Akvizice - koupě: Porovnání verzí

Řádek 3: Řádek 3:
 
== Akvizice - Nákup ==  
 
== Akvizice - Nákup ==  
  
−
''Od 1. října 2016 vstupuje v účinnost zákon č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek, týkající se i nákupu knih a informačních zdrojů do knihovních fondů''.
+
''řídí se zákonem č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek, týkající se i nákupu knih a informačních zdrojů do knihovních fondů.''<br />
  
 +
Nákup je nejběžnějším způsobem doplňování dokumentů do knihovního fondu. Akviziční nákup vykonává akvizitér. Akvizitér slaďuje požadavky a potřeby uživatelů s finančními možnostmi tak, aby byla zachována strategie budování a profilu knihovny.
  
−
'''Nákup je nejběžnějším způsobem doplňování dokumentů do knihovního fondu'''.
+
* zjišťování
−
Podíl výdajů na nákup knihovního fondu se pohybuje kolem 10 % celkových výdajů na zajištění provozu knihovny
+
* vybírání
−
Přírůstek dokumentů je podmíněn výší akvizičního rozpočtu. Lze využít peníze získané z grantů. Akviziční nákup vykonává akvizitér. Akvizitér slaďuje požadavky a potřeby uživatelů s finančními možnostmi tak, aby byla zachována strategie budování a profilu knihovny.
+
* získávání dokumentů
  
−
===Nákup akvizičních zdrojů:===
 
  
−
'''1''') Stanovit '''FINANČNÍ PLÁN'''
+
Podíl výdajů na nákup knihovního fondu se pohybuje kolem 10 % celkových výdajů na zajištění provozu knihovny<br />
  
−
'''2)''' '''ROZVRHNOUT FINANČNÍ PROSTŘEDKY''' mezi různé typy dokumentů. Je vhodné předem určit, kolik peněz půjde na knihy (a kolik z toho na  dětskou  literaturu, na beletrii apod.), kolik na časopisy, na elektronické zdroje atd. Naplňování finančního plánu je vhodné během roku sledovat a dle situace upravovat. Nejčastější způsob platby je fakturou nebo v hotovosti.
 
  
−
'''3)''' '''VYBRAT''' vhodného '''DODAVATELE'''
 
  
−
'''4)''' '''VYBRAT''' vhodné '''AKVIZIČNÍ ZDROJE
+
== Proces akvizice nákupem ==
  
  
−
'''
+
* Nastavení akvizičního plánu
 +
* Stanovení akvizičního rozpočtu
 +
* Získání financí
 +
* Rozvržení finančních prostředků
 +
* Výběr dodavatele
 +
* Výběr dokumentů
 +
* Získání dokumentu
  
−
Ad 3) '''kritéria pro vhodného dodavatele'''
 
  
−
•      dobrá komunikace a spolehlivost
 
−
•      pravidelné informovaní o stavu objednávek
 
−
•      správnost vystavených faktur
 
−
• delší dobu splatnosti
 
  
−
• možnost platby až po dodání knih
+
== Akviziční plán ==
  
−
• cena a výše slev
+
Plánování způsobu doplňování knihovního fondu musí být vypracováno podle stanoveného profilu fondu na určité období. Akviziční plán je třeba průběžně aktualizovat.
  
−
• rychlé vyřizování urgencí a reklamací
+
Nastavujeme:
  
−
• způsob dodání a rychlost dodání
+
* Preferenci získávání dokumentů
  
−
• výše poštovních nákladů
+
* Druh dokumentu
  
−
• počet knih, které nebyly dodány
+
* Téma dokumentu
  
−
• možnost vystavení proforma faktury (označení neúčetní písemnosti, která časově předchází účetní doklad, pouze informativní charakter, ale  obsahuje veškeré náležitosti běžného daňového dokladu)
+
* Jazykové zastoupení dokumentu
  
−
• informování o novinkách
+
* Počet výtisků dokumentu
 +
  
−
• jak často aktualizuje dodavatel svou databázi
+
Realizace akvizičního plánu je závislá na:
  
−
• služby navíc
 
  
 +
* Nabídce trhu
  
 +
* Výši rozpočtu knihovny
  
−
Ad 4) '''Kritéria pro nákup vhodných akvizičních zdrojů'''
+
* Ceně dokumentů
  
−
• obsah (téma)
+
* dostupnosti dokumentů
  
−
• jazyk (styl)
+
* čtenářské poptávce
  
−
• písmo
 
  
−
• vazbu
 
  
−
  • formát
+
== Akviziční rozpočet ==
 +
   
 +
 +
Nepostradatelnou součástí každého akvizičního plánu je akviziční rozpočet. Je pevně daný a stanoví výši finančních prostředků z celkového rozpočtu knihovny, která je vyčleněna pro každý rok na nákup dokumentů.
  
−
• vybavenost knihy (ilustrace, rejstříky, přílohy, CD-ROM apod.)
+
Stanovení rozpočtu na nákup knihovního fondu vychází z :
  
 +
 +
'''Počtu nakoupených přírůstků v předchozím roce''', resp. z '''procenta obnovy knihovního fondu''' <br />
 +
 +
 +
'''Ceny dokumentů'''<ref> Zpráva o českém knižním trhu 2014/2015. S. 8. 11 V roce 2015 činila průměrná cena realizovaná v klasických knihkupectvích přibližně 240 Kč</ref> <ref>V roce 2015 činila průměrná cena realizovaná v klasických knihkupectvích přibližně 240 Kč</ref><br />
 +
 +
Příklad:
 +
Výdaj na nákup knihovního fondu a dalších informačních zdrojů, tj. částka v Kč na jednoho obyvatele obce vydaná na nákup knihovního fondu a informačních zdrojů za jeden kalendářní rok <ref>2 Uvedený indikátor zahrnuje průměrnou hodnotu na nákup knih, periodik, zvukových a dalších dokumentů včetně nákupu databází a licencí na elektronické informační zdroje, a to pořízených pouze z vlastních finančních zdrojů, nikoliv z dotací na tvorbu výměnného fondu.</ref>.
 +
 +
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
|  || doporučená hodnota || celostátní průměr 2016
 +
|-
 +
| částka v Kč/1 obyvatel || 30-45 Kč || 29 Kč
 +
|}
 +
 +
Doporučený rozsah celkového objemu knihovního fondu = 2 až 3 knihovní jednotky na obyvatele<ref>4 KOONTZ, Christie a Barbara GUBBIN. Služby veřejných knihoven: směrnice IFLA [online]. 2., zcela přeprac. vyd. Praha: Národní knihovna České republiky - Knihovnický institut, 2012 [cit. 2017-05-25]. ISBN 978-80-7050-612-7</ref>
 +
 +
 +
 +
 +
==== '''Příklad výpočtu předpokládaných výdajů na nákup knihovního fondu''' ====
 +
 +
 +
Knihovna má rozsah knihovního fondu 2 knihovní jednotky (k. j.)<ref>Knihovní jednotka je informační pramen evidovaný jako samostatná jednotka knihovního fondu knihovny</ref> na obyvatele<ref> Knihovní jednotka je informační pramen evidovaný jako samostatná jednotka knihovního fondu knihovny. 4 KOONTZ, Christie a Barbara GUBBIN. Služby veřejných knihoven: směrnice IFLA [online]. 2., zcela přeprac. vyd. Praha: Národní knihovna České republiky - Knihovnický institut, 2012 [cit. 2017-05-25]. ISBN 978-80-7050-612-7. Dostupné z: http://ipk.nkp.cz/docs/IFLA/sluzby-verejnych-knihoven-smernice-ifla-.pdf</ref>:<br />
 +
 +
počet obyvatel: 10 000
 +
rozsah fondu: 20 000 knihovních jednotek<br />
 +
 +
'''A.''' Roční procento obnovy: 7 %, tj. přírůstek 1 400 k. j.
 +
'''Roční náklady na nákup''' knihovního fondu: 1 400 x 240 Kč <ref>V roce 2015 činila průměrná cena realizovaná v klasických knihkupectvích přibližně 240 Kč</ref> = '''336 000 Kč'''
 +
Roční výdaj na jednoho obyvatele: 34 Kč (336 000Kč/10 000 obyvatel)<br />
 +
 +
'''B.''' Roční procento obnovy: 10 %, tj. přírůstek 2000 k. j.
 +
'''Roční náklady na nákup''' knihovního fondu: 2 000 x 240 Kč = '''480 000 Kč'''
 +
Roční výdaj na jednoho obyvatele: 48 Kč (480 000Kč/10 000 obyvatel)
 +
 +
 +
 +
== Získání financí ==
 +
 +
rozpočet zřizovatele
 +
 +
granty
 +
 +
nadační příjmy
 +
 +
dotace
 +
 +
projekty
 +
 +
finanční dary od partnerských institucí
 +
 +
Fundraisingové aktivity
 +
 +
 +
 +
== Rozvržení finančních prostředků ==
 +
 +
 +
Je vhodné předem určit kolik procent z objemu akvizičního rozpočtu ve finančním plánu půjde na jednotlivé druhy dokumentů.
 +
 +
na knihy (a kolik z toho na  dětskou  literaturu, na beletrii apod.)
 +
na časopisy
 +
na elektronické zdroje atd.
 +
 +
 +
 +
== Výběr dodavatele ==
 +
 +
 +
'''kritéria pro vhodného dodavatele'''
 +
 +
dobrá komunikace a spolehlivost
 +
 +
pravidelné informovaní o stavu objednávek
 +
 +
správnost vystavených faktur
 +
 +
delší dobu splatnosti
 +
 +
možnost platby až po dodání knih
 +
 +
rychlé vyřizování urgencí a reklamací
 +
 +
způsob dodání a rychlost dodání
 +
 +
výše poštovních nákladů
 +
 +
počet knih, které nebyly dodány
 +
 +
možnost vystavení proforma faktury<ref>Proforma faktura je označení neúčetní písemnosti, která časově předchází účetní doklad. Zpravidla obsahuje veškeré náležitosti běžného daňového dokladu. Má pouze informativní charakter</ref> 
 +
 +
informování o novinkách
 +
 +
jak často aktualizuje dodavatel svou databázi
 +
 +
vyšší rabat za odběr celé produkce
 +
 +
vyšší rabat za odběr za vyšší finanční částku (například za vysokou útratu
 +
v předchozím roce, za vysokou jednorázovou útratu)
 +
 +
vyšší rabat za věrnost a dlouholetou spolupráci
 +
 +
nabídka nového titulu – často je do knihovny zaslána nabídka nového titulu za
 +
výhodnou cenu pro knihovny (sleva až 50 %)
 +
 +
automatizace – má-li dodavatel automatizovaný systém obsahuje i databázi předběžně vybraných titulů a objednávky, informace
 +
o dostupnosti, elektronické objednávky, pohledávky, elektronickou platbu, zprávy,
 +
informace o platbách a jejich historii
  
  
  
 
'''Charakteristika Dodavatelů'''
 
'''Charakteristika Dodavatelů'''
−
 
 
−
• '''Nakladatel''', vydavatel „Instituce, která vydává dokumenty, zajišťuje finanční prostředky a odpovídá za jazykovou, odbornou a výtvarnou úroveň dokumentů. V některých případech nakladatelství dokumenty též distribuují a prodávají. Mezi největší klady nákupu přímo u vydavatele patří úplnost nabídky produkce knih daného nakladatelství.
 
  
−
• '''Knižní distributor'''
 
  
−
Knižní distributor (knižní velkoobchod) je mezičlánkem mezi nakladateli a knihkupci, případně zákazníky. Knižní distributoři se specializují na publikace z určitých oborů a geografických oblastí. Některá nakladatelství prodávají svou produkci pouze prostřednictvím svých výhradních distributorů.  
+
'''Nakladatel''', vydavatel „Instituce, která vydává dokumenty, zajišťuje finanční prostředky a odpovídá za jazykovou, odbornou a výtvarnou úroveň dokumentů. V některých případech nakladatelství dokumenty též distribuují a prodávají. Mezi největší klady nákupu přímo u vydavatele patří úplnost nabídky produkce knih daného nakladatelství.  
 +
 
 +
 
 +
'''Knižní distributor'''
  
−
• '''Knihkupec  
+
Knižní distributor (knižní velkoobchod) je mezičlánkem mezi nakladateli a knihkupci, případně zákazníky. Knižní distributoři se specializují na publikace z určitých oborů a geografických oblastí. Některá nakladatelství prodávají svou produkci pouze prostřednictvím svých výhradních distributorů. Distributoři svými službami pokrývají buď určité teritorium, nebo zastupují pouze vybraná nakladatelství<ref>STÖCKLOVÁ, Anna. Proměny knižního trhu v současnosti. In: Knihovny současnosti 2008. Brno: Sdružení knihoven ČR, 2008, s. 120. ISBN 978-80-86249-49-0</ref>
−
'''
+
V České republice je výhodné využít služeb českých distributorů k nákupu zahraničních publikací. Hlavním důvodem pro využívání služeb distributora zahraničních knih je úspora administrativy – akviziční pracovník nemusí kontaktovat více nakladatelství, nevyřizuje
 +
formality týkající se cla.<ref>STÖCKLOVÁ, Anna. Proměny knižního trhu v současnosti. In: Knihovny současnosti 2008. Brno: Sdružení knihoven ČR, 2008, s. 120. ISBN 978-80-86249-49-0 str.129</ref>
 +
 
 +
 
 +
'''Knihkupec '''
 
V praxi je nejobvyklejší nakupovat knihy přímo u knihkupců. Pokud se nakupuje přímo v knihkupectví bez předem připravené objednávky, je nutné pamatovat na možnost ověřování titulů, které chce knihovna zařadit do svého fondu. Výhodou je, pokud knihkupectví nabízí přístup k internetu a lze si tituly ověřit na místě. Ještě jednodušší je vybrat v knihkupectví publikace podle předem připraveného seznamu deziderát. Totéž platí pro nákup na knižních veletrzích a podobných prodejních akcích.  
 
V praxi je nejobvyklejší nakupovat knihy přímo u knihkupců. Pokud se nakupuje přímo v knihkupectví bez předem připravené objednávky, je nutné pamatovat na možnost ověřování titulů, které chce knihovna zařadit do svého fondu. Výhodou je, pokud knihkupectví nabízí přístup k internetu a lze si tituly ověřit na místě. Ještě jednodušší je vybrat v knihkupectví publikace podle předem připraveného seznamu deziderát. Totéž platí pro nákup na knižních veletrzích a podobných prodejních akcích.  
  
−
• '''Internetové knihkupectví'''  
+
'''Internetové knihkupectví'''  
  
 
Bývá provozováno samostatně nebo jako služba kamenného knihkupectví. Může být zaměřeno všeobecně nebo jen na určitý obor či druh literatury. Předností internetových obchodů je možnost výběru, ověřování na duplicitu a objednávání publikací přímo z počítače na akvizičním pracovišti. Téměř pravidlem je nižší cena nabízených publikací, většina internetových knihkupectví vyžaduje platbu předem (často kartou), což může případnou urgenci ztížit, nehledě na to, že pro mnohé knihovny je platba bez knihy v ruce velmi problematická z účetního hlediska. Řešením je dodej knihy na fakturu.
 
Bývá provozováno samostatně nebo jako služba kamenného knihkupectví. Může být zaměřeno všeobecně nebo jen na určitý obor či druh literatury. Předností internetových obchodů je možnost výběru, ověřování na duplicitu a objednávání publikací přímo z počítače na akvizičním pracovišti. Téměř pravidlem je nižší cena nabízených publikací, většina internetových knihkupectví vyžaduje platbu předem (často kartou), což může případnou urgenci ztížit, nehledě na to, že pro mnohé knihovny je platba bez knihy v ruce velmi problematická z účetního hlediska. Řešením je dodej knihy na fakturu.
  
−
• '''Antikvariát'''  
+
'''Antikvariát'''  
  
−
V antikvariátech nakupují knihovny zpravidla dokumenty, které byly ztraceny či poškozeny a nelze je získat v běžné distribuci. Zvláště vhodné jsou pro retrospektivní
+
V antikvariátech nakupují knihovny zpravidla dokumenty, které byly ztraceny či poškozeny a nelze je získat v běžné distribuci. Zvláště vhodné jsou pro retrospektivní doplňování fondu
  
  
  
  
 +
== Výběr dokumentů ==
  
 +
Výběr by měl odpovídat profilu knihovního fondu a finančním možnostem knihovny. Výběr je prováděn na základě prostudování informačních zdrojů akvizice
  
−
==='''Administrativní kroky nákupu:'''===
 
  
  
−
1) '''OVĚŘENÍ DUPLICITY''' – v AKS (automatický knihovnický systém např. Clavius, Aleph apod.) zda není již objednáno nebo dodáváno z grantu
+
'''Akviziční zdroj'''– informační zdroj o vycházejících a dostupných titulech na trhu
  
−
2) '''OBJEDNÁVKA'''
+
databáze a katalogy nakladatelství, knihkupectví anebo knižních distributorů
 +
(v tištěné i elektronické formě, včetně elektronických knihkupectví)
  
−
3) '''VERIFIKACE''' – ověření a potvrzení správnosti dodaných dokumentů po jejich převzetí
+
ediční plány nakladatelství, letáky
  
−
4) '''EVIDENCE PŘÍRŮSTKU'''
+
books in print
  
−
5) '''LIKVIDACE FAKTUR'''
+
odborná periodika
  
−
6) '''URGENCE''' – upomínka dodavateli, že nedodal dokumenty v termínu
+
webové stránky nakladatelství
  
−
7) '''REKLAMACE''' – probíhá v případě zjištění jiných nebo vadných výtisků, tyto dokumenty se vrací dodavateli k výměně
+
bibliografie
  
 +
přehledy oceněných titulů, autorů, doporučené tituly
  
 +
knižní veletrhy
  
 +
seznamy odepsaných knih jiných knihoven
 +
 +
evidence agentur ISBN, CIP a další.
 +
 +
 +
 +
'''Kritéria pro nákup vhodných akvizičních zdrojů'''
 +
 +
 +
obsah (téma)
 +
 +
jazyk
 +
 +
písmo
 +
 +
vazbu
 +
 +
formát
 +
 +
vybavenost knihy (ilustrace, rejstříky, přílohy, CD-ROM apod.)
 +
 +
 +
 +
== Nákup ==
 +
 +
 +
'''OVĚŘENÍ DUPLICITY''' – v AKS (automatický knihovnický systém např. Clavius, Aleph apod.)
 +
 +
provést kontrolu, zda už dokument nebyl zakoupen a není k dispozici ve fondu knihovny – tuto kontrolu provádí hlavně prostřednictvím katalogu knihovny (zda nebyl už objednán, ale pouze zatím nedodán). Teprve po kontrole, že dokument ve fondu knihovny k dispozici není, že ještě nebyl objednán, může být vytvořena objednávka.
 +
 +
 +
 +
'''OBJEDNÁVKA'''
 +
 +
Údaje na objednávce:
 +
 +
Fakturační údaje dodavatele
 +
Fakturační údaje příjemce
 +
Dodací adresu
 +
Číslo a datum vystavení objednávky
 +
Jméno kontaktní osoby včetně telefonního čísla, její podpis s razítkem knihovny, výčet objednávaných knih s přesnou identifikací – ideálně by se mělo jednat o následující údaje – autor, název, vydavatel, ISBN, rok vydání – dále by měl byt samozřejmě u každého titulu jasně uveden počet výtisků, které knihovna objednává
 +
 +
 +
 +
'''URGENCE OBJEDNÁVKY'''
 +
 +
 +
V případě, že knihy nejsou dodány včas a dodavatel akvizičního pracovníka
 +
neinformuje o důvodech nedodání, je třeba dodání dokumentů urgovat
  
−
'''Probíhá''' většinou v '''AKS''' (''Automatizovaný knihovnický systém'' např. Aleph, Clavius apod.)
 
  
−
Komplexní nákup a zpracování knihovních fondů mohou být realizovány i na základě smluvních vztahů mezi provozovateli knihoven (obcemi) a příslušnou regionální knihovnou. Knihovní fondy jsou majetkem obcí. Tyto fondy mohou být použity na podpůrné cirkulační služby, ale zůstávají majetkem těchto obcí, není-li ve smlouvě stanoveno jinak .
 
  
 +
'''URGENCE'''
  
−
==='''Standard VKIS doporučuje následující parametry pro financování a obnovu knihovního fondu, stanovení akvizičního rozpočtu:'''===
+
Upomínka dodavateli, že nedodal dokumenty v termínu
  
−
Indikátor: '''Výdaj na nákup knihovního fondu a dalších informačních zdrojů''', tj. částka v Kč na jednoho obyvatele obce vydaná na nákup knihovního fondu a informačních zdrojů za jeden kalendářní rok.
+
'''REKLAMACE'''  
  
 +
Probíhá v případě zjištění jiných nebo vadných výtisků, tyto dokumenty se vrací dodavateli k výměně
  
−
'''doporučená hodnota''' částka v Kč/1 obyvatel je                                       30-45 Kč 
 
  
−
                               
+
'''DODÁNÍ DOKUMENTU'''  
−
'''reálný celostátní průměr''' 2016 je                                                                29 Kč 
 
−
               
 
  
−
Indikátor: 10 % roční obnovy knihovního fondu ve volném výběru novými přírůstky.
+
1)'''Verifikace'''
−
Knihovna má nejméně 75 % knihovních jednotek ve volném výběru.
 
  
−
==='''Výdaj na nákup knihovního fondu'''===
+
akviziční pracovník kontroluje komplexnost vyřízení objednávky a stav dodaných dokumentů
 +
(zda nechybí stránky, nejedná se o vadné výtisky apod.)
  
  
−
Knihovna má rozsah knihovního fondu 2 knihovní jednotky (k. j.) na obyvatele:
+
2) '''Adjustace'''
  
−
počet obyvatel: 10 000
+
vlastnictví knihovny se vyznačuje oražením rubu titulního listu, vybrané stránky dokumentu (17 strana) a na poslední stránce evidenčními, ochrannými a identifikačními prvky
  
−
rozsah fondu: 20 000 knihovních jednotek
 
  
 +
3)'''EVIDENCE PŘÍRŮSTKU'''
  
−
'''A.''' Roční procento obnovy: 7 %, tj. přírůstek 1 400 k. j.
+
'''Přírůstkový seznam <ref>Povinnost vést přírůstkový a úbytkový seznam stanovuje vyhláška Ministerstva kultury č. 88/2002 Sb. k provedení zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb.</ref>''' je „systém evidence knihovního fondu (tiskopis nebo elektronický systém), do kterého jsou pod svým jedinečným přírůstkovým číslem zapisovány údaje o všech nově získaných knihovních jednotkách v pořadí, v jakém byly do knihovny získány“
  
 +
Záznam v přírůstkovém seznamu by měl obsahovat:
  
−
Roční '''náklady na nákup knihovního fondu''':
+
datum zapsání knihovní jednotky
 +
přírůstkové číslo knihovní jednotky
 +
způsob nabytí knihovního dokumentu
 +
označení autora
 +
název
 +
místo a rok vydání dokumentu včetně případného omezení doby jeho platnosti, případně údajů zaručujících jeho nezaměnitelnost.
  
−
1 400 x 240 Kč ( ) = '''336 000 Kč'''
+
Přírůstkové číslo – jedinečné a nepřenosné číslo každého dokumentu, pod kterým je zapsán do přírůstkového seznamu
  
  
−
Roční výdaj na jednoho obyvatele: 34 Kč (336 000Kč/10 000 obyvatel)
 
  
 +
4) '''SIGNATURA'''
 +
Signatura značka vyjadřující umístění dokumentu v knihovně, může se změnit
  
−
'''B.''' Roční procento obnovy: 10 %, tj. přírůstek 2000 k. j.
+
5) '''AKVIZIČNÍ ZÁZNAM'''
 +
Krátký bibliografický záznam, který obsahuje základní údaje nutné pro jednoznačnou identifikaci dokumentu
  
  
−
Roční '''náklady na nákup knihovního fondu''':
+
6)'''LIKVIDACE FAKTUR'''
  
 +
'''kontrola údajů na faktuře'''
  
−
2 000 x 240 Kč = '''480 000 Kč'''
+
kontrola počtu objednaných a dodaných knih (obednávka vs. faktura)
  
 +
číslo faktury
  
−
Roční výdaj na jednoho obyvatele: 48 Kč (480 000Kč/10 000 obyvatel)
+
fakturační adresu dodavatele i odběratele
  
 +
platební údaje dodavatele – číslo banky, číslo účtu, způsob platby
  
 +
datum vystavení
  
 +
datum splatnosti
  
−
==='''Stupeň aktivace knihovního fondu'''===
+
datum zdanitelného plnění (v případě, že je faktura určena plátci DPH)
  
−
'''Hodnota aktivace''' knihovního fondu se uvádí v procentech. Poskytuje informaci o tom, jak vysoká je aktivní část knihovního fondu, tedy kolik procent knihovních jednotek během jednoho roku bylo alespoň jednou půjčeno, a zda existuje '''vztah mezi nabídkou a poptávkou.
+
seznam dodávaných dokumentů
  
−
'''
+
číslo objednávky, ke které se faktura váže
−
'''Vzorec výpočtu indikátoru'''
 
  
−
stupeň aktivace = knihovní jednotky, které byly během roku alespoň jednou půjčeny / celkový objem knihovního fondu x 100
+
celkovou částku k úhradě
  
  
−
'''Hodnocení'''
 
  
−
'''90 %''' optimální hodnota
+
Knihovny nekupují knihy pouze na fakturu, ale v malém množství případů i na dobírku, případně přímo v knihkupectví, tzv. na paragon.
  
−
'''méně než 90 %''' nabídka v některých částech knihovního fondu neodpovídá požadavkům uživatelů
+
'''Probíhá''' většinou v '''AKS''' (''Automatizovaný knihovnický systém'' např. Aleph, Clavius apod.)
−
knihovní jednotky, které byly málo nebo nebyly vůbec půjčeny, by měly
 
−
být vyřazeny
 
  
−
'''více než 90 %''' nabídka odpovídá požadavkům
+
Komplexní nákup a zpracování knihovních fondů mohou být realizovány i na základě smluvních vztahů mezi provozovateli knihoven (obcemi) a příslušnou regionální knihovnou. Knihovní fondy jsou majetkem obcí. Tyto fondy mohou být použity na podpůrné cirkulační služby, ale zůstávají majetkem těchto obcí, není-li ve smlouvě stanoveno jinak .
−
doporučuje se '''zvýšit objem přírůstku a celkový objem knihovního fondu – prostor pro nákup/akvizitora
 
  
  
−
'''
 
−
'''Příklad výpočtu aktivace knihovního fondu'''
 
  
−
stav fondu k 31. 12.:         3 875 knihovních jednotek
 
  
−
počet vypůjčených jednotek: 2 916
 
  
−
hodnota aktivace:         2 916/3 875 x 100 = 75,25 %
 
  
  
Řádek 217: Řádek 387:
  
  
−
 
+
<references />
  
  

Verze z 27. 11. 2018, 16:16

Stránka ve výstavbě
Inkwell icon - Noun Project 2512.svg Na této stránce se právě pracuje. Prosím needitujte tuto stránku, dokud na ní zůstává tato šablona. Předejdete tak editačnímu konfliktu. Jestliže uběhla od poslední editace doba alespoň dvou dnů, neváhejte tuto šablonu odstranit. Inkwell icon - Noun Project 2512.svg


Akvizice - Nákup

řídí se zákonem č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek, týkající se i nákupu knih a informačních zdrojů do knihovních fondů.

Nákup je nejběžnějším způsobem doplňování dokumentů do knihovního fondu. Akviziční nákup vykonává akvizitér. Akvizitér slaďuje požadavky a potřeby uživatelů s finančními možnostmi tak, aby byla zachována strategie budování a profilu knihovny.

  • zjišťování
  • vybírání
  • získávání dokumentů


Podíl výdajů na nákup knihovního fondu se pohybuje kolem 10 % celkových výdajů na zajištění provozu knihovny


Proces akvizice nákupem

  • Nastavení akvizičního plánu
  • Stanovení akvizičního rozpočtu
  • Získání financí
  • Rozvržení finančních prostředků
  • Výběr dodavatele
  • Výběr dokumentů
  • Získání dokumentu


Akviziční plán

Plánování způsobu doplňování knihovního fondu musí být vypracováno podle stanoveného profilu fondu na určité období. Akviziční plán je třeba průběžně aktualizovat.

Nastavujeme:

  • Preferenci získávání dokumentů
  • Druh dokumentu
  • Téma dokumentu
  • Jazykové zastoupení dokumentu
  • Počet výtisků dokumentu


Realizace akvizičního plánu je závislá na:


  • Nabídce trhu
  • Výši rozpočtu knihovny
  • Ceně dokumentů
  • dostupnosti dokumentů
  • čtenářské poptávce


Akviziční rozpočet

Nepostradatelnou součástí každého akvizičního plánu je akviziční rozpočet. Je pevně daný a stanoví výši finančních prostředků z celkového rozpočtu knihovny, která je vyčleněna pro každý rok na nákup dokumentů.

Stanovení rozpočtu na nákup knihovního fondu vychází z :


Počtu nakoupených přírůstků v předchozím roce, resp. z procenta obnovy knihovního fondu


Ceny dokumentů[1] [2]

Příklad: Výdaj na nákup knihovního fondu a dalších informačních zdrojů, tj. částka v Kč na jednoho obyvatele obce vydaná na nákup knihovního fondu a informačních zdrojů za jeden kalendářní rok [3].


doporučená hodnota celostátní průměr 2016
částka v Kč/1 obyvatel 30-45 Kč 29 Kč

Doporučený rozsah celkového objemu knihovního fondu = 2 až 3 knihovní jednotky na obyvatele[4]



Příklad výpočtu předpokládaných výdajů na nákup knihovního fondu

Knihovna má rozsah knihovního fondu 2 knihovní jednotky (k. j.)[5] na obyvatele[6]:

počet obyvatel: 10 000 rozsah fondu: 20 000 knihovních jednotek

A. Roční procento obnovy: 7 %, tj. přírůstek 1 400 k. j. Roční náklady na nákup knihovního fondu: 1 400 x 240 Kč [7] = 336 000 Kč Roční výdaj na jednoho obyvatele: 34 Kč (336 000Kč/10 000 obyvatel)

B. Roční procento obnovy: 10 %, tj. přírůstek 2000 k. j. Roční náklady na nákup knihovního fondu: 2 000 x 240 Kč = 480 000 Kč Roční výdaj na jednoho obyvatele: 48 Kč (480 000Kč/10 000 obyvatel)


Získání financí

rozpočet zřizovatele

granty

nadační příjmy

dotace

projekty

finanční dary od partnerských institucí

Fundraisingové aktivity


Rozvržení finančních prostředků

Je vhodné předem určit kolik procent z objemu akvizičního rozpočtu ve finančním plánu půjde na jednotlivé druhy dokumentů.

na knihy (a kolik z toho na dětskou literaturu, na beletrii apod.) na časopisy na elektronické zdroje atd.


Výběr dodavatele

kritéria pro vhodného dodavatele

dobrá komunikace a spolehlivost

pravidelné informovaní o stavu objednávek

správnost vystavených faktur

delší dobu splatnosti

možnost platby až po dodání knih

rychlé vyřizování urgencí a reklamací

způsob dodání a rychlost dodání

výše poštovních nákladů

počet knih, které nebyly dodány

možnost vystavení proforma faktury[8]

informování o novinkách

jak často aktualizuje dodavatel svou databázi

vyšší rabat za odběr celé produkce

vyšší rabat za odběr za vyšší finanční částku (například za vysokou útratu v předchozím roce, za vysokou jednorázovou útratu)

vyšší rabat za věrnost a dlouholetou spolupráci

nabídka nového titulu – často je do knihovny zaslána nabídka nového titulu za výhodnou cenu pro knihovny (sleva až 50 %)

automatizace – má-li dodavatel automatizovaný systém obsahuje i databázi předběžně vybraných titulů a objednávky, informace o dostupnosti, elektronické objednávky, pohledávky, elektronickou platbu, zprávy, informace o platbách a jejich historii


Charakteristika Dodavatelů


Nakladatel, vydavatel „Instituce, která vydává dokumenty, zajišťuje finanční prostředky a odpovídá za jazykovou, odbornou a výtvarnou úroveň dokumentů. V některých případech nakladatelství dokumenty též distribuují a prodávají. Mezi největší klady nákupu přímo u vydavatele patří úplnost nabídky produkce knih daného nakladatelství.


Knižní distributor

Knižní distributor (knižní velkoobchod) je mezičlánkem mezi nakladateli a knihkupci, případně zákazníky. Knižní distributoři se specializují na publikace z určitých oborů a geografických oblastí. Některá nakladatelství prodávají svou produkci pouze prostřednictvím svých výhradních distributorů. Distributoři svými službami pokrývají buď určité teritorium, nebo zastupují pouze vybraná nakladatelství[9] V České republice je výhodné využít služeb českých distributorů k nákupu zahraničních publikací. Hlavním důvodem pro využívání služeb distributora zahraničních knih je úspora administrativy – akviziční pracovník nemusí kontaktovat více nakladatelství, nevyřizuje formality týkající se cla.[10]


Knihkupec V praxi je nejobvyklejší nakupovat knihy přímo u knihkupců. Pokud se nakupuje přímo v knihkupectví bez předem připravené objednávky, je nutné pamatovat na možnost ověřování titulů, které chce knihovna zařadit do svého fondu. Výhodou je, pokud knihkupectví nabízí přístup k internetu a lze si tituly ověřit na místě. Ještě jednodušší je vybrat v knihkupectví publikace podle předem připraveného seznamu deziderát. Totéž platí pro nákup na knižních veletrzích a podobných prodejních akcích.

Internetové knihkupectví

Bývá provozováno samostatně nebo jako služba kamenného knihkupectví. Může být zaměřeno všeobecně nebo jen na určitý obor či druh literatury. Předností internetových obchodů je možnost výběru, ověřování na duplicitu a objednávání publikací přímo z počítače na akvizičním pracovišti. Téměř pravidlem je nižší cena nabízených publikací, většina internetových knihkupectví vyžaduje platbu předem (často kartou), což může případnou urgenci ztížit, nehledě na to, že pro mnohé knihovny je platba bez knihy v ruce velmi problematická z účetního hlediska. Řešením je dodej knihy na fakturu.

Antikvariát

V antikvariátech nakupují knihovny zpravidla dokumenty, které byly ztraceny či poškozeny a nelze je získat v běžné distribuci. Zvláště vhodné jsou pro retrospektivní doplňování fondu



Výběr dokumentů

Výběr by měl odpovídat profilu knihovního fondu a finančním možnostem knihovny. Výběr je prováděn na základě prostudování informačních zdrojů akvizice


Akviziční zdroj– informační zdroj o vycházejících a dostupných titulech na trhu

databáze a katalogy nakladatelství, knihkupectví anebo knižních distributorů (v tištěné i elektronické formě, včetně elektronických knihkupectví)

ediční plány nakladatelství, letáky

books in print

odborná periodika

webové stránky nakladatelství

bibliografie

přehledy oceněných titulů, autorů, doporučené tituly

knižní veletrhy

seznamy odepsaných knih jiných knihoven

evidence agentur ISBN, CIP a další.


Kritéria pro nákup vhodných akvizičních zdrojů


obsah (téma)

jazyk

písmo

vazbu

formát

vybavenost knihy (ilustrace, rejstříky, přílohy, CD-ROM apod.)


Nákup

OVĚŘENÍ DUPLICITY – v AKS (automatický knihovnický systém např. Clavius, Aleph apod.)

provést kontrolu, zda už dokument nebyl zakoupen a není k dispozici ve fondu knihovny – tuto kontrolu provádí hlavně prostřednictvím katalogu knihovny (zda nebyl už objednán, ale pouze zatím nedodán). Teprve po kontrole, že dokument ve fondu knihovny k dispozici není, že ještě nebyl objednán, může být vytvořena objednávka.


OBJEDNÁVKA

Údaje na objednávce:

Fakturační údaje dodavatele Fakturační údaje příjemce Dodací adresu Číslo a datum vystavení objednávky Jméno kontaktní osoby včetně telefonního čísla, její podpis s razítkem knihovny, výčet objednávaných knih s přesnou identifikací – ideálně by se mělo jednat o následující údaje – autor, název, vydavatel, ISBN, rok vydání – dále by měl byt samozřejmě u každého titulu jasně uveden počet výtisků, které knihovna objednává


URGENCE OBJEDNÁVKY


V případě, že knihy nejsou dodány včas a dodavatel akvizičního pracovníka neinformuje o důvodech nedodání, je třeba dodání dokumentů urgovat


URGENCE

Upomínka dodavateli, že nedodal dokumenty v termínu

REKLAMACE

Probíhá v případě zjištění jiných nebo vadných výtisků, tyto dokumenty se vrací dodavateli k výměně


DODÁNÍ DOKUMENTU

1)Verifikace

akviziční pracovník kontroluje komplexnost vyřízení objednávky a stav dodaných dokumentů (zda nechybí stránky, nejedná se o vadné výtisky apod.)


2) Adjustace

vlastnictví knihovny se vyznačuje oražením rubu titulního listu, vybrané stránky dokumentu (17 strana) a na poslední stránce evidenčními, ochrannými a identifikačními prvky


3)EVIDENCE PŘÍRŮSTKU

Přírůstkový seznam [11] je „systém evidence knihovního fondu (tiskopis nebo elektronický systém), do kterého jsou pod svým jedinečným přírůstkovým číslem zapisovány údaje o všech nově získaných knihovních jednotkách v pořadí, v jakém byly do knihovny získány“

Záznam v přírůstkovém seznamu by měl obsahovat:

datum zapsání knihovní jednotky přírůstkové číslo knihovní jednotky způsob nabytí knihovního dokumentu označení autora název místo a rok vydání dokumentu včetně případného omezení doby jeho platnosti, případně údajů zaručujících jeho nezaměnitelnost.

Přírůstkové číslo – jedinečné a nepřenosné číslo každého dokumentu, pod kterým je zapsán do přírůstkového seznamu


4) SIGNATURA Signatura značka vyjadřující umístění dokumentu v knihovně, může se změnit

5) AKVIZIČNÍ ZÁZNAM Krátký bibliografický záznam, který obsahuje základní údaje nutné pro jednoznačnou identifikaci dokumentu


6)LIKVIDACE FAKTUR

kontrola údajů na faktuře

kontrola počtu objednaných a dodaných knih (obednávka vs. faktura)

číslo faktury

fakturační adresu dodavatele i odběratele

platební údaje dodavatele – číslo banky, číslo účtu, způsob platby

datum vystavení

datum splatnosti

datum zdanitelného plnění (v případě, že je faktura určena plátci DPH)

seznam dodávaných dokumentů

číslo objednávky, ke které se faktura váže

celkovou částku k úhradě 


Knihovny nekupují knihy pouze na fakturu, ale v malém množství případů i na dobírku, případně přímo v knihkupectví, tzv. na paragon.

Probíhá většinou v AKS (Automatizovaný knihovnický systém např. Aleph, Clavius apod.)

Komplexní nákup a zpracování knihovních fondů mohou být realizovány i na základě smluvních vztahů mezi provozovateli knihoven (obcemi) a příslušnou regionální knihovnou. Knihovní fondy jsou majetkem obcí. Tyto fondy mohou být použity na podpůrné cirkulační služby, ale zůstávají majetkem těchto obcí, není-li ve smlouvě stanoveno jinak .





Právní předpisy a doporučení Standardy vychází zejména z těchto mezinárodních i národních legislativních dokumentů a doporučení: • Zákon č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), v platném znění, • Vyhláška č. 88/2002 Sb., k provedení zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), • Listina základních práv a svobod (publikována pod č. 2/1993 Sb.), • Manifest IFLA/UNESCO o veřejných knihovnách, • Služby veřejných knihoven – Směrnice IFLA/UNESCO,





  1. ↑ Zpráva o českém knižním trhu 2014/2015. S. 8. 11 V roce 2015 činila průměrná cena realizovaná v klasických knihkupectvích přibližně 240 Kč
  2. ↑ V roce 2015 činila průměrná cena realizovaná v klasických knihkupectvích přibližně 240 Kč
  3. ↑ 2 Uvedený indikátor zahrnuje průměrnou hodnotu na nákup knih, periodik, zvukových a dalších dokumentů včetně nákupu databází a licencí na elektronické informační zdroje, a to pořízených pouze z vlastních finančních zdrojů, nikoliv z dotací na tvorbu výměnného fondu.
  4. ↑ 4 KOONTZ, Christie a Barbara GUBBIN. Služby veřejných knihoven: směrnice IFLA [online]. 2., zcela přeprac. vyd. Praha: Národní knihovna České republiky - Knihovnický institut, 2012 [cit. 2017-05-25]. ISBN 978-80-7050-612-7
  5. ↑ Knihovní jednotka je informační pramen evidovaný jako samostatná jednotka knihovního fondu knihovny
  6. ↑ Knihovní jednotka je informační pramen evidovaný jako samostatná jednotka knihovního fondu knihovny. 4 KOONTZ, Christie a Barbara GUBBIN. Služby veřejných knihoven: směrnice IFLA [online]. 2., zcela přeprac. vyd. Praha: Národní knihovna České republiky - Knihovnický institut, 2012 [cit. 2017-05-25]. ISBN 978-80-7050-612-7. Dostupné z: http://ipk.nkp.cz/docs/IFLA/sluzby-verejnych-knihoven-smernice-ifla-.pdf
  7. ↑ V roce 2015 činila průměrná cena realizovaná v klasických knihkupectvích přibližně 240 Kč
  8. ↑ Proforma faktura je označení neúčetní písemnosti, která časově předchází účetní doklad. Zpravidla obsahuje veškeré náležitosti běžného daňového dokladu. Má pouze informativní charakter
  9. ↑ STÖCKLOVÁ, Anna. Proměny knižního trhu v současnosti. In: Knihovny současnosti 2008. Brno: Sdružení knihoven ČR, 2008, s. 120. ISBN 978-80-86249-49-0
  10. ↑ STÖCKLOVÁ, Anna. Proměny knižního trhu v současnosti. In: Knihovny současnosti 2008. Brno: Sdružení knihoven ČR, 2008, s. 120. ISBN 978-80-86249-49-0 str.129
  11. ↑ Povinnost vést přírůstkový a úbytkový seznam stanovuje vyhláška Ministerstva kultury č. 88/2002 Sb. k provedení zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb.

[[Kategorie:Hesla k opravě UISK‎]

Citováno z „https://wikisofia.cz/w/index.php?title=Akvizice_-_koupě&oldid=56218“