Vysvětlete, co je to věcné pořádání informací a znalostí a co je jeho účelem. Pojmenujte základní problémy věcného pořádání

Pro označení organizace informaci a znalosti se tradičně v oblasti knihovnictví a informačních služeb používají výrazy pořádání či organizace dokumentů (informací). Ve sféře podnikové praxe a informačního a znalostního managementu se zpravidla mluví o organizace znalosti (knowledge organization).

Organizace znalosti lze definovat ze dvou pohledů.

1. Praktická činnost – jakákoli záměrná činnost, spočívající v zavadění struktury do zaznamenaných znalostí s cílem umožnit jejich uložení a usnadnit k nim přistup (representace, sdílení, zaznamenání, publikování, uložení).
2. Vědní obor – zkoumá proces organizace znalosti a jeho kontext, tj. zdroje, jež v procesu organizace transformovaný, a produkty, jež jsou tímto procesem vytvářený, včetně zúčastněných aktérů – osob, instituce, technologie.

Věcné pořádání informací je druh pořádání informací. Pořádáním informací rozumíme proces vstupního zpracování informací v informačním systému, je závislé na výsledcích informační analýzy dokumentu. Při vstupním zpracování je cílem vytvořit soubor slov přirozeného jazyka, který bude daný dokument charakterizovat, tedy jakýsi obraz či profil dokumentu. V tomto obrazu dokumentu lze od sebe odlišit identifikační údaje a obsahové. Identifikační analýza zpracovává dokument z formální stránky (jmenná katalogizace). Obsahová analýza zpracovává dokument z obsahové stránky. Právě z obsahové analýzy vychází věcné pořádání informací. „Pořádacími znaky přirozeného, formalizovaného nebo umělého selekčního jazyka věcného pořádání informací mohou být v nejjednodušší podobě slova převzatá z názvu nebo podnázvu dokumentu, ale také slova převzatá z jiného místa dokumentu“.

Typy věcného pořádání

Věcné pořádání informací lze dále dělit na systematické a předmětové.

Při systematické pořádání informací je druh věcného pořádání informací, při kterém jsou informace pořádány tak, že jsou vřazovány do systému vědních oborů a oborů praxe, do předem vytvořené klasifikace lidského poznání. Slovní formulace obsahu dokumentu bývá přitom nahrazena znaky umělého jazyka (např. MDT – kódy – 025.4, …). Je historicky starší druh pořádání informací, užívané již ve starověku. Výhodou je mezinárodní srozumitelnost a nevýhodou je předpoklad poučeného a vzdělaného uživatele.

U předmětového pořádání informací je obsah dokumentu, který byl vyjádřen výrazem přirozeného jazyka (více či méně formalizovaného) do podoby hesla seřazen podle abecedy, čímž se k sobě dostanou stejně znějící hesla. Je historicky mladší (poč. v 17. stol., běžně se užívá od 2. pol. 19. stol.). Výhodou je srozumitelnost pro uživatele v dané jazykové oblasti. Nevýhoda vyplývá z výhody a sice omezení na jazykovou oblast.

Předmětové selekční jazyky můžeme dále rozdělit na tři typy podle charakteru lexikálních jednotek. První skupinou jsou předmětové selekční jazyky založené na použití slov z názvu dokumentů, např. KWIC (Keyword in Context) a KWOC (Keyword out of Context). Druhým typem jsou selekční jazyky typu předmětových hesel, často zjednodušeně označovány jen jako předmětová hesla. Slovní zásoba tohoto selekčního jazyka se skládá z předmětových hesel, která jsou tvořena na základě normy. Posledním typem jsou předmětové selekční jazyky deskriptorového typu, často pojmenovány jako deskriptorové selekční jazyky. „Lexikum těchto selekčních jazyků je tvořeno lexikálními jednotkami, jejichž struktura a význam jsou specificky vymezeny a jenž určují i charakter deskriptorového selekčního jazyka jako postkoordinovaného selekčního jazyka.“

Cíle a problémy věcného pořádání informací

Cíl organizace informací spočívá v usnadnění přístupu k nim a vytvoření pořádku (organizaci, uspořádání, struktury) místo dosavadního chaosu = snížení entropii. Účel pořádku přitom není v něm samém, ale v umožnění efektivního vyhledávání. Je možné říci, že neorganizovaná informace není použitelná.

Problémy spojené s organizací informací a znalostí

• Obtížné určování efektivnosti (relevance)
• Subjektivnost v chápání obsahu/potřeby informace
• Proměnlivost obsahu/potřeby informace v čase (historický kontext atd.)
• Závislost na (přirozeném) jazyce (synonymie, homonymie)
• Závislost na kulturním kontextu (např. Japonsko vs. Europa)
• Pragmatický aspekt organizace versus teoretické principy – nutnost změnit paradigma jako reakce na součas-nost:

1. Znalostní ekonomika 2. Přechod od „papírových“ dokumentů k elektronickým 3. Informační zahlcení 4. Důvěryhodnost