Vyložte problematiku retrospektivního zpracování knihovních fondů pro automatizované systémy a uveďte příklady používaných postupů, resp. technologií

"Retrospektivní konverze je převod existujících bibliografických záznamů dříve vydaných dokumentů z "klasické" (lístkové nebo svazkové) podoby do strojem čitelné podoby v souladu s předem stanovenou metodikou a standardy."

"The process of converting to a machine-redable form the records in a manual or nonmachine-redable file that are not converted trough day-to-day processing"

Důležitost retrospektivní konverze a její problematika

Katalogy jsou klíčem k knihovním fondům a jejich převod do elektronické podoby otevírá nové možnosti zprostředkování katalogů nejen čtenářům, ale i ostatním knihovnám a institucím. Automatizovaný výpůjční systém je dnes v knihovnách samozřejmostí a stejně by měla být i retrokonverze. To je ale práce náročná, hlavně finančně, a zdánlivě nekonečná. Uživatelé si rychle zvykli na přístupnost aktuální literatury a budou jej vyžadovat i literatury starší a hůře dohledatelné. Proto, chce-li se knihovna rozvíjet a uspokojovat informační potřebu svých čtenářů, musí na retrokonverzi intenzivně pracovat. Klíčem k úspěšné retrokonverzi je především využívání sekundárních zdrojů a sdílení dat mezi knihovnami a institucemi. Retrokonverze je bohužel finančně velmi náročná ať je zadávána firmě nebo vypracovávána samotnou knihovnou a nedá se financovat z běžného rozpočtu knihovny. Otázka financování je stále aktuální.

• Nedostatek financí
• Nedostatek vhodného technického vybavení
• Nedostatek informací a znalostí o využití technického vybavení
• Opoždění a neznalost mezinárodních standardů vůči ostatním zemím, kvůli dlouhému setrvání za železnou oponou
• Velikost katalogů

Terminologie

1. Retrospektivní katalogizace (retrokatalogizace) = originální katalogizace knihovního materiálu, zejména staršího, který nebyl z nějakých důvodů zkatalogizován v minulosti. Zde se nejedná o zpracování pro automatizované systémy – tudíž toto není předmětem otázky.
2. Rekatalogizace = je katalogizace již v minulosti zkatalogizovaného materiálu, a to metodou de visu, tedy vytvoření nového záznamu s knihou v ruce. Volí se v případě, že původní katalogizační záznam není dosti kvalitním podkladem pro převod do strojem čitelné podoby
3. Retrospektivní konverze = převod bibliografických záznamů dokumentů zkatalogizovaných tradičním způsobem do elektronické podoby. V nouzové variantě do podoby obrazové, v optimální do podoby textu strukturovaného v souladu s platnými mezinárodními standardy. Proces musí být uskutečněn v souladu s předem stanovenou metodikou a standardy. V praxi je běžně používán termín „retrokonverze“. V USA či Evropě se také vžil pojem „recon“, „retrocon“ podle názvu jedné z metod. Výraz „retrospektivní konverze“ se objevil ve Spojených státech Amerických v roce 1969 v souvislosti s poskytováním bibliografických údajů Library of Congress na magnetických páskách. První rozsáhlejší retrospektivní konverze byla zahájena v roce 1973 vybudováním souborného katalogu seriálových publikací CONSER (Cooperative Online Serials). Dnes jsou služby retrokonverze propojeny se službami katalogizace, kterou poskytují například velká databázová centra OCLC (Online Computer Library Catalogue), RLIN (Research Libraries Information Network) a UTLAS (University of Toronto Automated Library System).

Cíle retrospektivní konverze

• Zajistit převod záznamů dokumentů do jiného formátu pokud možno rychle a s co nejmenšími finančními náklady
• Zaručení optimálního využití knihovního fondu
• Otevření fondu místním i vzdáleným uživatelům
• Zkvalitnění, zrychlení a usnadnění knihovnických procesů díky urychlení výpujčních služeb
• Omezení duplicit
• Možnost spolupráce knihoven při tvorbě katalogů a možnost jejich sdílení
• Ochrana dat
• Uspokojení nejnáročnějších informačních potřeb včetně bibliofilských zájmů
• Vytvoření souborného katalogu
• vytvoření bázi dat, lokální i národní

Plánování retrospektivní konverze

• Před zahájením projektu retrokonverze by knihovny nejprve měly zjistit, zda je projekt vůbec realizovatelný a jestliže ano, za jakých podmínek. Je vhodná doba na revizi katalogu, reklasifikaci a samotnou retrospektivní konverzi?
• Velmi malé knihovny s minimálním či vůbec žádným využíváním svého fondu a malým růstem mohou vyjít velmi dobře pouze s klasickým lístkovým katalogem.
• Ne každý katalog je vhodný k přeměně do online verze.
• Projekt retrospektivní konverze předpokládá již funkční automatizovanou knihovnu.
• Plánování je nutné jak z hlediska bibliografické realizace, tak i na základě daného finančního rozpočtu.
• Je nutné mít přehled o celém procesu, nestačí naplánovat pouze jednu jeho fázi. Rozhodnutí týkající se jedné části se nutně musí odrazit i na dalších.
• Retrospektivní konverze vyžaduje dobrou znalost standardů, je personálně, časově, organizačně a především finančně náročná. Neobejde se bez dodatečných úprav.
• Před zahájením procesu retrokonverze je nutné uskutečnit jeho pilotní fázi, která umožní, aby se během samotného projektu knihovna vyvarovala některých chyb.
• Projektu retrospektivní konverze by měla předcházet revize fondu knihovny. Na základě revize by se mělo rozhodnout je-li možné využít některou z metod retrospektivní konverze či zda je nutná (či možná) rekatalogizace fondu.

Metody retrospektivní konverze

Jednotlivé dílčí sbírky nebo katalogy jako celek? Zvolit cestu zpracování katalogu od A do Z nebo po jednotlivých sbírkách v nich obsažených, jak tyto metody kombinovat? Ruční ukládání záznamů Je-li zvolena metoda ručního ukládání záznamů je třeba zvážit zda je rozměr takovéto práce v silách knihovny nebo by se už vyplatilo zadat práci externí specializované firmě Využití zahraničních bází dat Jsme schopni využít zahraničních bází dat efektivně?

Metody z hlediska místa provedení:

1. Zadání specializovanému dodavateli

• Velmi drahé, nutná kontrola, katalog často musí opustit knihovnu
• Plusy: nezapojuje se personál knihovny, stanoveny technické závazky, termíny a kvalita

2. Interní retrokonverze v knihovně

• Plusy: levnější provoz, bezprostřední komunikace mezi knihovníky, měla by být menší chybovost
• Časově náročné, nutnost investovat do technického vybavení, předpokládá se ochota zaměstnanců podílet se, předpokládá se znalost standardů.
• Lze i kombinace obou metod.

Metody z hlediska způsobu provedení:

1. Plné indexování – vznikají plnohodnotné, nezkrácené bibliografické záznamy; velmi nákladné
2. Online konverze – porovnání záznamů knihovny se záznamy z externí báze (báze jiné knihovny, komerční báze….)
3. Offline konverze – porovnání s bází na CD ROM (levnější než online)

Metody z hlediska podkladových materiálů:

1. Podle přírůstkového seznamu – není moc vhodná metoda, protože v přír. Seznamu jsou zkrácené záznamy
2. Podle lístkového katalogu

Alternativní metody:

1. Ruční přepis – manuální přepis do databáze
2. Skenování katalogizačních lístků – spíše přechodné řešení, může následovat další fáze retrokonverze
3. Konverze „živého“ fondu – konverze nejvíce využívaných dokumentů
4. Rekatalogizace – není to metoda retrospektivní konverze, ale hojně využívaná alternativa, především pro knihovny s malými či specializovanými fondy.