Pracovní rozklad činností (WBS). Principy tvorby, smysl a návaznosti na další části plánu projektu. Řízení změn

WBS (Work Breakdown Structure) je jednoduchou analytickou technikou používanou v projektovém managementu. Obsahuje systematický hierarchický rozklad práce, která musí být na projektu vykonána, a která se dotýká rozsahu (kvality), nákladů a času. Jejím cílem je rozložit projekt na jednotlivé činnosti až do takové úrovně podrobnosti, aby k nim bylo možné přiřadit odpovědnosti, pracnost a časový horizont.

WBS slouží k nalezení a zpřehlednění všech potřebných dodávek a výsledků potřebných k dodání všech výstupů projektu. Jedná se o stromovou strukturu, která je předpokladem toho, že se nezapomene na nic důležitého, a na druhé straně je pojistkou, že se nebudou vytvářet zbytečné výstupy. Zkompletovaná WBS musí být uložena, komunikována a dodržována po celou dobu projektu, nedá se obejít.

WBS většinou zpracovává projektový manažer vždy před začátkem realizace projektu. Struktura činností může být podle složitosti a rozsahu projektu různě strukturovaná a složitá - od jednoduchého seznamu činností pro malé projekty, po vícestupňovou strukturu seskupených činností do ucelených bloků či balíčků pro velké složité projekty.

Co WBS umožňuje?

Vytvořit přesnější odhady času a nákladů
Naplánovat potřebné zdroje
Objasnit rozsah projektu
Identifikovat a omezovat rizika
Větší kontrolu nad průběhem projektu
Vytvořit přesnější plán
Lépe pochopit dopady při změně rozsahu
Využít odhady nákladů pro budoucí projekty

Základní principy WBS

Pravidlo 100 %

Jde o hlavní princip vytváření WBS. Nutností WBS je vždy pokrýt celý cíl projektu. Tímto se stanovuje, že WBS zachycuje všechny dodávky - vnitřní, vnější i prozatímní - z hlediska práce která musí být vykonána. Pravidlo se vztahuje na všechny úrovně v rámci hierarchie. Kdyby ve WBS něco chybělo a muselo by se později při vypracování projektu něco měnit, zbytečně by to konzumovalo čas navíc.Zároveň ale pravidlo pokrývá to, že WBS nesmí obsahovat nic navíc.

Podmínka nepřekrývání obsahu elementů

Pravidlo 100% lze ještě doplnit podmínkou, že ve WBS nesmí docházet k překrývání obsahu mezi dvěma prvky, které jsou v různých větvích stromu. Taková dvojznačnost by mohla vést k duplicitní práci, nebo chybám v důsledku překrývání odpovědnosti a autority. Důsledkem takového překrývání mohou být i chyby při kalkulaci nákladů.

Plánování výstupů, ne činností

WBS nesmí řešit, jak je daného cíle dosaženo. Prvky WBS musí vždy představovat výsledky a ne akce, které vedou k jejich vytvoření. Nesmí ani řešit časové závislosti mezi svými jednotlivými elementy. Tím je zaručeno, že WBS neomezuje vynalézavost a tvůrčí myšlení účastníků projektu.

Úroveň detailů

Metoda sama nestanovuje přesně počet úrovní pro strom rozpadu, ani úroveň detailu nejmenších prvků rozpadu. Pokud bude několik týmů nezávisle na sobě vytvářet WBS pro stejnou dodávku, jejich výsledné WBS nebudou totožné.

Praktické tipy pro tvorbu WBS

Začít ze shora směrem dolů na úroveň, která je dostatečně smysluplná a uříditelná a zajistit, že bude dodávka kompletní tzn. identifikujte všechny relevantní aktivity
Na nejnižší úrovni WBS by měly být aktivity, jejichž výstup je elementární součástí dodávky díla
Vyhnout se nepotřebným detailům a dát si pozor na milníky
Stupeň detailu musí umožňovat přiřazení zodpovědnosti jednotlivé osobě nebo entitě
Na konci rovést revizi WBS s projektovým týmem a zadavatelem projektu

Kontrola správnosti WBS

„Pravidlo 80 hodin“ říká, že úsilí pro dodání koncového elementu by nemělo být větší než 80 hodin.
Žádná aktivita by neměla být delší než je jedno dohodnuté vykazované období.
Pravidlo smysluplnosti říká, že je nutno posoudit smysluplnost dalšího rozdělení pomocí „zdravého rozumu“.

Odkazy

Literatura

K vypracování článku byly použity učební texty Heleny Lipkové k předmětu Projektování informačních systémů.

Reference

Související články

Iniciační fáze projektu, obsah, smysl a odlišnost proti fázi plánování. Business case, RFI a RFP
Pojednejte o časovém plánu projektu a základních principech jeho tvorby

Klíčová slova

pracovní rozklad činností, WBS, plánování projektu, řízení změn