Průzkum informačních potřeb

Průzkumem informačních potřeb můžeme zachytit změny a aktualizovat informace o potřebách uživatelů, ale zároveň jej využít i k propagaci nových služeb a při přípravě uživatelů k efektivnější práci s informačními prameny. Zjištěné výsledky z průzkumu mohou pomoci knihovníkovi např. ve stanovení priorit v jeho práci. Nároky na technické vybavení je možno lépe zdůvodnit, je-li podpořeno požadavky uživatelů a kvantitativními údaji z výsledků průzkumu. Sledování a prognózování informačních potřeb umožňuje řídit akvizici a ovlivnit profilování knihovního fondu. Jestliže průzkum provádí sám knihovník, pak přispívá ke svému sebevzdělání, k rozšíření znalostí o oboru a problémech, které řeší zřizovatelská instituce. Také se učí poznávat jednotlivé uživatele a trénuje komunikaci s různými typy osobností. Informační průzkumy jsou časově náročné jak pro knihovníka, tak pro uživatele. Nelze je často opakovat (nejdříve za čtyři roky). Proto je nutné průzkum dobře připravit a věnovat pozornost všem etapám průzkumu.

Etapy průzkumu

Příprava průzkumu

V této fázi se zejména věnujeme formulaci hypotézy, jejíž platnost budeme ověřovat. Zamyslete se nad tím, co chcete zjistit, je-li to možné zjistit a je-li to nutné. Zjišťovat v současné době názory čtenářů na zavedení výpočetní techniky je např.naprosto zbytečné. Technický pokrok se nedá zastavit a pro knihovnu je to hlavně změna pracovních nástrojů, která směřuje k efektivnosti práce. Uživatele bychom o těchto výhodách měli pouze přesvědčit. Dále určíme velikost a strukturu vzorku dotazovaných, která velmi významně spoluurčuje stupeň, v jakém je možno získané údaje zevšeobecnit. Výběrem respondentů se snažíme získat reprezentativní vzorek, který svou strukturou bude odpovídat struktuře potenciálních uživatelů knihovnického systému. Volíme vhodné ukazatele (pohlaví, věk, povolání, vzdělání, národnost)- to vše podle typu knihovny, pro kterou průzkum připravujeme. Na základě empirických zkušeností by se vzorek respondentů měl skládat alespoň ze 100 až 150 jedinců. Doba konání průzkumu je často považována za podružný faktor. Ve skutečnosti však může čas, který jsme zvolili, přímo ovlivnit výsledky průzkumu. Není vhodné dělat šetření např. v období prázdnin a dovolených nebo připravuje-li ústav konferenci. Zcela rozhodující význam představuje volba metod průzkumu. Jejich kombinací dosáhneme kontroly pravdivosti a spolehlivosti údajů. Vzhledem k závažnosti této problematiky je výkladu nejpoužívanějších metod informačních průzkumů věnována samostatná část této kapitoly.

Předvýzkum ( pilotáž)

Předvýzkum je vlastně praktickým ověřením koncepce výzkumu na malém vzorku. Po jeho provedení dochází zpravidla ke korekcím metodiky. Odstraňujeme chyby v dotaznících, formulářích. Zpřesňujeme postupy a informujeme se o obtížnosti zpracování získaných dat.

Provedení průzkumu

Vlastní provedení průzkumu je závislé na metodách, které jsme zvolili. Těsně před jeho zahájením je vhodné informovat respondenty o cílech a metodice průzkumu a zejména o tom, jak budou výsledky aplikovány v další práci knihovny.

Zpracování výsledků

Zpracování výsledků probíhá obvykle ve třech fázích. Kontrola a předběžné hodnocení získaných materiálů, při které zejména vyřadíme ty, o jejichž validitě důvodně pochybujeme. Pak materiál zhruba utřídíme podle různých kritérií, abychom odkryli mezery nebo nesrovnalosti. Snažíme se formalizovat otevřené odpovědi v dotaznících nebo rozhovorech. Po této úvodní činnosti přistoupíme ke kvantitativnímu zpracování. Vyhledáváme statistické vztahy a statisticky testujeme hypotézy. Nalezení a dokázání příčinných vztahů mezi jednotlivými jevy a vysvětlení dynamiky těchto jevů lze pouze rozborem a správnou interpretací výsledků. Na tomto základě pak můžeme navrhnout, jak sledovaný jev lze ovlivnit.

Závěrečná zpráva

Každý průzkum uživatelských potřeb by měl být uzavřen závěrečnou zprávou. Při formulaci zprávy bychom měli mít na zřeteli zejména to, že mají být naše poznatky pravdivé a musí se opírat o správný rozbor. Proto je zpráva vybavena dokumentačním materiálem, statistickými údaji, tabulkami a grafy. Závěrečná zpráva bude podkladem pro další podobné výzkumy. Je proto vhodné, abychom do ní zachytili i metodické zkušenosti, co se nám osvědčilo, v čem jsme se mýlili. Nejdůležitější je, abychom v závěrečné zprávě formulovali obecné i konkrétní závěry s návrhy na dlouhodobá a krátkodobá opatření. A nemá-li být práce při průzkumu samoúčelná a zbytečná, je nutné, abychom všechny návrhy v co nejkratším čase uplatnili v každodenní práci knihovny.

Metody zjišťování informačních potřeb

Volba správné metody se musí opírat o solidní znalosti zkoumané problematiky, klade nároky na znalosti z psychologie a zejména vyžaduje dobrou znalost specifických možností jednotlivých metod, zejména jejich předností a nedostatků. V České republice se systematickým průzkumům informačních potřeb věnoval V. Smetáček. V tomto učebním textu se budeme zabývat vybranými, zejména sociologickými metodami informačních průzkumů. Nepůjde nám o teoretický metodologický rozbor jednotlivých technik, ale spíše o praktický a o zkušenosti opřený návod k jejich provádění.

Dotazník

Dotazník je používán zejména tam, kde se jedná o shromáždění relativně jednoduchých údajů od velkého množství osob. Vlastní tvůrčí činnost se soustřeďuje na přípravu dotazníku. Pozornost vyžaduje zejména formulování jednotlivých otázek. Pokud respondent může volně odpovídat, není usměrňován, nezaškrtává alternativní odpovědi, hovoříme o otázkách otevřených. Používáme je velmi opatrně, neboť je lze velmi obtížně kvantitativně zpracovat. Vhodné je jejich zařazení do dotazníků předvýzkumu, neboť z volných odpovědí je možno navrhnout odpovědi na uzavřené či alternativní otázky. Ty jsou dobře kvantitativně zpracovatelné, ale v podstatě omezují odpovědi dotazovaného. Pokud nejsou dobře zpracovány, může docházet k závažnému zkreslení. Proto je dobré vždy nabídnout volnou alternativu odpovědi, kde se může respondent vyjádřit vlastními slovy. Správná formulace otázek je poměrně náročný úkol. Je důležité, aby byly pokládány pouze otázky, na které je nezbytné odpovědět, aby výsledkem průzkumu nebylo opakování obecně známých pravd. Dále musí být otázky jasné a srozumitelné, vyhýbat se musíme cizím slovům, odborným termínům a zkratkám. Mají být jednoznačné, ne však sugestivní, ani provokující. Velkou pozornost je třeba věnovat konstrukci formuláře. Musíme počítat s tím, že dotazovaný není zpravidla na průzkumu nijak zainteresován. Je proto vhodné doplnit formulář dopisem nebo alespoň úvodem, který má u respondenta vyvolat zájem o průzkum a podat mu jasnou a stručnou instrukci, jak dotazník vyplnit a hlavně jak jej vrátit.

Výhody používání dotazníku:

• malé náklady
• jednoduché zpracování výsledků
• dotazovaný má možnost si rozmyslet odpověď
• udržuje standardnost situace ( vylučuje zkreslení tazatele)
• získáme údaje od osob, které jsou prostorově vzdáleny

Nevýhody používání dotazníku:

• zkreslení odpovědi nesprávně pochopenými otázkami
• zkreslení odpovědi prestižním postojem dotazovaného
• nechuť uživatelů vyplňovat dotazníky
• Využití v průzkumech informačních potřeb
• zjišťování struktury uživatelů
• druhy informačních kanálů
• představy uživatelů o knihovně a názory na ni
• využití generátorů

Anketa

Jednou z forem dotazníku je anketa. Na rozdíl od dotazníku si respondenty nevybíráme, ale anketní lístky vkládáme do tiskovin nebo je pokládáme na přístupná místa. Při jejich vyhodnocování si však musíme uvědomit, že anketní lístky vyplňují citově zaangažovaní (kladně či záporně) jednotlivci a grafomani.

Rozhovor

Nestandardizovaný (volný) rozhovor se svým charakterem blíží přirozené interakci. Neznamená to, že se jedná o hovor nepřipravený. Tazateli je určen přesný cíl. Je dán výčet otázek , ale jejich sled a formulace je ponechána na tazateli. Klade velké nároky na tazatele. Tuto formu využijeme v předvýzkumu. Standardizovaný (řízený) rozhovor používáme zejména tehdy, jde-li nám o získání srovnatelných údajů. Při něm jsou otázky předem jasně formulované a jejich pořadí je stanoveno předem. V obou případech se kladou velké nároky na osobu tazatele. Otázky by měl klást, jako by to byl jeho vlastní projev.Rozhodně by je neměl číst. Během rozhovoru se má chovat tak, aby se kontakt s dotazovaným zachoval a posílil. Musí se vyhnout přímému schvalování nebo popření stanoviska dotazovaného. Rozhovor může ztroskotat také proto že byla špatně zvolena doba a místo jeho provedení. Nejobtížnější fází této metody je zaznamenání rozhovoru. U nestandardizovaného rozhovoru pořizujeme zápis bezprostředně po skončení rozhovoru a v případě souhlasu respondenta je možno použít magnetofon nebo diktafon. Při standardizovaném rozhovoru můžeme provádět záznam během rozhovoru, pokud máme dobře připravené formuláře.

Výhody rozhovoru

• poskytuje komplexní pohled na zkoumanou skutečnost, zejména osobnost zkoumaného
• umožňuje okamžitě reagovat při nepochopení otázky a položit doplňující otázky
• získají se odpovědi od osob, které by neodpověděly v dotazníku
• umožňuje bezprostřední a komplexní posouzení validity výpovědí, případně její ověření

Nevýhody rozhovoru

• chybovost při zápisu
• časová a finanční náročnost
• nároky na osobnost tazatele

Využití v průzkumu informačních potřeb Metody rozhovoru se používá při zjišťování individuální informační potřeby a k zjišťování postojů uživatelů vůči informační instituci a zejména vůči službám. Rozhovor je však také nástrojem propagace knihovny a jednou z forem přípravy uživatelů k efektivnímu využívání informačních pramenů a informačních služeb.

Pozorování

Pozorování jako uvědomělé, cílevědomé vnímání skutečnosti se používá v sociologickém průzkumu ve dvou formách. Vlastní pozorování (sebepozorování), které se v knihovnické praxi nepoužívá a cizí pozorování. Tato metoda klade velké nároky na vnímání a pozornost pozorovatele, na jeho postřeh, všímavost, pozorovací schopnosti a hlavně na jeho paměť. Je nutné, aby pozorování bylo dobře připraveno, pozorované skutečnosti byly objektivně a přesně zaznamenávány do předem připravených formulářů. Na nich je uvedeno, co je předmětem pozorování a kategorie, které může sledovaný jev nabýt. Jednotlivé kategorie mohou být navrženy teprve na základě předvýzkumu.

Výhody pozorování je to velmi objektivní metoda Nevýhody pozorování náročnost na osobu pozorovatele a jeho schopnosti Využití v průzkumu informačních potřeb Metody pozorování se v informačních průzkumech používá zejména při zjišťování chování uživatelů – jejich stylu práce, využívání informačních pramenů, pochopení informačních návyků, možnosti racionalizace práce, architektonické úpravě atd. 7.1.1.6 Experiment Experiment je zvláštní případ pozorování. Knihovník, který provádí výzkum, nečeká až jev, o jehož sledování má zájem, nastane, ale sám tento jev vyvolá. Stejně jako předchozí metody, musí být experiment dobře připraven. Pracovní postupy, stejně i nároky na pozorovatele, jsou shodné jako v předchozí metodě.

7.1.1.7 Studium dokumentů Studia dokumentů se obvykle používá k doplnění údajů, které byly získány jinými metodami. Většinou jde o křížové ověřování informací. Předmětem studia jsou jednak řídící dokumenty dynamické povahy (koncepce, prognózy) a statické dokumenty (zřizovací listiny, statuty, organizační řády). Kvantitativní údaje o knihovně získáme ze statistik vesměs již zpracovaných na počítači, ale také ze statistických výkazů, přírůstkových seznamů a evidence uživatelů. Statistickou analýzou zjišťujeme zejména: složení uživatelské a čtenářské populace strukturu informačního fondu strukturu požadavků na dokumenty strukturu požadavků na informační služby hodnocení relevance získaných dokumentů