Odhady pracností. Metody, postupy a úskalí

Odhady pracnosti, respektive jejich stanovení je důležitou součástí projektového managementu. Prvotní odhady jsou vytvářeny v iniciační fázi projektu. Odhady tvoří vstupy do tvorby nabídek, stanovení ceny projektu, plánování i řízení projektu. Tvorba odhadů je úzce spojena s porozuměním rozsahu projektu, kvalitativním kritériím a také stanovením způsobu, jak bude dohodnutý výsledek projektu vytvořen a dodán.

Odhady se vytváří po zhotovení WBS a kdykoliv se vyskytnou změny. Rámcově také mohou být zhotoveny při přípravě business case - při rozhodování zda se ucházet o zakázku. Mohou probíhat také při přebírání projektu a kdykoliv dojde k autorizaci změny v oblasti služeb, materiálů, zdrojů atp.

Je potřeba analyzovat rizika projektu, požadavky projektu (technologické, dovednostní), obchodní a politická rizika a další. Stanovují se odhady zdrojů (lidských, prostorů, materiálů atp.), časové náročnosti a nákladů a jejich vzájemné vazby.

Metody odhadu

Dekompozice práce

Široce rozšířenou formou dekompozice práce je Work Breakdown Structure (WBS). Jedná se o dokument obsahující systematický hierarchický rozklad práce, která musí být na projektu vykonána, a která se dotýká rozsahu (kvality), nákladů a času. Cíl projektu je tak rozložen na jednotlivé dodávané produkty

Důležité při tvorbě WBS je, aby vždy pokryla 100% cíle projektu, nic nesmí být vynecháno. Později při vypracování by totiž změna znamenala velkou časovou zátěž. Obsah prvků se také nesmí navzájem překrývat.

WBS neřeší časové závislosti mezi svými jednotlivými elementy ani jak je daného cíle dosaženo - představuje výsledky, ne akce.

Expertní odhady

Expertní odhady (také označované jako Delfínská metoda) využívají pro odhady názory lidí s předchozími zkušenostmi vývojem a řízením projektů. Jedná se o týmy složené jak z projektových manažerů, tak i expertů v konkrétních oblastech daného projektu (např. u vývoje softwaru se může jednat o programátory, analytiky atp.). Jedná se o častou metodu odhadů pracností a používá se především u projektů, kde nelze předložit měřitelná data.

Při expertním odhadu se postupuje tak, že nejdřív je skupině expertů popsán záměr projektu. Následně každý z expertů představí svůj odhad, pokud se však odhady výrazně liší, předpoklady se znovu prodiskutují a musí být představeny nové odhady. Jakmile se odhady již příliš neliší, dojde k jejich zprůměrování, které je použito jako finální odhad.

Největší nevýhodou této metody může být subjektivita expertů. To lze však alespoň částečně vyřešit větším počtem podílejících se expertů.

Odhad pomocí analogie

Odhad pomocí analogie je metoda, kterou je možné použít, pokud existuje nějaký projekt s co nejvíce podobnými charakteristikami a s dostupnými daty o pracnosti. Jedná se totiž o použití zkušeností z předchozích projektů a jejich porovnání. Nutností pro provedení této metody jsou taktéž pokročilé analytické dovednosti, které předchází nalezení "falešné souvislosti", která by mohla negativně ovlivnit přesnost odhadu.

I proto je metodu analogie vhodné používat jako doplňkovou metodu, například k expertnímu odhadu.

Odhady založené na modelu

Metody založené na modelech se snaží o vytvoření všeobecně platných postupů pro vytváření odhadů. Patří mezi nejobjektivnější z metod odhadů. Mezi takové modely patří například Use-case point (UCP), Function Point Analysis (Metoda funkčních bodů), Cocomo nebo Cosysmo.

Metody zpřesnění odhadů

Některé metody se nehodí přímo pro prvotní odhady v iniciační fázi projektu, ale mohou být použity pro upřesnění prvotních odhadů. Ke zpřesňování odhadu dochází zpravidla v plánovací fázi projektu. Mezi takové metody patří například Critical Chain Method (Metoda kritického řetězce), Critical Path Method (Metoda kritické cesty) nebo PERT analýza. Tyto metody jsou také častými metodami pro tvorbu časových plánů projektu.

Důvody problémů

• Lidé obecně mají tendenci být příliš optimističtí a očekávají, že se záležitosti budou vyvíjet spíše příznivě.
• Dosavadní zkušenosti se berou v úvahu jen zčásti. Jestliže se projektuje nějaký systém, odhaduje se jeho rozsah analogií s podobným systémem.
• Někteří manažeři mohou vyvíjet příliš tlaku na projektový tým snahou o příliš nízké odhady, které tvoří nerealistické, příliš agresivní deadlines.
• Problémy ale mohou nastat i z druhého konce škály, kdy jsou odhady "pro jistotu" vytvářeny příliš vysoké.

Obtíže odhadů

• Silná závislost všech parametrů výsledného produktu, jako jsou náklady, kvalita řešení atd., na kvalitě řešitelského týmu.
• Rychle se měnící podmínky (vlastnosti hardwaru, měnící se způsoby používání počítačů) silně snižují opakovatelnost řešení. Jedná se tedy o stanovení pracnosti úkolu, který je do značné míry unikátní.
• V programování se dosud neustálily pracovní postupy.
• Rychlý vývoj - ke změnám podmínek řešení (know-how, hardware) může dojít i během řešení jediného úkolu.

Jaké otázky si při odhadech pokládat

• Kdo a co je potřeba?
• Kdo může práci odvést?
• Kdo je k dispozici?
• Jaká je nezbytná úroveň kompetencí?
• Jaký bude dopad na čas a náklady?
• Kolik úsilí bude stát zajištění aktivit projektového managementu a administrativní podpory?
• Jak velká jsou asociovaná rizika?

Odkazy

Literatura

K vypracování článku byly použity učební texty Heleny Lipkové k předmětu Projektování informačních systémů.

Související články

Pracovní rozklad činností (WBS). Principy tvorby, smysl a návaznosti na další části plánu projektu. Řízení změn
Iniciační fáze projektu, obsah, smysl a odlišnost proti fázi plánování. Business case, RFI a RFP
Pojednejte o časovém plánu projektu a základních principech jeho tvorby

Klíčová slova

projektový management, odhady pracností, Work Breakdown Structure