Šablona:Článek týdne/2022/35

Project Control Book – obsah a smysl'''Project control book''' je kompletní repozitář informací týkajících se projektu pro členy projektového týmu. Jedná se o zdroj pro kontroly a audity a je nástrojem projektového manažera. Je to jednoduchý a často přehlížený nástroj, který projektovému manažerovi pomáhá udržet si přehled o klíčových dokumentech, problémech a dalších souvislostech projektu.

PCB je nutné vést, protože existuje časová nutnost uchovávat dokumentaci k projektu dle zadání a za určitých podmínek. Audity mohou přijít později (i po 2-3 letech), proto je třeba mít informace o projektu archivované a dostupné. Je možné si ji i pojistit proti přepsání (vazby, uzamčení). Je důležité, aby se nevymazala. Měla by být založena již v průběhu iniciační fáze a dále používána a rozšiřována v průběhu celého životního cyklu projektu.

PCB by stranu měla být snadno dostupná pro všechny zainteresované strany. Přesto je ale nutné její zabezpečení, protože může obsahovat citlivé informace, ať už o projektu či o členech projektového týmu. Kromě její dostupnosti je tedy i nutné její zabezpečení a zajištění autorizovaného přístupu.

Během dodávání výsledků projektu jsou projektoví manažeři terčem mnoha otázek, na které jim project control book umožňuje rychle odpovědět. Může být velkým pomocníkem ve zlepšení komunikace v organizaci, ať už se jedná o setkání se zainteresovanými stranami, týmová setkání nebo neformální komunikaci. Ve své nejjednodušší podobě je project control book obyčejný pořadač s odlišenými záložkami pro oddělení klíčových dokumentů projektu.