Akvizice - koupě


Akvizice - Nákup

řídí se zákonem č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek, týkající se i nákupu knih a informačních zdrojů do knihovních fondů.[1]

Nákup je nejběžnějším způsobem doplňování dokumentů do knihovního fondu. Akviziční nákup vykonává akvizitér. Akvizitér slaďuje požadavky a potřeby uživatelů s finančními možnostmi tak, aby byla zachována strategie budování a profilu knihovny.

  • Zjišťování
  • Vybírání
  • Získávání dokumentů


Podíl výdajů na nákup knihovního fondu se pohybuje kolem 10 % celkových výdajů na zajištění provozu knihovny


Proces akvizice nákupem

  • Nastavení akvizičního plánu
  • Stanovení akvizičního rozpočtu
  • Získání financí
  • Rozvržení finančních prostředků
  • Výběr dodavatele
  • Výběr dokumentů
  • Získání dokumentu


Akviziční plán

Plánování způsobu doplňování knihovního fondu musí být vypracováno podle stanoveného profilu fondu na určité období. Akviziční plán je třeba průběžně aktualizovat.


Nastavujeme:

  • Preferenci získávání dokumentů
  • Druh dokumentu
  • Téma dokumentu
  • Jazykové zastoupení dokumentu
  • Počet výtisků dokumentu


Realizace akvizičního plánu je závislá na:

  • Nabídce trhu
  • Výši rozpočtu knihovny
  • Ceně dokumentů
  • Dostupnosti dokumentů
  • Čtenářské poptávce


Akviziční rozpočet

Nepostradatelnou součástí každého akvizičního plánu je akviziční rozpočet. Je pevně daný a stanový výši finančních prostředků z celkového rozpočtu knihovny, která je vyčleněna pro každý rok na nákup dokumentů.

Stanovení rozpočtu na nákup knihovního fondu vychází z :

1)Počtu nakoupených přírůstků v předchozím roce, resp. z procenta obnovy knihovního fondu

2)Ceny dokumentů[2]

Příklad:

Výdaj na nákup knihovního fondu a dalších informačních zdrojů, tj. částka v Kč na jednoho obyvatele obce vydaná na nákup knihovního fondu a informačních zdrojů za jeden kalendářní rok [3].

doporučená hodnota celostátní průměr 2016
částka v Kč/1 obyvatel 30-45 Kč 29 Kč

Doporučený rozsah celkového objemu knihovního fondu = 2 až 3 knihovní jednotky na obyvatele[4]


Příklad výpočtu předpokládaných výdajů na nákup knihovního fondu

Knihovna má rozsah knihovního fondu 2 knihovní jednotky (k. j.).

počet obyvatel: 10 000 rozsah fondu: 20 000 knihovních jednotek

A.	Roční procento obnovy: 7 %, tj. přírůstek 1 400 k. j.

Roční náklady na nákup knihovního fondu: 1 400 x 240 Kč = 336 000 Kč

Roční výdaj na jednoho obyvatele: 34 Kč (336 000Kč/10 000 obyvatel)


B. Roční procento obnovy: 10 %, tj. přírůstek 2000 k. j. Roční náklady na nákup knihovního fondu: 2 000 x 240 Kč = 480 000 Kč

Roční výdaj na jednoho obyvatele: 48 Kč (480 000Kč/10 000 obyvatel)


Získání financí

Rozpočet zřizovatele

Granty

Nadační příjmy

Dotace

Projekty

Finanční dary od partnerských institucí

Fundraisingové aktivity


Rozvržení finančních prostředků

Je vhodné předem určit kolik procent z objemu akvizičního rozpočtu ve finančním plánu půjde na jednotlivé druhy dokumentů.

na knihy (a kolik z toho na dětskou literaturu, na beletrii apod.) na časopisy na elektronické zdroje atd.


Výběr dodavatele

Kritéria pro vhodného dodavatele


Dobrá komunikace a spolehlivost

Pravidelné informovaní o stavu objednávek

Správnost vystavených faktur

Delší dobu splatnosti

Možnost platby až po dodání knih

Rychlé vyřizování urgencí a reklamací

Způsob dodání a rychlost dodání

Výše poštovních nákladů

Počet knih, které nebyly dodány

Možnost vystavení proforma faktury[5]

Informování o novinkách

Jak často aktualizuje dodavatel svou databázi

Vyšší rabat za odběr celé produkce

Vyšší rabat za odběr za vyšší finanční částku (například za vysokou útratu v předchozím roce, za vysokou jednorázovou útratu)

Vyšší rabat za věrnost a dlouholetou spolupráci

Nabídka nového titulu – často je do knihovny zaslána nabídka nového titulu za výhodnou cenu pro knihovny (sleva až 50 %)

Automatizace – má-li dodavatel automatizovaný systém obsahuje i databázi předběžně vybraných titulů a objednávky, informace o dostupnosti, elektronické objednávky, pohledávky, elektronickou platbu, zprávy, informace o platbách a jejich historii


Charakteristika Dodavatele


Nakladatel

vydavatel „Instituce, která vydává dokumenty, zajišťuje finanční prostředky a odpovídá za jazykovou, odbornou a výtvarnou úroveň dokumentů. V některých případech nakladatelství dokumenty též distribuují a prodávají. Mezi největší klady nákupu přímo u vydavatele patří úplnost nabídky produkce knih daného nakladatelství. [6]


Knižní distributor

Knižní distributor (knižní velkoobchod) je mezičlánkem mezi nakladateli a knihkupci, případně zákazníky. Knižní distributoři se specializují na publikace z určitých oborů a geografických oblastí. Některá nakladatelství prodávají svou produkci pouze prostřednictvím svých výhradních distributorů. Distributoři svými službami pokrývají buď určité teritorium, nebo zastupují pouze vybraná nakladatelství.V České republice je výhodné využít služeb českých distributorů k nákupu zahraničních publikací. Hlavním důvodem pro využívání služeb distributora zahraničních knih je úspora administrativy – akviziční pracovník nemusí kontaktovat více nakladatelství, nevyřizuje formality týkající se cla.[7]

Knihkupec

V praxi je nejobvyklejší nakupovat knihy přímo u knihkupců. Pokud se nakupuje přímo v knihkupectví bez předem připravené objednávky, je nutné pamatovat na možnost ověřování titulů, které chce knihovna zařadit do svého fondu. Výhodou je, pokud knihkupectví nabízí přístup k internetu a lze si tituly ověřit na místě. Ještě jednodušší je vybrat v knihkupectví publikace podle předem připraveného seznamu deziderát. Totéž platí pro nákup na knižních veletrzích a podobných prodejních akcích.

Internetové knihkupectví

Bývá provozováno samostatně nebo jako služba kamenného knihkupectví. Může být zaměřeno všeobecně nebo jen na určitý obor či druh literatury. Předností internetových obchodů je možnost výběru, ověřování na duplicitu a objednávání publikací přímo z počítače na akvizičním pracovišti. Téměř pravidlem je nižší cena nabízených publikací, většina internetových knihkupectví vyžaduje platbu předem (často kartou), což může případnou urgenci ztížit, nehledě na to, že pro mnohé knihovny je platba bez knihy v ruce velmi problematická z účetního hlediska. Řešením je dodej knihy na fakturu.

Antikvariát

V antikvariátech nakupují knihovny zpravidla dokumenty, které byly ztraceny či poškozeny a nelze je získat v běžné distribuci. Zvláště vhodné jsou pro retrospektivní doplňování fondu



Výběr dokumentů

Výběr by měl odpovídat profilu knihovního fondu a finančním možnostem knihovny. Výběr je prováděn na základě prostudování informačních zdrojů akvizice.


Akviziční zdroj – informační zdroj o vycházejících a dostupných titulech na trhu


Databáze a katalogy nakladatelství, knihkupectví anebo knižních distributorů (v tištěné i elektronické formě, včetně elektronických knihkupectví)

Ediční plány nakladatelství, letáky

Books in print

Odborná periodika

Webové stránky nakladatelství

Bibliografie

Přehledy oceněných titulů, autorů, doporučené tituly

Knižní veletrhy

Seznamy odepsaných knih jiných knihoven

Evidence agentur ISBN, CIP

Portál ohlášené knihy a hudebniny v databázích knihoven (ISN)NK


Kritéria pro nákup vhodných akvizičních zdrojů


Obsah (téma)

Jazyk

Písmo

Vazbu

Formát

Vybavenost knihy (ilustrace, rejstříky, přílohy, CD-ROM apod.)


Nákup

Probíha většinou v AKS Knihovnické automatizované systémy a knihovnický software

příklady komerčních AKS : Aleph (Automated Library Expandable Program), Clavius, Tritius, Lanius, Verbis, Konias, atd.
příklady open source AKS: Evergreen, KOHA, atd.

Modul akvizice - dynamický modul podporuje všechny činnosti spojené s nákupem knihovního fondu

Vytvoření objednávky s možností jejího sledování

„Fakturace a evidence zálohových faktur

Sledování rozpočtu a průběžného čerpání financí za nákup

„Automatické zasílání upomínek dodavatelům za objednané a dosud nedodané dokumenty

Evidenci deziderat

Statistiky


  • OVĚŘENÍ DUPLICITY


Před objednáním je nutno provést kontrolu, zda už dokument nebyl zakoupen a není k dispozici ve fondu knihovny (katalog knihovny),(zda nebyl už objednán, ale pouze zatím nedodán). Teprve po kontrole, že dokument ve fondu knihovny k dispozici není, že ještě nebyl objednán, může být vytvořena objednávka.


  • OBJEDNÁVKA


Většinou probíhá přes AKS .

Typy objednávek:

Monografická

Seriálová

Trvalá (edice, dílové dokumenty)

Je nutné vytvořit nebo dohledat (v modulu katalogizace) krátký bibliografický záznam (BIB) .
Tento BIB/akviziční záznam osahuje základní údaje nutné pro jednoznačnou identifikaci dokumentu.(minimálně: autor, název, vydavatel, ISBN, rok vydání). Modul Akvizice vytváří objednávku na seznam dodavatelů nahraných v systému. Je na rozhodnutí knihovny, v které fázi záznam zviditelní uživatelům v online katalogu, zda již ve fázi, kdy je kniha objednána, nebo až po zpracování, kdy si ji může čtenář rezervovat nebo vypůjčit.

Údaje na objednávce:


Fakturační údaje dodavatele

Fakturační údaje příjemce

Dodací adresu

Číslo a datum vystavení objednávky

Jméno kontaktní osoby včetně telefonního čísla

Podpis s razítkem knihovny

Výčet objednávaných knih s přesnou identifikací - viz. akviziční záznam

Počet výtisků, které knihovna objednává


  • URGENCE OBJEDNÁVKY

V případě, že knihy nejsou dodány včas a dodavatel akvizičního pracovníka neinformuje o důvodech nedodání, je třeba dodání dokumentů urgovat


  • DODÁNÍ DOKUMENTU

Verifikace

Akviziční pracovník kontroluje komplexnost vyřízení objednávky a stav dodaných dokumentů (zda nechybí stránky, nejedná se o vadné výtisky apod.)

Adjustace

Vlastnictví knihovny se vyznačuje oražením rubu titulního listu, vybrané stránky dokumentu (17 strana) a na poslední stránce evidenčními, ochrannými a identifikačními prvky

Evidence

==== Přírůstkový seznam [8]

Je systém evidence knihovního fondu (tiskopis nebo elektronický systém), do kterého jsou pod svým jedinečným přírůstkovým číslem zapisovány údaje o všech nově získaných knihovních jednotkách v pořadí, v jakém byly do knihovny získány. Záznam v přírůstkovém seznamu by měl obsahovat:

Datum zapsání knihovní jednotky

Přírůstkové číslo knihovní jednotky - jedinečné a nepřenosné číslo každého dokumentu, pod kterým je zapsán do přírůstkového seznamu

Způsob nabytí knihovního dokumentu

Označení autora

Název

Místo a rok vydání dokumentu včetně případného omezení doby jeho platnosti, případně údajů zaručujících jeho nezaměnitelnost


Signatura

Signatura značka vyjadřující umístění dokumentu v knihovně, může se změnit.



  • LIKVIDACE FAKTUR

Kontrola :

Počtu objednaných a dodaných knih (objednávka vs. faktura)

Číslo faktury

Fakturační adresu dodavatele i odběratele

Platební údaje dodavatele – číslo banky, číslo účtu, způsob platby

Datum vystavení

Datum splatnosti

Datum zdanitelného plnění (v případě, že je faktura určena plátci DPH)

Seznam dodávaných dokumentů

Číslo objednávky, ke které se faktura váže

Celkovou částku k úhradě

Knihovny nekupují knihy pouze na fakturu, ale v malém množství případů i na dobírku, případně přímo v knihkupectví, tzv. na paragon.


  • URGENCE

Upomínka dodavateli, že nedodal dokumenty v termínu


  • REKLAMACE

Probíhá v případě zjištění jiných nebo vadných výtisků, tyto dokumenty se vrací dodavateli k výměně


Komplexní nákup a zpracování knihovních fondů mohou být realizovány i na základě smluvních vztahů mezi provozovateli knihoven (obcemi) a příslušnou regionální knihovnou. Knihovní fondy jsou majetkem obcí. Tyto fondy mohou být použity na podpůrné cirkulační služby, ale zůstávají majetkem těchto obcí, není-li ve smlouvě stanoveno jinak .



Seznam literatury

  • Standard pro dobrý knihovní fond: metodický pokyn Ministerstva kultury k vymezení standardu doplňování a aktualizace knihovního fondu pro knihovny zřizované a/nebo provozované obcemi na území České republiky. Praha: Národní knihovna České republiky - Knihovnický institut, 2017. ISBN 978-807-0506-899
  • NAVRÁTILOVÁ, Eliška. Současné trendy a problémy v akvizici knih. Brno, 2013. Bakalářská diplomová práce. Masarykova univerzita. Vedoucí práce Mgr. Bc. Irena Jánská.


Odkazy

  1. PŘESMĚRUJ Akvizice


Reference

  1. ZÁKON o zadávání veřejných zakázek. In: . ročník 2016, 134/2016, číslo 134. Dostupné také z: http://www.portal-vz.cz/getmedia/abd1a02e-3ef8-44a7-9a8c-a06037a6e007/ZZVZ-od-1-1-2018.pdf
  2. Zpráva o českém knižním trhu 2014/2015 [online]. 1. Praha: l Svaz českých knihkupců a nakladatelů, 2015 [cit. 2018-12-11]. ISBN 9788090568044. Dostupné z: file:///C:/Users/belko/Downloads/Zprava%2014_15.pdf
  3. 2 Uvedený indikátor zahrnuje průměrnou hodnotu na nákup knih, periodik, zvukových a dalších dokumentů včetně nákupu databází a licencí na elektronické informační zdroje, a to pořízených pouze z vlastních finančních zdrojů, nikoliv z dotací na tvorbu výměnného fondu.
  4. Knihovní jednotka je informační pramen evidovaný jako samostatná jednotka knihovního fondu knihovny. 4 KOONTZ, Christie a Barbara GUBBIN. Služby veřejných knihoven: směrnice IFLA [online]. 2., zcela přeprac. vyd. Praha: Národní knihovna České republiky - Knihovnický institut, 2012 [cit. 2017-05-25]. ISBN 978-80-7050-612-7. Dostupné z: http://ipk.nkp.cz/docs/IFLA/sluzby-verejnych-knihoven-smernice-ifla-.pdf.
  5. Proforma faktura je označení neúčetní písemnosti, která časově předchází účetní doklad. Zpravidla obsahuje veškeré náležitosti běžného daňového dokladu. Má pouze informativní charakter
  6. STÖCKLOVÁ, Anna. PROMĚNY KNIŽNÍHO TRHU V SOUČASNOSTI. In: Sborník z 16. konference, konané ve dnech 16.-18. září 2008 v Seči u Chrudimi. Brno: Sdružení knihoven ČR, 2008, s. 120. ISBN 978-80-86249-49-0.
  7. STÖCKLOVÁ, Anna. PROMĚNY KNIŽNÍHO TRHU V SOUČASNOSTI. In: Sborník z 16. konference, konané ve dnech 16.-18. září 2008 v Seči u Chrudimi. Brno: Sdružení knihoven ČR, 2008, s. 129. ISBN 978-80-86249-49-0.
  8. Zákon č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon). In: . 39/2002. Dostupné také z: https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2002-88
[[Kategorie:Hesla k opravě UISK‎]