Akvizice - koupě

Akvizice - Nákup

řídí se zákonem č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek, týkající se i nákupu knih a informačních zdrojů do knihovních fondů.

Nákup je nejběžnějším způsobem doplňování dokumentů do knihovního fondu. Akviziční nákup vykonává akvizitér. Akvizitér slaďuje požadavky a potřeby uživatelů s finančními možnostmi tak, aby byla zachována strategie budování a profilu knihovny.

• Zjišťování
• Vybírání
• Získávání dokumentů

Podíl výdajů na nákup knihovního fondu se pohybuje kolem 10 % celkových výdajů na zajištění provozu knihovny

Proces akvizice nákupem

• Nastavení akvizičního plánu
• Stanovení akvizičního rozpočtu
• Získání financí
• Rozvržení finančních prostředků
• Výběr dodavatele
• Výběr dokumentů
• Získání dokumentu

Akviziční plán

Plánování způsobu doplňování knihovního fondu musí být vypracováno podle stanoveného profilu fondu na určité období. Akviziční plán je třeba průběžně aktualizovat. Nastavujeme:

• Preferenci získávání dokumentů
• Druh dokumentu
• Téma dokumentu
• Jazykové zastoupení dokumentu
• Počet výtisků dokumentu

Realizace akvizičního plánu je závislá na:

• Nabídce trhu
• Výši rozpočtu knihovny
• Ceně dokumentů
• Dostupnosti dokumentů
• Čtenářské poptávce

Akviziční rozpočet

Nepostradatelnou součástí každého akvizičního plánu je akviziční rozpočet. Je pevně daný a stanový výši finančních prostředků z celkového rozpočtu knihovny, která je vyčleněna pro každý rok na nákup dokumentů.

Stanovení rozpočtu na nákup knihovního fondu vychází z :

1)Počtu nakoupených přírůstků v předchozím roce, resp. z procenta obnovy knihovního fondu

2)Ceny dokumentů

Příklad: Výdaj na nákup knihovního fondu a dalších informačních zdrojů, tj. částka v Kč na jednoho obyvatele obce vydaná na nákup knihovního fondu a informačních zdrojů za jeden kalendářní rok .

	doporučená hodnota	celostátní průměr 2016
částka v Kč/1 obyvatel	30-45 Kč	29 Kč

Doporučený rozsah celkového objemu knihovního fondu = 2 až 3 knihovní jednotky na obyvatele

Příklad výpočtu předpokládaných výdajů na nákup knihovního fondu

počet obyvatel: 10 000 rozsah fondu: 20 000 knihovních jednotek

A.	Roční procento obnovy: 7 %, tj. přírůstek 1 400 k. j.

Roční náklady na nákup knihovního fondu: 1 400 x 240 Kč = 336 000 Kč

Roční výdaj na jednoho obyvatele: 34 Kč (336 000Kč/10 000 obyvatel)

B. Roční procento obnovy: 10 %, tj. přírůstek 2000 k. j. Roční náklady na nákup knihovního fondu: 2 000 x 240 Kč = 480 000 Kč

Roční výdaj na jednoho obyvatele: 48 Kč (480 000Kč/10 000 obyvatel)

Získání financí

Rozpočet zřizovatele Granty Nadační příjmy Dotace Projekty Finanční dary od partnerských institucí Fundraisingové aktivity

Rozvržení finančních prostředků

Je vhodné předem určit kolik procent z objemu akvizičního rozpočtu ve finančním plánu půjde na jednotlivé druhy dokumentů. Kolik na knihy, kolik z toho na dětskou literaturu, na beletrii apod.), na časopisy, na elektronické zdroje atd..

Výběr dodavatele

Kritéria pro vhodného dodavatele

Dobrá komunikace a spolehlivost Pravidelné informovaní o stavu objednávek Správnost vystavených faktur Delší dobu splatnosti Možnost platby až po dodání knih Rychlé vyřizování urgencí a reklamací Způsob dodání a rychlost dodání Výše poštovních nákladů Počet knih, které nebyly dodány Možnost vystavení proforma faktury Informování o novinkách Jak často aktualizuje dodavatel svou databázi Vyšší rabat za odběr celé produkce, za odběr za vyšší finanční částku (například za vysokou útratu v předchozím roce, za vysokou jednorázovou útratu,za věrnost a dlouholetou spolupráci. Nabídka nového titulu – často je do knihovny zaslána nabídka nového titulu za výhodnou cenu pro knihovny (sleva až 50 %). Automatizace – má-li dodavatel automatizovaný systém obsahuje i databázi předběžně vybraných titulů a objednávky, informace o dostupnosti, elektronické objednávky, pohledávky, elektronickou platbu, zprávy, informace o platbách a jejich historii

Charakteristika Dodavatele

Nakladatel

vydavatel „Instituce, která vydává dokumenty, zajišťuje finanční prostředky a odpovídá za jazykovou, odbornou a výtvarnou úroveň dokumentů. V některých případech nakladatelství dokumenty též distribuují a prodávají. Mezi největší klady nákupu přímo u vydavatele patří úplnost nabídky produkce knih daného nakladatelství.

Knižní distributor

Knižní distributor (knižní velkoobchod) je mezičlánkem mezi nakladateli a knihkupci, případně zákazníky. Knižní distributoři se specializují na publikace z určitých oborů a geografických oblastí. Některá nakladatelství prodávají svou produkci pouze prostřednictvím svých výhradních distributorů. Distributoři svými službami pokrývají buď určité teritorium, nebo zastupují pouze vybraná nakladatelství.V České republice je výhodné využít služeb českých distributorů k nákupu zahraničních publikací. Hlavním důvodem pro využívání služeb distributora zahraničních knih je úspora administrativy – akviziční pracovník nemusí kontaktovat více nakladatelství, nevyřizuje formality týkající se cla.

Knihkupec

V praxi je nejobvyklejší nakupovat knihy přímo u knihkupců. Pokud se nakupuje přímo v knihkupectví bez předem připravené objednávky, je nutné pamatovat na možnost ověřování titulů, které chce knihovna zařadit do svého fondu. Výhodou je, pokud knihkupectví nabízí přístup k internetu a lze si tituly ověřit na místě. Ještě jednodušší je vybrat v knihkupectví publikace podle předem připraveného seznamu deziderát. Totéž platí pro nákup na knižních veletrzích a podobných prodejních akcích.

Internetové knihkupectví

Bývá provozováno samostatně nebo jako služba kamenného knihkupectví. Může být zaměřeno všeobecně nebo jen na určitý obor či druh literatury. Předností internetových obchodů je možnost výběru, ověřování na duplicitu a objednávání publikací přímo z počítače na akvizičním pracovišti. Téměř pravidlem je nižší cena nabízených publikací, většina internetových knihkupectví vyžaduje platbu předem (často kartou), což může případnou urgenci ztížit, nehledě na to, že pro mnohé knihovny je platba bez knihy v ruce velmi problematická z účetního hlediska. Řešením je dodej knihy na fakturu.

Antikvariát

V antikvariátech nakupují knihovny zpravidla dokumenty, které byly ztraceny či poškozeny a nelze je získat v běžné distribuci. Zvláště vhodné jsou pro retrospektivní doplňování fondu

Výběr dokumentů

Výběr by měl odpovídat profilu knihovního fondu a finančním možnostem knihovny. Výběr je prováděn na základě prostudování informačních zdrojů akvizice.

Akviziční zdroj – informační zdroj o vycházejících a dostupných titulech na trhu

Databáze a katalogy nakladatelství, knihkupectví anebo knižních distributorů (v tištěné i elektronické formě, včetně elektronických knihkupectví)

Ediční plány nakladatelství, letáky Books in print Odborná periodika Webové stránky nakladatelství Bibliografie Přehledy oceněných titulů, autorů, doporučené tituly Knižní veletrhy Seznamy odepsaných knih jiných knihoven Evidence agentur ISBN, CIP Portál ohlášené knihy a hudebniny v databázích knihoven (ISN)NK

Kritéria pro nákup vhodných akvizičních zdrojů

Obsah (téma) Jazyk Písmo Vazbu Formát Vybavenost knihy (ilustrace, rejstříky, přílohy, CD-ROM apod.)

Nákup

Probíha většinou v AKS Knihovnické automatizované systémy a knihovnický software

příklady komerčních AKS : Aleph (Automated Library Expandable Program), Clavius, Tritius, Lanius, Verbis, Konias, atd.
příklady open source AKS: Evergreen, KOHA, atd. Modul akvizice - dynamický modul podporuje všechny činnosti spojené s nákupem knihovního fondu

• Vytvoření objednávky s možností jejího sledování
  
• Fakturace a evidence zálohových faktur
  
• Sledování rozpočtu a průběžného čerpání financí za nákup
  
• Automatické zasílání upomínek dodavatelům za objednané a dosud nedodané dokumenty
  
• Evidenci deziderat
  
• Statistiky

Ověření duplicity

Před objednáním je nutno provést kontrolu, zda už dokument nebyl zakoupen a není k dispozici ve fondu knihovny (katalog knihovny),(zda nebyl už objednán, ale pouze zatím nedodán). Teprve po kontrole, že dokument ve fondu knihovny k dispozici není, že ještě nebyl objednán, může být vytvořena objednávka.

Objednávka

Většinou probíhá přes AKS . Typy objednávek: monografická, seriálová, trvalá (edice, dílové dokumenty) Je nutné vytvořit nebo dohledat (v modulu katalogizace) krátký bibliografický záznam (BIB) .
Tento BIB/akviziční záznam osahuje základní údaje nutné pro jednoznačnou identifikaci dokumentu.(minimálně: autor, název, vydavatel, ISBN, rok vydání). Modul Akvizice vytváří objednávku na seznam dodavatelů nahraných v systému. Je na rozhodnutí knihovny, v které fázi záznam zviditelní uživatelům v online katalogu, zda již ve fázi, kdy je kniha objednána, nebo až po zpracování, kdy si ji může čtenář rezervovat nebo vypůjčit.

Údaje na objednávce:
Fakturační údaje dodavatele
Fakturační údaje příjemce
Dodací adresu
Číslo a datum vystavení objednávky
Jméno kontaktní osoby včetně telefonního čísla
Podpis s razítkem knihovny
Výčet objednávaných knih s přesnou identifikací - viz. akviziční záznam
Počet výtisků, které knihovna objednává

Urgence objednávky

V případě, že knihy nejsou dodány včas a dodavatel akvizičního pracovníka

neinformuje o důvodech nedodání, je třeba dodání dokumentů urgovat

Dodání dokumentu

Verifikace Akviziční pracovník kontroluje komplexnost vyřízení objednávky a stav dodaných dokumentů (zda nechybí stránky, nejedná se o vadné výtisky apod.)

Adjustace

Vlastnictví knihovny se vyznačuje oražením rubu titulního listu, vybrané stránky dokumentu (17 strana) a na poslední stránce evidenčními, ochrannými a identifikačními prvky

Evidence

Přírůstkový seznam Je systém evidence knihovního fondu (tiskopis nebo elektronický systém), do kterého jsou pod svým jedinečným přírůstkovým číslem zapisovány údaje o všech nově získaných knihovních jednotkách v pořadí, v jakém byly do knihovny získány. Záznam v přírůstkovém seznamu by měl obsahovat: Datum zapsání knihovní jednotky Přírůstkové číslo knihovní jednotky - jedinečné a nepřenosné číslo každého dokumentu, pod kterým je zapsán do přírůstkového seznamu. Způsob nabytí knihovního dokumentu, označení autora, názvu, místa a roku vydání dokumentu včetně případného omezení doby jeho platnosti, případně údajů zaručujících jeho nezaměnitelnost.

Signatura

Signatura značka vyjadřující umístění dokumentu v knihovně, může se změnit.

Likvidace faktur

Kontrola : Počtu objednaných a dodaných knih (objednávka vs. faktura) Číslo faktury Fakturační adresu dodavatele i odběratele Platební údaje dodavatele – číslo banky, číslo účtu, způsob platby Datum vystavení Datum splatnosti Datum zdanitelného plnění (v případě, že je faktura určena plátci DPH) Seznam dodávaných dokumentů Číslo objednávky, ke které se faktura váže Celkovou částku k úhradě Knihovny nekupují knihy pouze na fakturu, ale v malém množství případů i na dobírku, případně přímo v knihkupectví, tzv. na paragon.

Urgence

Upomínka dodavateli, že nedodal dokumenty v termínu

Reklamace

Probíhá v případě zjištění jiných nebo vadných výtisků, tyto dokumenty se vrací dodavateli k výměně

Komplexní nákup a zpracování knihovních fondů mohou být realizovány i na základě smluvních vztahů mezi provozovateli knihoven (obcemi) a příslušnou regionální knihovnou. Knihovní fondy jsou majetkem obcí. Tyto fondy mohou být použity na podpůrné cirkulační služby, ale zůstávají majetkem těchto obcí, není-li ve smlouvě stanoveno jinak .

Seznam literatury

• Standard pro dobrý knihovní fond: metodický pokyn Ministerstva kultury k vymezení standardu doplňování a aktualizace knihovního fondu pro knihovny zřizované a/nebo provozované obcemi na území České republiky. Praha: Národní knihovna České republiky - Knihovnický institut, 2017. ISBN 978-807-0506-899

• NAVRÁTILOVÁ, Eliška. Současné trendy a problémy v akvizici knih. Brno, 2013. Bakalářská diplomová práce. Masarykova univerzita. Vedoucí práce Mgr. Bc. Irena Jánská.

• KOONTZ, Christie a Barbara GUBBIN. Směrnice IFLA SLUŽBY VEŘEJNÝCH KNIHOVEN [online]. 1. Praha: Národní knihovna České republiky – Knihovnický institut, 2012 [cit. 2018-12-11]. ISBN 978-80-7050-620-2. Dostupné z: https://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/series/147-cs.pdf

Odkazy

Akvizice

Klíčová slova

Nákup knih, akvizice, akviziční rozpočet, knižní jednotka, adjustace, knižní fond, akviziční plán, dodavatel