Informační audit/old

Audit

Pojem “audit“ má své kořeny již v období starověkého Říma. Audit je odvozen od latinského slova “audire“ neboli poslouchat. Dnes je pojem audit chápán jako hloubková kontrola neboli kritická analýza. Audit lze definovat také jako systematický proces objektivního získávání a vyhodnocování informací s cílem zjistit poměr mezi zkoumanými a stanovenými kritérii. Audit má typicky interní charakter, je tudíž určen a následně předán pouze vedení podniku, je prováděn nezávislou osobou (institucí) a poskytuje objektivní odpověď na otázky jasně formulované samotným zadavatelem. Vznikem nových odvětví a činností se specializovalo i zaměření auditů. Existují tak například bankovní, finanční, provozní či komunikační audity. S rostoucím objemem informací a rozvojem informačních a komunikačních technologií vznikla také potřeba auditu informačního.

Informační audit

Informační audit je moderní nástroj znalostního managementu sloužící k analyzování a správě informačních zdrojů, informačních služeb a informačních toků v rámci konkrétní organizace.

Situace pro kontrolu informačním auditem nastávají např. při nástupu nového vedení pro přehled o informační činnosti společnosti, při nespokojenosti managementu s informační politikou organizace, při formování informační strategie nebo při realizaci zcela nového informačního projektu organizace.

Úkolem informačního auditu je porozumět potřebám, metodám, politice a cílům konkrétní organizace, shromáždit údaje vztahující se k informačním zdrojům a informacím, které umožňují a podporují pracovní činnost, analyzovat nashromážděné údaje a najít neefektivní, duplicitní a chybějící informační toky, vyhodnotit identifikovaná data, problémy a příležitosti, poskytnout zadavateli písemné či ústní doporučení na řešení výsledku informačního auditu a nakonec implementovat novou strategii.

Proces informačního auditu je individuální, v závislosti na struktuře, povaze a okolnostech v daném podniku. Model procesu informačního auditu rozdělený na fáze je flexibilní pro podmínky a omezení organizace a umožňuje dosažení nezbytných cílů auditu:

1.Plánování je důležitá fáze, ve které je nutné porozumět úkolům a činnostem, informačním zdrojům a mapě informačního toku v organizaci a konkrétním cílům, které organizace chce pomocí informačního auditu dosáhnout, určit zdroje potřebné pro provedení auditu a rozsah částí, které bude audit zahrnovat, vybrat metodika pro postup auditu, rozvíjet komunikaci a zpětnou vazbu se zaměstnanci a získat podporu managementu.

2.Sběr dat zahrnuje shromáždění údajů o informačních zdrojích, které umožňují úkoly a činnosti, do vhodných datových souborů, pomocí dotazníku, osobních pohovorů nebo zaměřením rozhovorů.

3.Analýza dat probíhá uvnitř podniku nebo pomocí externích analytiků, v závislosti na dostupných zdrojích a složitosti a množství nashromážděných údajů. Obecnou analýzu umožňují tabulkové a databázové programy (MS Excel, MS Access) či sofistikované nástroje pro modelování. Význam analýzy je ve vytvoření databáze informačních zdrojů, která pomáhá ke sladění informačních zdrojů, rozvoji znalostí či organizačních cílů podniku. Zmapování informačních toků nabízí vizuální znázornění potřebné pro identifikaci problémů v průchodnosti, neefektivnosti, duplicitě či zaujatosti toku informací.

4.Vyhodnocením zanalyzovaných údajů se definují nejvhodnější řešení pro zlepšení získávání a poskytování informací, zlepšení kvality vytvořených poznatků nebo rozšíření informačních služeb. Správná a objektivní doporučení musí být realistická, dosažitelná a zvládnutelná.

5.Doporučení představují změny v zavedených informačních procesech podniku. Komunikace doporučení by se tak měla opírat o podporu managementu a být sdělena pozitivním způsobem. Výsledky informačního auditu jsou nejčastěji komunikovány písemnou zprávou či ústní prezentací, prostřednictvím seminářů, workshopů nebo oznámením na webových stránkách firmy.

6.Pro realizaci doporučení je nutné zavést opatření a implementační plán v závislosti na rozsahu změn, dopadu na personál a rozporu s politikou organizace.

7.Poslední fází auditu je zajištění kontinuity při zavádění změn prostřednictvím kontroly dalšími dílčími audity až do uvedení nové informační strategie do provozu.

Výsledkem informačního auditu jsou jasně formulované odpovědi na stávající informační stav organizace, ale také doporučení, jak efektivně využívat informace získané z vnějšího prostředí či informace vzniklé v organizaci samotné. Usnadňuje sdílení informací mezi zaměstnanci i propagaci informací uživatelům mimo organizaci. Informační audit tak slouží k úpravě a optimalizaci firemní strategie.

Rozdíl mezi informačním auditem a auditem informačního systému

Audit IS (informačních systémů) je analýza informačního systému, jakožto technického vybavení organizace. Informační audit se v praxi zabývá celkovým informačním procesem v organizaci zkoumajícím lidský i technický faktor při zisku informací, jejich toku organizací a prezentací firmy navenek. Audit IS je proto pouze jednou ze složek informačního auditu.

Anotovaná bibliografie

AL-HAWAMDEH, Suliman. Knowledge management: re-thinking information management and facing the challenge of managing tacit knowledge. Information Research [online]. 2002, vol. 8, no. 1 [cit. 2008-11-15]. Dostupný z: <http://informationr.net/ir/8-1/paper143.html> ISSN 1368-1613.

Anotace: Článek pojednává o novém nástroji v řízení podniku, kterým je znalostní management. Znalostní management vede k přehodnocení informačního hospodaření podniku. Zaměřuje se na správu informačních zdrojů, na zlepšení komunikace, spolupráce a přenosu informací.

CORRALL, Sheila. Knowledge management: are we in the knowledge management business? Ariadne [online] 2004 issue 18 [cit. 2008-11-13]. Dostupný z: <http://www.ariadne.ac.uk/issue18/knowledge-mgt/> ISSN 1361-3200.

Anotace: Autorka se zabývá rozdílem mezi informačním a znalostním managementem. Článek popisuje definice znalostního managementu, jeho základní prvky a funkce a jeho význam v moderní organizaci.

DOMBROVSKÁ, Michaela, OČKO, Petr, ZEMAN, Petr. Informační audit – cesta k rozvoji znalostní organizace. Ikaros [online]. 2005, roč. 9, č. 9 [cit. 2008-10-22]. Dostupný na WWW: <http://www.ikaros.cz/node/2001> ISSN 1212-5075.

Anotace: Autoři článku ve svém příspěvku nastínili situaci ohledně relativně nového teoretického vědního oboru na pomezí informační vědy a znalostního a informačního managementu, kterým je informační audit (IA). Důvodem pro vznik tohoto oboru je zejména rychlý rozvoj technologií a služeb, rostoucí objemy dostupných informací a nutnost neustálého učení se a sdílení informací.

HENCZEL, Susan. The information audit: a practical guide. 4. ed. München: K.G. Saur, 2001. 272 s. ISBN 3-598-24367-7.

Anotace: Kniha pojednává o informačním auditu, jeho potřebě a průběhu. Autorka popisuje jednotlivé fáze informačního auditu, od plánování a provedení přes zhodnocení, prezentaci výsledků až k implementaci nové strategie. Kniha obsahuje také studie, které ilustrují informační audit v praxi.

HUOTARI, Maija-Leena, WILSON, T.D. Determining organizational information needs: the Critical Success Factors approach. Information Research [online] 2001, vol. 6, no. 3 [cit. 2008-11-5]. Dostupný z: <http://informationr.net/ir/6-3/paper108.html> ISSN 1368-1613.

Anotace: Článek je zprávou o výzkumu informačních potřeb podniku konaném ve Velké Británii a Finsku. Určení informačních potřeb v podniku přináší vhodné a produktivní využití informací, schopnost vytvoření informační politiky podniku a konkurenční výhody.

VAŇEK, Zdeněk. Cíle a postup informačního auditu. [online]. 2004 [cit. 2008-10-22]. Dostupný na WWW: <http://www.dcit.cz/files/jakost/ISO_Cile_Auditu.pdf>.

Anotace: Článek shrnuje problematiku informačního auditu. Definuje pojem informačního auditu a popisuje jeho typický průběh od přípravy prověření až po zpracování a prezentaci výsledků informačního auditu. V závěru autor ukazuje na příkladech z České republiky výslednou efektivnost informačních auditů.

Zdroje

DOMBROVSKÁ, Michaela, OČKO, Petr, ZEMAN, Petr. Informační audit – cesta k rozvoji znalostní organizace. Ikaros [online]. 2005, roč. 9, č. 9 [cit. 2008-10-22]. Dostupný na WWW: <http://www.ikaros.cz/node/2001>. ISSN 1212-5075.

VAŇEK, Zdeněk. Cíle a postup informačního auditu. [online]. 2004 [cit. 2008-10-22]. Dostupný na WWW: <http://www.dcit.cz/files/jakost/ISO_Cile_Auditu.pdf>.

HENCZEL, Susan. The information audit: a practical guide. 4. ed. München: K.G. Saur, 2001. 272 p. ISBN 3-598-24367-7.

HENCZEL, Susan. The information audit as a first step towards effective knowledge management: an opportunity for the special librarian. Information. Inspel [online]. 2000, vol. 34, n. 3/4, pp. 210-226 [cit. 2008-11-5]. Dostupný na WWW: <http://forge.fh-potsdam.de/~IFLA/INSPEL/00-3hesu.pdf>.

TDKIV: Česká terminologická databáze z oblasti knihovnictví a informační vědy (báze KTD). [online]. 2008 [cit. 2008-11-13]. Dostupná na WWW: <http://www.nkp.cz/o_knihovnach/Slovnik/index.htm>. Poslání a smysl auditu. [online]. 2007 [cit. 2008-11-5]. Dostupný na WWW: <http://www.kacr.cz/Article.asp?nDepartmentID=18&nArticleID=6&nLanguageID=1>.

CORRALL, Sheila. Knowledge management: are we in the knowledge management business? Ariadne [online] 2004 issue 18 [cit. 2008-11-13]. Dostupný z <http://www.ariadne.ac.uk/issue18/knowledge-mgt/> ISSN 1361-3200.