Vyložte problematiku retrospektivního zpracování knihovních fondů pro automatizované systémy a uveďte příklady používaných postupů, resp. technologií

"Retrospektivní konverze je převod existujících bibliografických záznamů dříve vydaných dokumentů z "klasické" (lístkové nebo svazkové) podoby do strojem čitelné podoby v souladu s předem stanovenou metodikou a standardy."

"The process of converting to a machine-redable form the records in a manual or nonmachine-redable file that are not converted trough day-to-day processing"

Důležitost retrospektivní konverze a její problematika

Katalogy jsou klíčem k knihovním fondům a jejich převod do elektronické podoby otevírá nové možnosti zprostředkování katalogů nejen čtenářům, ale i ostatním knihovnám a institucím. Automatizovaný výpůjční systém je dnes v knihovnách samozřejmostí a stejně by měla být i retrokonverze. To je ale práce náročná, hlavně finančně, a zdánlivě nekonečná. Uživatelé si rychle zvykli na přístupnost aktuální literatury a budou jej vyžadovat i literatury starší a hůře dohledatelné. Proto, chce-li se knihovna rozvíjet a uspokojovat informační potřebu svých čtenářů, musí na retrokonverzi intenzivně pracovat. Klíčem k úspěšné retrokonverzi je především využívání sekundárních zdrojů a sdílení dat mezi knihovnami a institucemi. Retrokonverze je bohužel finančně velmi náročná ať je zadávána firmě nebo vypracovávána samotnou knihovnou a nedá se financovat z běžného rozpočtu knihovny. Otázka financování je stále aktuální.

• Nedostatek financí
• Nedostatek vhodného technického vybavení
• Nedostatek informací a znalostí o využití technického vybavení
• Opoždění a neznalost mezinárodních standardů vůči ostatním zemím, kvůli dlouhému setrvání za železnou oponou
• Velikost katalogů

Terminologie

1. Retrospektivní katalogizace (retrokatalogizace) = originální katalogizace knihovního materiálu, zejména staršího, který nebyl z nějakých důvodů zkatalogizován v minulosti. Zde se nejedná o zpracování pro automatizované systémy – tudíž toto není předmětem otázky.
2. Rekatalogizace = je katalogizace již v minulosti zkatalogizovaného materiálu, a to metodou de visu, tedy vytvoření nového záznamu s knihou v ruce. Volí se v případě, že původní katalogizační záznam není dosti kvalitním podkladem pro převod do strojem čitelné podoby
3. Retrospektivní konverze = převod bibliografických záznamů dokumentů zkatalogizovaných tradičním způsobem do elektronické podoby. V nouzové variantě do podoby obrazové, v optimální do podoby textu strukturovaného v souladu s platnými mezinárodními standardy. Proces musí být uskutečněn v souladu s předem stanovenou metodikou a standardy. V praxi je běžně používán termín „retrokonverze“. V USA či Evropě se také vžil pojem „recon“, „retrocon“ podle názvu jedné z metod. Výraz „retrospektivní konverze“ se objevil ve Spojených státech Amerických v roce 1969 v souvislosti s poskytováním bibliografických údajů Library of Congress na magnetických páskách. První rozsáhlejší retrospektivní konverze byla zahájena v roce 1973 vybudováním souborného katalogu seriálových publikací CONSER (Cooperative Online Serials). Dnes jsou služby retrokonverze propojeny se službami katalogizace, kterou poskytují například velká databázová centra OCLC (Online Computer Library Catalogue), RLIN (Research Libraries Information Network) a UTLAS (University of Toronto Automated Library System).

Cíle retrospektivní konverze

• Zajistit převod záznamů dokumentů do jiného formátu pokud možno rychle a s co nejmenšími finančními náklady
• Zaručení optimálního využití knihovního fondu
• Otevření fondu místním i vzdáleným uživatelům
• Zkvalitnění, zrychlení a usnadnění knihovnických procesů díky urychlení výpůjčních služeb
• Omezení duplicit
• Možnost spolupráce knihoven při tvorbě katalogů a možnost jejich sdílení
• Ochrana dat
• Uspokojení nejnáročnějších informačních potřeb včetně bibliofilských zájmů
• Vytvoření souborného katalogu
• vytvoření bázi dat, lokální i národní

Plánování retrospektivní konverze

• Před zahájením projektu retrokonverze by knihovny nejprve měly zjistit, zda je projekt vůbec realizovatelný a jestliže ano, za jakých podmínek. Je vhodná doba na revizi katalogu, reklasifikaci a samotnou retrospektivní konverzi?
• Velmi malé knihovny s minimálním či vůbec žádným využíváním svého fondu a malým růstem mohou vyjít velmi dobře pouze s klasickým lístkovým katalogem.
• Ne každý katalog je vhodný k přeměně do online verze.
• Projekt retrospektivní konverze předpokládá již funkční automatizovanou knihovnu.
• Plánování je nutné jak z hlediska bibliografické realizace, tak i na základě daného finančního rozpočtu.
• Je nutné mít přehled o celém procesu, nestačí naplánovat pouze jednu jeho fázi. Rozhodnutí týkající se jedné části se nutně musí odrazit i na dalších.
• Retrospektivní konverze vyžaduje dobrou znalost standardů, je personálně, časově, organizačně a především finančně náročná. Neobejde se bez dodatečných úprav.
• Před zahájením procesu retrokonverze je nutné uskutečnit jeho pilotní fázi, která umožní, aby se během samotného projektu knihovna vyvarovala některých chyb.
• Projektu retrospektivní konverze by měla předcházet revize fondu knihovny, která zabrání aby se do počítače dostaly záznamy, které ve fondu už nejsou. Na základě revize by se mělo rozhodnout je-li možné využít některou z metod retrospektivní konverze či zda je nutná (či možná) rekatalogizace fondu.

Důležité otázky při plánování

Jednotlivé dílčí sbírky versus obecné katalogy
Zvolíme retrokonverzi podle katalogu jako celku od A do Z nebo po jednotlivých sbírkách v nich obsažených? Jak tyto metody zkombinovat?

Ruční zakládání záznamů
Jestliže zvolíme ruční ukládání záznamů musíme zvážit jestli může efektivně zpracovat úkol samostatná knihovna nebo zda by nebylo na místě zadat úkol externí specializované firmě.

Využití zahraničních bází dat
Jsme schopni naplno a efektivně využít zahraničních bází dat(OCLC, Library of Congress atd.) a jsme schopni zvládnout konverze z národních formátů (ISMARC, UKMARC atd.) do UNIMARCu nebo našeho výměnného formátu? Odpovídá vynaložená práce výsledku?

Minimální povinná struktura dat
Jako minimální povinnou úroveň záznamu zvolit?

Vzájemná spolupráce
Jaké jsou možnosti pomoci? Společné projekty, vzájemné poskytování záznamů, vlastní programy.

Digitalizace obrazu a retrokonverze
Jsou vhodné i netradiční postupy zpřístupnění dat jako například záznamy lístků v obrazové podobě? Jak moc jsme ochotni zařadit retrokonverzi jako způsob zpřístupnění katalogů a sbírek?

Metody retrospektivní konverze

Zásadní přístupy ke knihovnímu fondu jako předmětu retrokonverze jsou možné dva

• Zvolí se fond nejfrekventovanější literatury a pracuje se s ní přímo ve výpůjčním procesu, nejčastěji při vracení. Do databáze se tak dostane jádro fondu a práce neváže nadbytečné pracovní síly, čas a s tím spojené finance. Je to rychlejší a levnější způsob. Avšak takto vytvořený katalog je neohraničený a nesoustavný. Také zbavujeme starší a nefrekventovanou všech budoucích výhod automatizace. Problémy se poté odkládají na další generaci knihovníků. Obecně není tato metoda doporučována.

• Zvolení sekundárního pramene je druhou možností. V zahraničí se vyskytují příklady pořizování kopií záznamů, s těmi se dá dále volně pracovat bez možnosti poškození a manipulace s originálem. Konvertován bývá nejčastěji jmenný katalog, s retrokonverzí věcného katalogu se setkáváme zřídka.

Metody z hlediska místa provedení

1. Zadání specializovanému dodavateli
Zadání retrokonverze jako zakázku specializované službě (OCLC, SAZTEC) nebo firmě s volnou pracovní kapacitou, ale bez odborného základu. První možnost poskytuje odbornost knihovníků a využití jejich znalostí, na straně druhé se vyhnout přetížení vlastních knihovníků.

Výhody

• Zkušenosti
• Malá zátěž pro pracovníky knihovny
• Technické vybavení
• Předem dané datum ukončení a cena

Nevýhody

• Finanční náročnost, nedostupné všem
• Nutné dodatečné kontroly
• Katalog musí někdy opustit knihovnu

2. Interní retrokonverze v knihovně
Retrokonverzi provádějí samotní zaměstnanci knihovny. Můžeme se tak vyhnout chybovosti a provádět změny během procesu avšak je potřeba myslet na časovou kapacitu zaměstnanců.

Výhody

• Nižší nákladovost
• Malá chybovost
• Možnost zasahovat již v procesu
• Katalog nemusí opouštět knihovnu

Nevýhody

• Velká zátěž vlastních knihovníků
• Nutnost zakoupení technického vybavení
• Těžko odhadnutelná cena i termín dokončení

Metody z hlediska způsobu provedení:

1. Plné indexování – vznikají plnohodnotné, nezkrácené bibliografické záznamy; velmi nákladné
2. Online konverze – porovnání záznamů knihovny se záznamy z externí báze (báze jiné knihovny, komerční báze….)
3. Offline konverze – porovnání s bází na CD ROM (levnější než online)

Metody z hlediska podkladových materiálů:

1. Podle přírůstkového seznamu – není moc vhodná metoda, protože v přír. Seznamu jsou zkrácené záznamy
2. Podle lístkového katalogu

Alternativní metody:

1. Ruční přepis – manuální přepis do databáze
2. Skenování katalogizačních lístků – spíše přechodné řešení, může následovat další fáze retrokonverze
3. Konverze „živého“ fondu – konverze nejvíce využívaných dokumentů
4. Rekatalogizace – není to metoda retrospektivní konverze, ale hojně využívaná alternativa, především pro knihovny s malými či specializovanými fondy.

VISK 5 - Retrokon

VISK - Program VISK byl schválen usnesením vlády ČR ze dne 10. 4. 2000 č. 351 o Koncepci státní informační politiky ve vzdělávání. Základním cílem programu Veřejné informační služby knihoven (dále jen VISK) je inovace veřejných informačních služeb knihoven na bází informačních technologií (ICT). [2]

VISK 5 je dílčí součást projektu VISK zaměřující se na retrokonverzi katalogů v České republice. Zajištuje financování, legislativu a vybírá účastníky retrokonverze po celé ČR. Momentálně je Česká republika. Podle VISK 5 je situace okolo retro konverze závažná a při stejném financování by mohal trvat ještě 20 let.

Retrokon je samostatná internetová stránka VISK 5, kde můžete najít například informace o retro konverzi, ale i souhrné zprávy z VISK 5 a odkazy na další stránky a osoby pracující na retrokonvezi.

Zdroje

STOKLASOVÁ, Bohdana a Miroslav BAREŠ. Retrospective conversion in czech libraries. Praha: Národní knihovna České republiky, 1995. ISBN 80-7050-215-0

NÁDVORNÍKOVÁ, Marie a Libuše KOUDELKOVÁ. Retrospektivní konverze katalogů. Brno: Sdružení knihoven České republiky,1994. ISBN 80-900041-4-8

http://visk.nkp.cz/visk-5

http://retrokon.nkp.cz/

Klíčová slova

Retrokonverze, katalog, VISK, fond