Systémové pojetí akvizice

Akvizice – doplňování knihovního fondu, je jeden z nejdůležitějších procesů knihovnického systému. Na vhodné akviziční politice závisí všechny další procesy v knihovně, které na tuto činnost navazují (katalogizace, organizace fondu), a zejména poskytované služby. Špatně prováděnou akvizici nelze svádět jen na nedostatek financí. Akviziční pracovník musí znát nejen potřeby uživatelů, ale zároveň musí být dobrým ekonomem a vynalézavým pracovníkem, který hledá zdroje pro získávání dokumentů. Měl by dobře znát provoz celé knihovny, složení fondu, zdroje dokumentů, měl by být schopen provádět pečlivou evidenci objednaných a dodaných dokumentů, aby se vyvaroval získání nechtěného duplikátu (kontrola na duplikát). Ve své práci by měl využívat i metod koordinované akvizice, k níž bude využívat souborné katalogy a bude provádět akvizici ve spolupráci s nejbližšími knihovnami svého okolí. V současné době se od akvizičního pracovníka též očekává dobrá orientace na internetovém knižním trhu a práce s modulem akvizice v některém z automatizovaných knihovních softwarů.

Statické prvky systému akvizice:

Dokumenty, kartotéky deziderát (báze dat deziderát), evidence objednávek, evidence faktur, přírůstkový seznam Zaměstnanci – akviziční pracovníci, příp. účetní Zařízení – kartotéky, manipulační stoly, razítka, počítače, knihovní software, internet

Dynamické prvky akvizice

Profilování knihovního fondu

Profilování je trvalou funkcí akvizice a jeho úkolem je zajištění a stanovení optimální struktury a obsahu fondu. Nejprve si určíme profil knihovny podle následujících metodických hledisek:

Tématický profil – struktura se vyjadřuje ve formě klasifikačního schématu, která se používá v knihovně (MDT, deskriptory atd.) Druhy dokumentů – stanoví se struktura fondu podle druhů dokumentů (knihy, časopisy, vysokoškolské práce, patenty, normy…) Provenience dokumentů – stát, kde dokument vznikl. Shromažďujeme publikace ze země, která je podle expertů významná Institucionální hledisko – ve fondu nesmí chybět dokumenty špičkového pracoviště oboru Autorské hledisko – se stanoví bibliometrickými metodami. Do fondu přednostně zařadíme publikace vynikajících odborníků Životnost informací – v každém oboru zastarávají publikace jinou rychlostí. Zastaralé dokumenty nezískáváme, spíše vyřazujeme.

Sledování produkce informačních pramenů

Sledování produkce informačních pramenů Tento proces vyžaduje aktivní a soustavnou činnost akvizičního pracovníka, který by měl pravidelně navštěvovat knihkupectví, nesmí vynechat knižní veletrhy, výstavy knih, musí sledovat recenze, literární rubriky v časopisech a zejména odborný knihkupecký tisk. V současné době se i v této oblasti uplatňuje vyhledávání na Internetu. Na domácích stránkách nakladatelů lze sledovat produkci našich, ale i zahraničních dodavatelů. Pokud víte, které nakladatelství vydává literaturu, která je vhodná pro akvizici do fondu, můžete využít odkaz RSS. Pak vám budou do emailové pošty docházet novinky nakladatelství. Tuto službu nabízejí i česká internetová knihkupectví. Zdrojem informací pro nákup časopisů jsou každoročně vydávané ceníky, v kterých najdete základní informace zejména o aktuální ceně. Produkci ovšem sledují i uživatelé knihovny, kteří pak předávají své požadavky na získání dokumentu knihovně. 12.

Vytváření kartotéky deziderát

Dezideráta jsou dokumenty, které spadají do profilu knihovního fondu, nebyly zakoupeny a jsou požadovány. Knihovna by měla shromažďovat dezideráta pouze tehdy, je-li naděje na jejich získání. Databázi v automatizovaném knihovním systému je nutno stále aktualizovat. Dokumenty, u kterých uplynuly dva roky od vydání, v zahraničí již nejspíše nedostanete a ani česká produkce po této době nebývá na normálním knižním trhu..

Evidence objednávky

Každá objednaná kniha musí být evidována, aby akviziční pracovník měl stále přehled o již objednaných knihách a tak byla vyloučena duplicita nákupu. V klasických knihovnických systémech osvědčuje evidence v Excelu. V automatizovaných knihovnických systémech se dezideráta ukládají, aby se později staly podkladem pro sestavení objednávky, a jsou již v této fázi kontrolovány na duplikát.

Přímý nákup dokumentu

V praxi, zejména veřejných knihoven, je obvyklé nakupovat knihy přímo u knihkupců bez objednávky. Je potřeba tento způsob zvažovat zejména proto, že hrozí objednání duplicitních výtisků. Výhodou tohoto způsobu nákupu je, že požadovanou knihu získáte bez prodlení a na místě si můžete zkontrolovat bezvadnost výtisku. Některé knihovny získávají ukázku nově došlých knih od knihkupce a mají možnost bez objednávky si vybrat vhodné dokumenty. V objednávce pak doobjednají pouze další výtisky. Při přímém nákupu dokumentů se někdy platí v hotovosti. V prodejně se vyžádá paragon, který dodatečně proplácí účtárna.

Objednávka

Častějším postupem při akvizici je zasílání objednávek dodavateli knih. V AKS je hlavní akviziční funkcí vytvoření objednávky. Záznamy mohou být zobrazovány v katalogu se statusem "objednáno". Jestliže budete objednávat více výtisků od již objednaného nebo získaného dokumentu, měli byste mít možnost zkopírovat záznam pro vytvoření nové objednávky. Jinak jsou procedury pro vstup dat stejné jako pro vstup dat v katalogizačním modulu (např. validace dat). Systém automaticky generuje datum a číslo objednávky. Připravená objednávka se posílá emailem. V současnosti mají nakladatelé, distributoři i knihkupci vlastní formuláře pro objednávky knih. Pokud však objednáváte dokumenty touto cestou, nezapomeňte objednávku evidovat buďto v AKS nebo opět ve vaší evidenci, aby se nestalo, že objednáte duplicitní výtisk.

Urgence objednávky

Pokud dokument není včas dodán, nebo dodavatel po měsíci od vydání dokumentu neinformuje knihovnu o osudu objednávky, je nutné dodání dokumentu urgovat. Urgence obsahuje podobné údaje jako objednávka. Nezapomeňte v evidenci objednávek vyznačit datum urgence. AKS a urgence objednávky. Důležitou částí každé akviziční funkce je možnost vytváření urgencí pro nedodané dokumenty. Urgence jsou automaticky generovány počítačem, případně knihovníky, kteří generují urgence v případě potřeby. Dokument je automaticky určen pro urgenci, jestliže uplyne očekávaná lhůta dodání obvyklá pro dodavatele.

Dodávka dokumentu

Každý dokument do knihovny se přijímá na základě průvodního dokladu (dodacího listu, faktury, průvodního seznamu při výměně, seznamu darovaných publikací). Nemá-li zásilka seznam, vyhotoví jej knihovna a nechá si jej od odesílatele potvrdit. První krok příjmu dokumentu je verifikace, kdy po dodání zásilky dokumentů zkontrolujeme úplnost vyřízení objednávky a bezvadnost dokumentů. Kompletně vyřízenou objednávku vyřadíme z evidence objednávek. Vlastnictví knihovny vyznačíme orazítkováním na rubu titulního listu a vybrané stránce dokumentu - adjustace. AKS a dodání dokumentu Po dodání dokumentu do knihovny lze nalézt v bázi dat objednávku, buďto podle jejího čísla, dodavatele nebo názvu dokumentu. Příjem dokumentu lze jednoduše potvrdit pouze přidělením data dodání. Je důležité, aby bylo možno manuelně provést v záznamu i některé změny, zejména v polích vyhrazených cenám. Objednávky více dokumentů je možno přijmout i nekompletní, ale je nutné, aby systém automaticky upozornil na nedodané dokumenty.

Likvidace faktur

Po dodání faktury knihovník zkontroluje objednávku. V některých knihovnách vyžaduje účtárna k jednotlivým položkám uvést přírůstková čísla a na fakturu potvrdí dodávku razítkem a podpisem zodpovědné osoby. V některých knihovnách stačí razítko a podpis

Prvotní evidence

Dokumenty neseriálové povahy, které nejsou určeny ke spotřebě, zapíšeme do přírůstkového seznamu. Jednotlivá čísla periodik zapisujeme do pomocné evidence periodik. U periodického tisku se jako knihovní dokument zaznamenává do přírůstkového seznamu ukončený ročník nebo svazek.

Prvotní evidence dokumentů se řídí vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 21. února 2002 č.88/2002.  Tato vyhláška neurčuje formu, jakou má být přírůstkový seznam veden.

Přírůstkový seznam je hlavním správním a účetním dokladem fondu dokumentů, v němž se eviduje pod jedinečným číslem, každá knihovní jednotka a zaznamenávají se její důležité identifikační, akviziční, finanční a lokační údaje. Vyhláška předpisuje, aby přírůstkový seznam obsahoval zpravidla tyto údaje: datum zápisu, přírůstkové číslo, autora a název dokumentu, místo a rok vydání dokumentu, cenu dokumentu, příp.vazby, způsob nabytí. Většinou se připojují ještě důležité lokační a akviziční údaje: signatura. Klasický přírůstkový seznam na tiskopisech SEVT neplní jen funkci evidenční, ale je základem pro vypracování statistik. Je možno z něho zjistit rozsah fondu, celkový roční přírůstek, podíl jednotlivých zdrojů na budování fondů, hodnotu fondu, průměrnou cenu knih, druhovou evidenci, tematickou evidenci. Tento přírůstkový seznam měl mít nepadělatelnou formu, záznamy musí být čitelné, opravy provedené přeškrtnutím a v poznámce uvedené, kdo opravil. Vyřazené dokumenty měly položky přeškrtnuté a u nich uvedeno číslo úbytkového seznamu a důvod vyřazení. Přepis celého přírůstkového seznamu byl možný pouze se souhlasem nadřízeného orgánu.

Přírůstkové číslo je nepřenosné, není ho možno přidělit duplicitně. 

Přírůstkové číslo v malých knihovnách může být průběžné, ve větších se zpravidla každým rokem začíná s novou aritmetickou řadou, číslo se pak lomí posledním dvojčíslím roku (nyní čtyřčíslím). Přírůstkové číslo zapíšeme do dokumentu na rub titulního listu, na fakturu, místní seznam, uvádí se i na katalogizačním záznamu.

==
== Okolí systému akvizice ==
==

Do okolí systému akvizice patří zejména knižní trh, finanční možnosti knihovny a spolupracující knihovny

12. Knižní trh Knižní trh tvoří tři složky. Nakladatelství, knižní distributor (dodavatel, velkoobchod) a knihkupectví. K nim by měla patřit i tiskárna, ale ta nemá pro akvizici dokumentů význam.

21. Domácí knižní trh

Český knižní trh patří mezi střední trhy. Jeho velikost se určuje podle počtu obyvatel. Má tedy kolem 10 mil. potenciálních čtenářů. Po roce 1989 se zásadně knižní trh změnil. Proměnila se zejména nakladatelská sféra v ČR. Dříve existovalo jen něco málo přes 16 poměrně velkých státních nakladatelství. Nyní je odhadem asi 4840 firem. Evidence na Ministerstvu kultury se již neprovádí a agentura ISBN neeviduje všechna nakladatelství. Vychází více titulů, ale v mnohem menším nákladu. Poslední tři roky se počet titulů pohybuje kolem 18 000. Náklad se pohybuje v rozmezí 3 500-5 000 výtisků. Nejnižší náklad má u nás básnický debut – do 200 výtisků a bestselerový autor a jeho román 30 000 – 60 000 výtisků. Po roce 1990 přestali čeští nakladatelé uvádět data o nákladech svých publikací. Překlady tvoří asi třetinu produkce. Nejvíce se překládá z angličtiny, němčiny, s velkým odstupem následuje francouzština a v současné době se zvyšuje počet publikací přeložených z ruštiny. Došlo i ke změnám v obsahové struktuře knižní produkce. Zejména jsou vydávány beletrie, literatura faktu, historické a životopisné knihy. Následují společenské vědy, ekonomika, právo, přírodní vědy matematika. Zvyšuje se dovoz i vývoz publikací. Výrazně se zvýšila i cena knihy. V České republice platily pevné ceny od dvacátých let 20. století do roku 1990. Nyní většina knihkupců dodržuje tzv. doporučené slevy stanovené nakladatelem. Lze však zakoupit se slevou knihy prodávané na akcích). Zlevňovat lze knihy i pomocí různých výhod (např. slevy pro studenty, knihovny, důchodce, stálé zákazníky, na veletrzích). Také knihy zakoupené v internetových knihkupectvích jsou levnější. (Pistorius) Od roku 2010 lze sledovat i na českém knižním trhu nárůst vydávání e-knih. Nakladatelé si uvědomují, že tento způsob vydávání nelze opominout. I čtenáři začali vyhledávat elektronickou formu knihy. Výhody těchto knih jsou velké. Můžete mít až tisíc titulů ve čtečce, nakoupit se dají kdykoli, po zaplacení je možno rychle stáhnout, jsou levnější než tištěné knihy, elektronický inkoust ve čtečkách neunavuje oči. Vývoj čteček je velmi rychlý a firmy se předhánějí v nabídkách služeb: např.: mluvený text, zvětšování písma, barevné obrázky atd.

3.1.1.1 Nakladatelství Instituce, která vydává dokumenty, zajišťuje finanční prostředky a odpovídá za jazykovou, odbornou a výtvarnou úroveň dokumentů. V některých případech nakladatelství dokumenty též distribuují a prodávají. Přesto, že cena knihy je v nakladatelství příznivější, knihovny zde nakupují méně často. Knihovna se svým minimálním počtem odebíraných výtisků není pro nakladatele příliš lukrativním zákazníkem. Také nakladatel předpokládá, že čtenář knihu v knihovně přečte, aniž si jí koupí. V některých případech se však přímý nákup u nakladatele vyplatí. A to nejen knihovnám, ale také nakladatelům. V případě rozsáhlých děl, vydávaných na pokračování s určitým časovým odstupem (většinou se jedná o díla encyklopedická), potřebuje mít nakladatel předem jistotu určitého množství odebraných výtisků. Přijímá proto přímé objednávky na jednotlivé svazky, poskytuje slevu na zakoupení všech svazků, nebo záruku na stálou cenu bez ohledu na inflaci a podobně. Akviziční pracovník si takto zajistí kompletní dílo za výhodných podmínek. Přímý způsob prodeje praktikuje v tomto případě nakladatel obvykle raději, než prodej prostřednictvím distributora nebo knihkupce. Nakladatelé, kteří se zabývají vydáváním úzce zaměřených specializovaných titulů, nemají pro své produkty rozsáhlý počet odběratelů z řad knihkupců a knižních distributorů. Proto vyhledávají odběratele přímé, včetně knihoven. Malá nakladatelství nemají širokou distribuci, jejich knihy nejsou běžně k dostání v knihkupectvích. Proto knihovnám leckdy nezbývá jiný způsob získání titulů než přímo od nakladatele. Pokud nakladatelství přichází na trh s novým dalším vydáním publikace, přičemž výtisky původního vydání má stále na skladě, snaží se starší výtisky prodat. Stejně tak v případě dokumentů obsahově zastaralých. Knihovny pak mohou využít výrazné cenové slevy, které nakladatel na tyto tituly poskytuje. Zde je však potřeba zvážit obsahovou vhodnost knihy, akviziční pracovník musí mít stále na paměti profil knihovny a potřeby čtenářů. Kde lze najít seznam nakladatelů ne internetu: Nejobsáhlejší přehled nakladatelů najdete v Almanachu Labyrint (www.almanachlabyrint.cz ). 3.1.1.2 Knižní distributor Knižní distributor (nebo také knižní velkoobchod) zprostředkovává pohyb knih od nakladatele ke knihkupci, někdy i k cílovému zákazníkovi. V České republice je výhodné využít českých distributorů (dodavatelů) k nákupu zahraniční literatury. Při výběru dodavatele je nutno nejen přihlédnout k cenám za publikace, ale především zvažovat spolehlivost firmy, dodací lhůty, šíři sortimentu a nabídku služeb.Důležité je poradit se s kolegy v jiných knihovnách. Hlavním důvodem pro využívání služeb dodavatele je úspora administrativy. Akviziční pracovník nekontaktuje více nakladatelství, nevyřizuje celní formality a bankovní poplatky Distributoři nejen knihy prodávají, ale zejména nabízejí různé služby. Poskytují periodické informace o nových přírůstcích na lístcích nebo na disketách či online přístup k databázi nakladatele a poskytují též kompletní katalog svých zásob. Online přístup umožňuje nejen vyhledávání, ale i tvorbu objednávky, její odeslání e-mailem. Celý proces akvizice se tímto způsobem zrychlí, ale také zlevní. U distributorů zejména nakupujeme zahraniční literaturu a téměř výhradně periodika. Někteří distributoři vystaví tzv. pro forma fakturu, která vás informuje o ceně objednaných dokumentů. Někteří vyžadují zaplatit požadovanou objednávku předem, akviziční pracovník pak musí bedlivě hlídat dodání dokumentu, a pokud není včas dodán, požadovat vrácení finančního obnosu. Distributoři časopisů zveřejňují publikované časopisy s ceníky. Sledují dodávání jednotlivých čísel, zařizují urgence a celní poplatky. Je úkolem knihovny vybrat vhodného dodavatele, který nabízí nejen přijatelné ceny (pozor na skryté náklady), ale také služby (např. hlídání dodávky atd.). V současné době jsou preferovány služby spojené se zpřístupňováním plných textů časopisů na internetu. Tištěný časopis spolu s jeho plnotextovou formou na Internetu je výhodným zdrojem akvizice, zejména pro knihovny, které slouží komplexu ústavů (ČAV nebo univerzita). Uživatelé pak mají přístup ke svému časopisu ze své pracovny či domova 7 dní v týdnu a 24 hodin denně, bez ohledu na otvírací dobu knihovny. U kmenových časopisů knihovního jádra nespoléháme však pouze na jeho elektronickou podobu, ale z archivních důvodů objednáme ještě tištěnou variantu. Přehled českých časopisů je na stránkách Unie vydavatelů , kde najdete statistické údaje o vydávání periodik a hodnocení prodeje a výsledky ankety Časopis roku. 3.1.1.3 Knihkupectví

Knihovny obvykle spolupracují se stálým okruhem knihkupců. Na malých městech je to jedna prodejna, která knihovně nabízí novinky, ale také obstará knihy, které nemá na skladě. Některá knihkupectví poskytují knihovnám slevy. Platí se buďto hotově (na paragon) nebo fakturou (bezhotovostně).

3.1.1.4 Internetová knihkupectví

V současné době se knihovny začínají obracet se svými požadavky na internetová knihkupectví. Internetové knihkupectví může být provozováno samostatně (výhradně na Internetu) nebo jako doplněk ke kamennému knihkupectví např. Daemon.cz či k nakladatelství nebo distribuci. Internetová knihkupectví se mohou odlišovat oborově, nebo mohou nabízet knižní produkci jen některých nakladatelství. Velká internetová knihkupectví jsou zaměřena všeobecně, čili zde zákazník může na jednom místě uspokojit své různorodé kulturní a informační potřeby.

Přednosti a zápory internetových knihkupectví: Internetová knihkupectví jsou zdrojem akvizice zejména knihoven, v jejichž okolí klasické knihkupectví není. Akvizitér má možnost sledovat informace o nových knihách, zkontrolovat objednávku na duplicitu a jednoduše knihy objednat. Virtuální obchod nezaměstnává velké množství profesionálních knihkupců, ale vesměs pouze skladové pracovníky na balení a odesílání publikací. Neplatí nájem ani drahé vybavení prodejen. Proto se v internetových knihkupectvích publikace prodávají za nižší cenu, než za jakou jsou nabízeny v klasickém knihkupectví. Navíc se ale zaplatí poštovné a balné a tak je samozřejmé, že tento způsob nákupu se vyplácí pouze u většího počtu objednaných publikací. Kvalitní internetová knihkupectví umožňují vícehlediskové vyhledávání publikace. Zároveň je však možné pouze celou nabídku prohlížet a číst si podrobné anotace nebo recenze. Obvykle tento text provází kopie obálky publikace. Někteří zákazníci však postrádají při tomto způsobu prodeje fyzický kontakt s knihou a zcela jedinečnou atmosféru kamenného knihkupectví. Je však třeba počítat i se složitějšími postupy při reklamaci vadných výtisků a s negativy Internetu samotného – nesolidností nabídek, pomíjivostí stránek a institucí, které je prezentují.