla vypůjčovatele a čísla vypůjčeného dokumentu. Půjčovat lze pouze dokumenty, které jsou k půjčování určeny a na které nebyla požadována rezervace. Uživatelé, kteří včas nevracejí knihy a nemají vyřízeny poplatky by neměli mít možnost si cokoli z knihovny vypůjčit. Většinu těchto omezení signalizuje a provádí systém automaticky. Ale jak všichni znáte z praxe, je nanejvýš vhodné, aby knihovník mohl zrušit, pozměnit či doplnit poznámku do záznamu vypůjčovatele. Automaticky se také do výpůjčky generuje datum výpůjčky a i zde by měl mít knihovník možnost toto datum upravit.

Vrácení

Vrácení dokumentu se obvykle provádí přes číslo vypůjčeného dokumentu. Nebývá požadováno číslo vypůjčovatele. Po vrácení dokumentu lze ihned zjistit, zda je kniha rezervována pro dalšího uživatele, zda vypůjčovatel překročil výpůjční dobu a jaké sankce mají být zahájeny (pokuty, zrušení dalšího vypůjčování). Pokud půjčujeme nekompletně zpracovanou knihu, měla by se objevit zpráva, že knihu je nutno vrátit ke zpracování.

Prolongace

Prolongaci je možno provádět přes číslo knihy nebo jméno vypůjčovatele (např.telefonická prolongace nebo prolongace všech knih, které má uživatel zapůjčeny). Měli byste stanovit kritéria pro prolongaci, zejména v těch případech, kdy knihy jsou rezervovány pro další uživatele.

Rezervace

Rezervaci je možno provádět buďto v rezervační funkci výpůjčního modulu nebo v katalogu. Také je důležité znát, zda je rezervace provedena na všech výtiscích jednoho titulu, pak je realizována na prvním vráceném výtisku, nebo pouze na jedné kopii titulu. Většina systémů dovoluje vytvářet frontu čekatelů na dokument, která se po každé uspokojené rezervaci automaticky upravuje. Knihovník by však měl mít možnost umístit uživatele na přední místo fronty.

Poplatky - pokuty

Některé systémy umožňují vypočítat poplatky a uchovat záznamy o nezaplacených pokutách u vypůjčovatele. V některých případech by mělo být možné částečné placení pokut, nebo osvobození od jakýchkoli poplatků.

Oznámení - zprávy

Systémem jsou vytvářeny obvykle urgence, oznámení o pokutách a poplatcích, faktury pro náhradu za ztracené dokumenty, oznámení o zrušení rezervace a zpráva, že dokument je možno vypůjčit. U urgencí je možno stanovit úrovně oznámení (první, druhá atd.), systém pak sám určí, kdy které urgence mají být poslány.

Rozbory a statistiky

Ve výpůjčním modulu se nachází většina informací pro řízení nejen výpůjčního procesu, ale celé knihovny. Je možné stanovit, které rozbory a statistiky budete standardně získávat. Obvykle to bývají statistiky výpůjček, vrácení, rezervace atd., ale mohou to být i různé varianty analýz půjčování, podle kategorií vypůjčovatelů a kategorií knih. Pro rozhodování, které dokumenty se budou vyřazovat, je užitečné archivovat všechny záznamy o výpůjčkách dokumentu.