Knihovnické procesy - systémový přístup, základní rozdělení

Informační systém je systém, který se skládá ze vzájemně propojených prvků, ve kterých dochází k transformaci informací. Knihovna je jedním z druhů informačního systému. Výhodami systémového přístupu ke knihovnám (a k informačním systémům vůbec) jsou lepší porozumění, snadnější automatizace a grantování.
Podle zákona 257/2001 Sb. je "knihovnou zařízení, v němž jsou způsobem zaručujícím rovný přístup všem bez rozdílu poskytovány veřejné knihovnické a informační služby vymezené tímto zákonem, a které je zapsáno v evidenci knihoven". Knihovny jsou tedy základem rovného přístupu k informacím, který je definován jako požadavek Listiny základních práv a svobod. Mají také fungovat objektivně a bez cenzury, jelikož nejsou financovány soukromými organizacemi.
Knihovna má čtyři základní funkce: informační, vzdělávací, komunitní a sociální.

Cílem knihovny jako informačního systému je získat, transformovat a zpřístupnit informace uživatelům. Systém se skládá ze tří částí: statických a dynamických prvků a okolí systému, model vidíme na obrázku 1.

Obrázek 1

Statické prvky

Statické prvky informačního systému jsou takové prvky, ve kterých nedochází k transformaci informací. Patří mezi ně knihovní fondy, zaměstnanci, zařízení knihovny a uživatelé.

1. Knihovní fondy

Knihovním fondem rozumíme "odborně knihovnicky zpracovanou, uloženou a zpřístupňovanou sbírku knihovních jednotek v určité knihovně". Do fondu patří primární a sekundární informační zdroje, tedy kromě dokumentů samotných také katalogy, databáze nebo přírůstkové a úbytkové seznamy. Fondy můžeme rozdělit na fyzické a virtuální. Fyzické fondy jsou hmotné, reálné dokumenty. Virtuální fondy pak zahrnují nejen elektronické a online zdroje a databáze, ale také dokumenty potenciálně přístupné pomocí meziknihovní výpůjční služby nebo služby document delivery service.

2. Zaměstnanci

Mezi zaměstnanci knihoven se nenacházejí jen vystudovaní knihovníci a informační pracovníci, ve skutečnosti jsou mezi zaměstnanci v menšině. V České republice jsou k dispozici tři vysoké školy vyučující obor knihovnictví: Univerzita Karlova v Praze, Masarykova univerzita v Brně a Slezská univerzita v Opavě, v Praze existuje také Vyšší odborná škola informačních služeb. Středních škol je v ČR osm. Knihovníci mají dále možnost se vzdělávat v rámci tzv. celoživotního vzdělávání. Tam patří např. účast na oborových konferencích, nejznámějšími jsou Knihovny současnosti, Inforum nebo Knihovny, archivy a muzea v digitálním světě.
V knihovnách jsou často zaměstnáni také "paraprofesionálové", lidé vyškolení pro specifické služby, kteří nemají knihovnické vzdělání. Přináší tak cennou perspektivu jiných oborů.
Samozřejmě v knihovnách najdeme i jiné odborné profese, hlavně informační techniky, ekonomy, účetní nebo skladníky.
Velký boom zažívá dobrovolnictví v knihovnách a kulturních institucích vůbec. Provozovatelé si od toho slibují levnou pracovní sílu, ale aby dobrovolnictví fungovalo tak, jak má, je třeba dodržovat nějaké základní zásady. V prvé řadě je to profesionální řízení, které musí pamatovat na to, že dobrovolníci chtějí dělat to, co je baví, ale to nesmí narušovat chod knihovny. Dále se jedná o správnou komunikaci, která s vedením souvisí, a vytváření hodnot. Dobrovolnictví může být jak dlouhodobé, tak i jednorázové. Příkladem je živý řetěz, který vytvořili dobrovolníci při stěhování knihovny v Lounech.

3. Zařízení knihovny

Zařízení knihovny velmi souvisí s její architekturou. Základní otázkou je, jak navrhnout knihovnu, aby v ní bylo vše potřebné. Každá knihovna musí mít sklad, volný výběr, počítače, multimediální zařízení a kanceláře. Dále může být přidaná studovna, tiché místo nebo relaxační prostor, např. kavárna. Velikost a propojení jednotlivých částí má velký efekt na pohodlí čtenářů, a tedy na návštěvnost knihovny. S tím těsně souvisí i způsob organizace fondu, který je nutno zvolit velmi pečlivě. Samozřejmostí by dnes měl být bezbariérový přístup, protože "každý desátý člověk v České republice [se] řadí mezi osoby se zdravotním postižením".
Důležitá je také otázka, kam knihovnu ve městě postavit. Např. kopec v cestě může snížit počet uživatelů, dobrá je naopak blízkost zastávky MHD.

4. Uživatelé

Knihovnictví je služba lidem (čtenářům), která má plnit jejich informační potřeby. Procesní management zaručí, že všechny procesy povedou ke službě jako takové. "Pomáhá zvýšit celkovou efektivnost … tím, že odstraní zbytečně vykonávané procesy nebo procesy zjednoduší." Knihovna by měla znát své čtenáře, ty aktuální i ty potenciální, a reagovat na jejich potřeby. Tím se zabývá tzv. komunitní role knihoven.
Zároveň je velmi důležitá zpětná vazba od uživatelů, bez které nemůže fungovat žádný informační systém.

Dynamické prvky

Dynamické prvky můžeme charakterizovat jako procesy, které vedou ke službě. Z nich pak vzniká automatizovaný knihovnický systém (např. Aleph, Clavius, LANius) a další systémy na něj napojené (např. účetní nebo vyhledávací).
Řadíme mezi ně získávání, zpracování, uložení a zpřístupnění informačních zdrojů.

1. Získávání informačních zdrojů, akvizice

Informační zdroj může knihovna získat několika způsoby: koupí, výměnou mezi knihovnami (tento způsob se používá hlavně pro starší dokumenty nebo zaplňování mezer v periodicích), darem (jednotlivců, nakladatelství nebo odkazem z pozůstalosti) nebo předplacením.
V dnešní době počet titulů vydávaných v České republice roste, vybírat z takového množství není snadné. Používá se hlavně výběr podle konkrétního nakladatele, pomocí recenzí nebo systému povinných výtisků. Akvizitér musí znát zaměření svého fondu a také profil uživatelů knihovny, tedy zda jde převážně o studenty, vědce nebo o širokou veřejnost.
Mezi jednotlivé činnosti akvizitéra patří profilování fondu, sledování knižního trhu, kartotéka deziderát (knih, které knihovna bude chtít koupit, ale dosud nevyšly), sledování zpětné vazby a přírůstkování.

2. Zpracování informačních zdrojů, katalogizace

Katalogizací rozumíme budování katalogu (databází) pomocí katalogizačních a indexačních pravidel, příp. metadatových standardů. Katalogizační záznamy jsou ukládány ve výměnném formátu (většinou typu MARC) a publikovány v elektronickém katalogu OPAC (Online Public Access Catalog). Katalogizační zpracování má velký vliv na vyhledávání, důležitá je přesnost a standardizace.
Rozlišujeme dva druhy katalogizace, kooperativní a sdílenou. Kooperativní katalogizace funguje na základě výměnného formátu, každý katalogizátor si může stáhnout cizí záznam a případně si ho dále upravit pro své potřeby. Sdílená katalogizace může probíhat jenom v případě, že knihovny používají stejný systém, např. knihovny jedné univerzity. V takovém případě katalogizátor najde zdroj v centrální databázi a pouze k němu přidá jednotku. "Jejím hlavním smyslem je omezit multiplicitu při zpracování dokumentu a dosáhnout jednotnosti zpracování podle platných katalogizačních pravidel."

3.Uložení informačních zdrojů, budování a ochrana fondů

Budování fondů řeší otázku, jak fond prakticky uložit. Důležitá je provázanost mezi katalogem a fondem. Zdroje mohou být řazeny abecedně, tematicky, podle druhů dokumentů, formátu nebo přírůstkového čísla. Na různých místech může být řazení odlišné, např. ve skladu se používá převážně přírůstkové nebo formátové řazení, ve volném výběru abecední nebo tematické.
Ochrana fondů je zásadní u fyzických i digitálních dokumentů. Všechny informační zdroje musí být chráněny před krádežemi (elektromagnetické pásky, RFID čipy) a poškozením lidmi, které je nejčastější. Před požárem chrání protipožární dveře, kovové regály nebo hlásiče požáru. Nebezpečné mohou být také nepříznivé vlivy, a to jak fyzikální, tak i biologické a chemické (zvláště ve znečištěných oblastech). Teplota nesmí přesáhnout 18°C a vlhkost 50 %, přísnější pravidla jsou pro skladování vzácných tisků a filmových pásek.

4. Zpřístupnění informačních zdrojů, služby a marketing

Knihovnictví je služba a jako taková musí být i chápána. Existují ale velké rozdíly mezi jednotlivými typy knihoven (specializované, základní). Podle zákona 257/2001 Sb. jsou služby bezplatné, s výjimkou těch, za které může být požadována částka ve výši skutečných nákladů.
Mezi povinně bezplatné služby patří služby výpůjční (včetně meziknihovní výpůjční služby a online zdrojů dostupných zdarma), ústní rešerše a zpřístupnění vnějších informačních zdrojů (většinou se jedná o státní správu nebo samosprávu). Úplatu skutečně vynaložených nákladů mohou knihovny požadovat za reprografické a meziknihovní reprografické služby, mezinárodní meziknihovní výpůjční služby, zpřístupnění placených online zdrojů, písemné rešerše a kulturní, výchovnou a vzdělávací činnost.
Z hlediska marketingu je důležité zjišťování informačních potřeb uživatelů pomocí dotazníků nebo anket a propagace služeb včetně webové prezentace. A nezbytné je také sledovat zpětnou vazbu. "Díky zpětné vazbě lze získávat užitečná data a podklady pro zlepšování, které jsou nezbytné k tomu, aby si knihovny udržely důležitou pozici i v budoucnu."

Okolí informačního systému

Okolí jakéhokoli informačního systému ho silně ovlivňuje. Knihovna na něj nemá vliv, ale musí počítat s jednotlivými skutečnostmi. Řadíme tam:

• stav poznání a vzdělávání ve státě;
• vývoj techniky, hlavně informačních technologií;
• platnou legislativu;
• společensko-politický systém (např. totalitní režimy a cenzura);
• strukturu populace;
• tvůrce informací, knižní trh;
• a konečně zřizovatele knihovny, který rozhoduje o přísunu financí.

Odkazy

Související odkazy

Akvizice
Bezpečnost, ochrana
Architektura knihoven
Meziknihovní výpůjční služba (MVS)
Knihovnické automatizované systémy a knihovnický software

Klíčová slova

informační systém, informační proces, akvizice, katalogizace, uložení fondů, ochrana fondů, knihovní služby