Informační audit

Audit

Pojem “audit“, pocházející z latinského slova “auditus”, tedy slyšení znamená obecně úřední přezkoumání či zhodnocení dokumentů – zejména účtů, komunikačních toků či jiných informačních zdrojů nezávislou osobou. Vznik tohoto pojmu lze datovat až do Starověku, ovšem jeho dnešní užití v tom pravém slova smyslu chápeme teprve od minulého století (cirka 70.léta). V dnešní době můžeme najít hned několik typů auditu, dle toho s jakým zdrojem auditor pracuje.

Rozlišujeme například:

• Informační audit
• Ekologický audit
• Účetní audit
• Audit kvality
• Audit informačního systému (IS)
• Audit informační technologie (IT)

Je to tedy většinově systematická a hloubková kontrola či analýza, která si klade za cíl zjistit rozdíl mezi reálným stavem a stanovenými kritérii zkoumaného informačního zdroje/zdrojů. Audit je typicky interním procesem mezi zadavatelem (většinou vedení podniku) a auditorem (nezávislá hodnotící osoba či instituce). Jeho výsledkem je tzv. auditorská zpráva, která zpravidla obsahuje odpovědi na předem vytyčené otázky.

Informační audit

Informační audit je aktivitou či nástrojem, který je úzce spojován s tzv. znalostním managementem. Pro organizace a větší společnosti začíná být v dnešním digitalizovaném věku stále důležitější kontrola nad tokem informací, které cirkulují uvnitř firmy. Informace jsou nyní považovány za důležitou součást všech podnikatelských aktivit a informační/znalostní management tak získává silnější strategickou pozici v rámci celého firmy. Velmi často se však stává, že komunikace v rámci firmy nefunguje, informační proces je špatně nebo není vůbec nastaven, a informace tak neputují tam, kam mají. V takovém případě je třeba informační procesy a struktury uvnitř firmy optimalizovat a právě k tomu slouží informační audit.

Definice pojmu informační audit

Dle některých definic je informační audit „detailní analýza toho jaké informace organizace pro rozhodování na jednotlivých úrovních skutečně potřebuje a jak jsou tyto potřeby pokryty dostupnými informačními zdroji.“

Vzhledem k tomu, že se však jedná o vcelku nový pojem, souhrnná a všemi akceptovaná definice tohoto pojmu zkrátka neexistuje. Můžeme však naleznout množství definic jako např.: „Informační audit je nástroj znalostního, resp. informačního managementu, který objektivně odpovídá na konkrétní a jasně formulované otázky, týkající se informačních zdrojů a informačních služeb organizace, za účelem jejich optimalizace, vzhledem k naplnění cílů, poslání a vize organizace.“

V jakých případech se tedy informační audit využívá?

K informačnímu auditu se přistupuje hlavně v případě, kdy dochází k informačním nedostatkům či informačnímu přetížení. Například, když zaměstnanci či uživatelé nemají přístup k informacím, které potřebují, nefunguje mezi nimi sdílení informací, když jsou informace předávány pozdě či v neúplné podobě a nevhodné formě, nebo jsou příliš obsáhlé a nepřehledné.

Cíle informačního auditu

Cílem informačního auditu není jen odhalení existujících nedostatků, ale jeho součástí je navržení doporučení, případně řešení na jejich odstranění. Výsledky auditu slouží vedení společnosti také k definování či optimalizaci firemní informační strategie v návaznosti na celkovou strategii společnosti.

Rozdíl mezi informačním auditem a auditem IS/IT

Informační audit bývá často chápán jen jako audit informačních technologií a systémů uvnitř organizace. Toto pojetí však není zcela přesné, jelikož se zabývá samotnou problematikou IT/IS a to např. hodnocením jejich úrovně, jejich spolehlivostí, bezpečností dat a jejich využíváním.

Přístupy informačního auditu

Archivovaná verze stránky je dostupná na tomto odkazu.