Vyřazování dokumentů

Vyřazování je vyčlenění knihovní jednotky z fondu. Podle knihovního zákona je důvodem k vyřazení knihovní jednotky zastaralý obsah, nebo poškození a možno je též vyřadit multiplikáty. Nejprve je nutno sepsat tyto položky do nabídkového seznamu a po schválení zřizovatelem, zaslat spolupracujícím knihovnám, zda si některé námi vyřazené dokumenty neodkoupí. Dalším krokem je nabídka knih Národní knihovně. Pak je možno nabídnout vyřazené dokumenty dalším institucím a posledním možným krokem je odevzdání papírových dokumentů do sběru. Knihovní dokumenty z konzervačního fondu a z historického fondu lze vyřazovat pouze se souhlasem ministerstva. Všechny záznamy je nutno vyřadit z evidence. Přeškrtnout položku v přírůstkovém seznamu, vyjmout lístky ze všech katalogů a do knihy dát razítko vyřazeno.

Automatizace

Při využívání výpočetní techniky se činnosti při vyřazování značně zjednoduší. Knihovník vybere dokument v katalogu, označí jej pro vyřazení. Je dotázán na důvod k vyřazení a také je mu oznámena skutečnost, že nebude žádný výtisk v knihovně. Ostatní funkce provede počítač. Uloží záznam do seznamu (databáze) úbytků, vyřadí záznamy z evidencí a vytiskne nabídkový seznam pro jiné knihovny, antikvariáty atd.

Úbytkový seznam Stejně tak jako u přírůstkového seznamu, může být úbytkový seznam v databázi počítače nebo vytištěný. Do tohoto seznamu se zapisují dokumenty, které byly z knihovního fondu vyřazeny. Obsahuje: datum a číslo zápisu, nezbytné bibliografické údaje o dokumentu – autor, název. Uvede se důvod odpisu, cena knihy a případně číslo jednací povolení k vyřazení.