Ochrana fondů skladování dokumentů

Ochrana fondů – skladování dokumentů

Definice a legislativa

Pojem ochrana knihovního fondu definujeme jako soubor dílčích úkolů, technologií, postupů a strategií zaměřených na uchování knihovních sbírek – na minimalizaci jejich chemického a fyzikálního poškozování a rozpadu a na prevenci ztráty jejich informačního obsahu.

Pravidla ochrany a konzervace knižních fondů zpracovala v roce 1979 IFLA. Tyto zásady jsou dostupné v brožuře Zásady ochrany a konzervace knihovních materiálů, vydané Státní knihovnou ČSR 1988.

Ochrana fondu je stanovena také § 18 tzv. knihovnického zákona (Sb. 257/2001), kde se uvádí, že provozovatel knihovny je povinen zajistit:

a) umístění knihovního fondu v podmínkách vhodných pro poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb,
b) ochranu knihovního fondu před odcizením a poškozením, zejména ochránit jej před nepříznivými vlivy prostředí,
c) restaurování knihovních dokumentů, popř jejich převedení na jiný druh nosiče, je-li to třeba k jejich trvalému uchování

Další legislativa týkající se ochrany fondů:

• Památkový zákon - Zákon České národní rady ze dne 30. března 1987, o státní památkové péči ve znění zákona ČNR č. 425/1990 Sb.
• Sbírkový zákon - Zákon č. 122/2000 Sb. O Ochraně sbírek muzejní povahy) ukládá vlastníku sbírky její ochranu proti různým druhům ohrožení.
• Vyhláška Ministerstva kultury č. 275/2000 Sb.o zápisu souboru předmětů do Centrální evidence sbírek.
• Usnesení vlády ČR ze dne 7. července 2004 č. 679 o Koncepci rozvoje knihoven v České republice na léta 2004 až 2010
• Usnesení vlády ČR č. 285/1996 k systému ochrany movitého kulturního dědictví v České republice na léta 2003 – 2008 (koncepce rozvoje muzejnictví).
• Usnesení vlády ČR č. 87/2003 o Koncepci účinnější péče o movité kulturní dědictví v České republice

Degradace fondu

K degradaci dokumentů dochází od doby jejich vzniku. Podíl na tom mají jak vnější tak vnitřní faktory. Důležité je proto vytvořit vhodné skladovací podmínky a tak zabránit negativním vlivům z okolí, kterými jsou zejména:

• Biologické faktory – jedná se především o mikroskopické plísně a houby, dále o hmyz a hlodavce. Napadení lze zabránit vytvořením vhodných skladovacích podmínek (optimální teplotou a vlhkostí), mechanickým očišťováním; v případě plísní pak chemickými a fyzikálními ošetřeními, v případě hlodavců a hmyzu také mechanickými lapacími pastmi
• Fyzikální faktory – vnější příčiny, které mohou urychlit stav procesu rozkladu dokumentů. Patří mezi ně teplota vzduchu (nízká, vysoká teplota nebo její kolísání), proudění vzduchu, světlo (intenzita osvětlení), přírodní katastrofy (voda nebo oheň) nebo mechanická poškození
• Chemické faktory – látky v ovzduší, prach, chemické přípravky

Skladování

Pro skladování dokumentů se doporučují čisté, bezprašné a temné prostory, bez přímého světla a s kontrolovaným přístupem vzduchu. Uchovávat by se měly v krabicích na kovových stojanech. Úložné plochy regálů by měly být bez ostrých hran a výčnělků a opatřeny inertním nátěrem a zarážkou zabraňující sesunutí fondu. Nejníže položené police by měly být ve výšce maximálně 25 cm od podlahy. Knihy jsou ukládány volně, v kolmé poloze. Velké formáty se ukládají v horizontální poloze, maximálně 3 svazky na sebe. Archy nesmí být rolovány nebo skládány.

Knihy nikdy nepokládáme na místa, kde hrozí jejich poškození, tzn. mimo jiné na topná tělesa, parapety nebo na podlahu.

Jak černobílé tak barevné fotomateriály ukládáme v obálkách, skládačkách a krabicích, které neobsahují kyselý papír, korodující kovy nebo chlorované plasty.

Magnetická media ukládáme v v originálních obalech umístěných ve schránkách, které neobsahují kyselý papír nebo chlorované plasty.

Manipulace

Knihovní materiály mají být přemisťovány šetrně na transportním vozíku. Při převážení je zajistíme proti pádu. Studovny a prostory určené pro manipulaci s knihami musí být vhodně vybaveny. Měly by zde být specielní stojany na knihy, stolky a pomůcky, které slouží pro podepření svazku a stoly pro zacházení s nadměrným materiálem. Každý uživatel by měl být poučen o tom, jak s materiálem zacházet.

Klimatické podmínky

Degradaci materiálu lze významně omezit dodržováním vhodných skladovacích klimatických podmínek.

Teplota - čím je teplota nižší, tím déle si dokumenty dokáží udržet svůj fyzický vzhled a pevnost, avšak usně a pergameny mohou při nízké teplotě ztratit svůj rozměr, pružnost a vláčnost. Především je třeba se vyvarovat velkým teplotním výkyvům, které mohou nastat manipulací s dokumenty. Ideální teplota je 16-21°C a vlhkost 40-60%, pro filmové materiály pak 4-12°C s vlhkostí 20-30%.

Světlo – intenzita světla by se měla udržovat na co nejnižších možných hodnotách. Nejškodlivější je UV záření, proto by všechny žárovky by měly být opatřeny UV filtrem. Tím by se měla krýt také okna, dále pak žaluziemi nebo stínidly.

Prach – poškozuje materiál fyzicky, ale i chemicky tím, že vyvolává kyselost papíru. Doporučuje se nainstalování klimatizace a okna by měly být řádně utěsněná. Prostory musí být pravidelně čištěny a prach vysáván. Vzácný materiál se ukládá do trezorů.

Přírodní katastrofy

Knihovní fond bývá ohrožován i haváriemi a přírodními katastrofami. Základem předcházení katastrof je průzkum a definování rizikových faktorů, jako je například umístění fondu v záplavové oblasti, kontrola stavu hydrantů, střechy, elektroinstalace a vodní a topenářské instalace nebo zajištění protipožárních opatření. Důležité je také vytvoření krizového plánu, který obsahuje souhrn krizových opatření a postupů k řešení krizových situací. Jeho součástí je i havarijní plán. O těchto by měli být zaměstnanci řádně poučeni.

Oheň - je potřeba dbát na to, aby byl materiál použitý na stavbu nehořlavý a nevydával toxické výpary. Vhodné jsou pouze práškové nebo plynné hasící přístroje. Kapalinové by dodatečně znehodnotili dokumenty vodou. Při požáru papír křehne i když není zasažen ohněm.

Voda - v zátopových oblastech by měly být knihy uloženy ve vyšších patrech budovy. Při zasažení dokumentů vodou se doporučuje je nechat zmrazit. Další metodou je sušení (horkovzdušné sušení, vakuová sublimace - ve vakuové komoře při teplotě pod bodem mrazu, sušení vlhkým teplem, sušení volně na vzduchu, vakuové sušení, vakuové balení, mikrovlnné sušení)

Použité zdroje

Národní knihovna České Republiky: Odbor ochrany knihovních fondů [online]. [cit. 2016-01-21]. Dostupné z: https://www.nkp.cz/o-knihovne/odborne-cinnosti/sprava-a-ochrana-fondu

STÖCKLOVÁ, Anna. Organizace a ochrana knihovního fondu. Praha, 2008. Univerzita Karlova, FF - Ústav informačních studií a knihovnictví.

Zákon č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon). In: Sbírka zákonů. 2011. Dostupné online. § 18. Ve znění pozdějších předpisů. Dostupné na Portálu veřejné správy ČR.