Charakterizujte principy sdílené katalogizace

Definice pojmu sdílená katalogizace

Sdílená katalogizace je způsob katalogizace, při které spolupracuje skupina knihoven. Každá knihovna z této skupiny nezpracovává svůj fond pouze prostřednictvím originální katalogizace, ale v maximální míře využívá jiných zdrojů, tj. souborných katalogů nebo jiných bází. Podstatou sdílené katalogizace je sdílet a přebírat bibliografické záznamy, a tím předejít nebo omezit multiplicitní katalogizaci dokumentů. Sdílená katalogizace by také měla šetřit čas katalogizátorů.

Základní postup katalogizátora při sdílené katalogizaci

1. kontrola na duplicitu: Katalogizátor nejprve nahlédne do báze jiné knihovny/společné báze zúčastněných knihoven (centrální báze) a zkontroluje, jestli byl pro daný dokument záznam již vytvořen.
2. převzetí/stažení záznamu:V případě že katalogizátor záznam nalezne, stáhne jej z báze do bibliografické databáze vlastní knihovny a edituje dle své potřeby (například změní věcné zpracování nebo přidá svou signaturu).
3. vytvoření nového záznamu: V případě, že záznam daného dokumentu ještě vytvořen nebyl, katalogizátor jej vytvoří. Tento záznam je pak dostupný ostatním knihovnám pro převzetí.

Způsoby a rozdělení sdílené katalogizace

Dle článku G. Krčmařové Sdílená katalogizace a CASLIN lze v rámci souborných katalogů rozlišit 4 způsoby katalogizace:

1. katalogizace probíhá primárně v lokální databázi a záznamy jsou následně dodávány do souborného katalogu - pravděpodobně nejčastější model souborného katalogu (CASLIN)
2. katalogizace probíhá primárně v souborném katalogu a po té jsou záznamy kopírovány do lokální databáze - model umožňující kvalitnější sdílenou katalogizaci
3. katalogizace probíhá simultánně v lokální i v centrální databázi (v souborném katalogu) - model náročný na moderní technologii správy souborného katalogu a katalogizačního modulu knihovny; neprovádí se sekundární přenos záznamů do ani ze souborného katalogu do lokálních databází.
4. plně centralizovaná databáze - souborný katalog v tomto případě funguje také jako katalogizační modul pro spolupracující knihovny; knihovny nebudují lokální katalogy (na tomto principu funguje BIBSYS).
   

V jiných zdrojích se uvádí rozdělení sdílené katalogizace na služby přebírání záznamů a sdílená katalogizace do společné bibliografické báze.

1. Přebírání záznamů je vysvětleno na příkladu dvou knihoven, které mají vlastní automatizované knihovní systémy (AKS) s vlastními bibliografickými databázemi. AKS knihovny umožňuje pomocí komunikačního protokolu jednoduché vyhledání a stažení záznamů. Katalogizátor před zahájením katalogizace prohledá bibliografickou databázi druhé knihovny. Pokud záznam nalezne, převezme ho do své databáze a upraví ho dle svých potřeb. Pokud záznam v databázi druhé knihovny není, zpracuje ho katalogizátor sám.
2. Sdílenou katalogizaci do společné bibliografické báze můžeme rozdělit na dva typy. První typ je katalogizace, při které zúčastněné knihovny pracují jen v centrální bázi (nemají žádnou vlastní bibliografickou bázi). Druhý typ zahrnuje kromě centrální báze i samostatné lokální báze jednotlivých knihoven.

Problémy a podmínky pro sdílenou katalogizaci

Všechny způsoby sdílené katalogizace provázejí různé druhy úskalí. Mezi technické problémy patří například heterogenní prostředí automatizovaných knihovních systémů, použití odlišných komunikačních protokolů nebo rozdílná implementace standardů. Dále jsou tu organizační problémy, které zahrnují různé pohledy na úroveň a kvalitu jmenného a věcného popisu či různé systémy klasifikace. Pro funkční a efektivní sdílenou katalogizaci je tedy nutné splnit jisté technické a organizační podmínky.

1. Technické podmínky: Jednou z těchto podmínek je, aby spolupracující knihovny používaly shodný komunikační protokol. Hlavním komunikačním kanálem pro sdílenou katalogizaci v České republice je protokol Z39.50. Další podmínkou je použití shodných znakových sad. "V ČR se běžně používá více znakových sad, převážně CP 1250 (WIN 1250), ISO 8859-2 (ISO Latin 2), méně pak CP859 (PC Latin 2) a další Značné množství AKS již používá znakovou sadu UTF-8, která problém řeší spolehlivě. Na tuzemském trhu je však přesto ještě mnoho knihovních systémů, které UTF-8 nepodporují (nicméně jejich producenti podporu UTF-8 plánují – např. firma Lanius)" Důležitým předpokladem k úspěšné sdílené katalogizaci je také shodný formát záznamů. V ČR jsou používány dva formáty - UNIMARC a MARC21.
2. Organizační podmínky: Mezi organizační podmínky řadíme schopnost knihoven provádět shodnou úroveň katalogizace. Tato podmínka je především nutná u sdílené katalogizace do jedné báze. U přebírání záznamů nemusí být úroveň katalogizace shodná, neměla by však být nižší. Další podmínkou je použití shodných katalogizačních pravidel. V ČR se ve většině knihoven používají pravidla AACR2. Mezi další organizační předpoklady také patří shodná práce s autoritami a shodné věcné třídění.

Sdílená katalogizace od firmy Lanius

Sdílenou katalogizaci umožňuje firma Lanius svým uživatelů automatizovaného knihovního systému Lanius už od roku 1997. Od roku 2001 se do systému zapojili také uživatelé automatizovaného knihovního systému Clavius. V lednu 2013 bylo zapojeno přes 1400 knihoven, používajících knihovní systém LANius nebo Clavius. Sdíleno je přes 2 400 000 titulů všech druhů dokumentů.
Knihovny zapojené do sdílené katalogizace v tomto případě nekatalogizují do společné báze, ale do vlastních bibliografických databází (lokálních bází). Právě zkatalogizovaný dokument se maximálně za dvě hodině přenese z těchto lokálních bází do centra sdílené katalogizace, kde je automaticky provedena kontrola duplicity. Dokumenty, které jsou již v centru sdílené katalogizace, se vyloučí a naopak všechny záznamy, které se vyskytují prvně se pošlou do jednotné báze. Poté je záznam dokumentu nejpozději za další dvě hodiny k dispozici dalším zúčastněným knihovnám.

Tato katalogizace se využívá jen pro katalogizaci nových přírůstků (při nákupu nového fondu) a je funkční pro všechny typy dokumentů (ale v LANiu jen monografie, kartografické dokumenty, hudebniny). Důležité je, že přispívající knihovny (s veřejným WWW katalogem) by měly používat katalogizační pravidla AACR2. Při katalogizaci splňuje rozsah záznamu podmínky minimálního záznamu pro souborný katalog Národní knihovny ČR. Záznamy jsou přenášeny v mezinárodním formátu UNIMARC nebo MARC 21.Sdílená katalogizace je podmíněna programem ishare.exe, který stahuje záznamy ze serveru firmy pomocí HTTP protokolu z portu TCP 80.
Do sdílené komunikace se mohou zapojit knihovny s trvalým připojením LAN do sítě (pevná linka) ale i knihovny s občasným připojením do sítě (např. modemem nebo jiné jednorázové připojení).

• Vyžadováno trvalé nebo občasné připojení internetové LAN sítě.
• Nezbytné softwarové nároky dnes splňuje už každý počítač. Program funguje jen ve Windows.

Základní principy spolupráce

• Knihovna poskytuje bezúplatně všechny záznamy nových přírůstků knih, map a hudebnin.
• Centrum poskytuje bezúplatně všechny shromážděné tituly všech zúčastněných knihoven (knihovny používající Clavius mění záznamy všech dokumentů, např. AV včetně skladeb!).
• Poskytnuté záznamy ztrácí v centru informaci o svém původu - jsou zcela anonymní.
• Centrum nezveřejňuje záznamy o počtu poskytnutých záznamů z jednotlivých knihoven.
• Počet využitých zkopírovaných záznamů z jednotlivých knihoven se rovněž neeviduje.