Knihovnické procesy - systémový přístup, základní rozdělení

Informační systém Obecně je systém definován jako komplex vzájemně spjatých prvků a jejich propojení s okolím. Systém může být současně prvkem systému vyššího řádu a každý prvek systému může být zároveň systémem nižšího řádu. Např. systém knihoven obsahuje prvky knihovna, říkáme tedy, že knihovna je prvkem systému knihoven. Jestliže definuji systém knihovny, pak jsou jeho prvky - např. dokumenty nebo procesy (akvizice). Systém akvizice lze také dekomponovat na statické a dynamické prvky a zejména charakterizovat okolí systému. V širším slova smyslu se informační systém – komunikační systém je systém, který provází informaci od jejího vzniku k příjemci informací. Skládá se ze subsystému tvorby informací, zprostředkování informací a subsystému spotřeby informací. Knihovní systém je jedním z možných subsystémů zprostředkování dokumentů a informací. Funkci zprostředkovatele zde vykonává knihovna, která dokumenty nejprve získá, pak zpracuje, uloží, chrání a půjčuje čtenáři. Systémový přístup k této problematice nám umožní chápat procesy a funkce knihovny komplexně, ve vnitřních ale také vnějších souvislostech. Dovolí nám definovat současný stav knihovny a při jakékoli změně v prvcích nebo vazbách i možné změny v chování systému. Každý dobře fungující systém musí být schopen vývoje. To samozřejmě platí i o knihovním systému. Změnám ve vnějších i vnitřních faktorech okolí systému, které ovlivňují jeho chování, by se měla přizpůsobit i organizace a náplň práce zaměstnanců informační instituce. Zejména je nutné, aby se tyto změny projevily co nejdříve ve službách uživatelům.

Dekompozice knihovnického systému

Dekompozicí rozumíme definování statických a dynamických prvků systému, které musí být kvantifikovány. Kromě toho také velmi podrobně zkoumáme a popíšeme okolí systému. Důležité je stanovení vazeb jednotlivých prvků a zejména se věnujeme zpětným vazbám.

Dekompozice knihovnického systému umožňuje dokonale a stručně charakterizovat knihovnu. Slouží jako východisko projektů nebo grantových zpráv. Také nám umožňuje bezproblémově provádět změny v instituci v jednotlivých prvcích.

Statické prvky

Statické prvky lze chápat jako „základní stavební kameny“ knihovny. Statické prvky informačního systému jsou takové prvky, ve kterých nedochází k transformaci informací. Patří mezi ně knihovní fondy, zaměstnanci, zařízení knihovny a uživatelé.Všechny statické prvky musí být kvantifikovány

1. Knihovní fondy

Knihovním fondem rozumíme "odborně knihovnicky zpracovanou, uloženou a zpřístupňovanou sbírku knihovních jednotek v určité knihovně". Do fondu patří primární a sekundární informační zdroje, tedy kromě dokumentů samotných také katalogy, databáze nebo přírůstkové a úbytkové seznamy. Fondy můžeme rozdělit na fyzické a virtuální. Fyzické fondy jsou hmotné, reálné dokumenty. Virtuální fondy pak zahrnují nejen elektronické a online zdroje a databáze, ale také dokumenty potenciálně přístupné pomocí meziknihovní výpůjční služby nebo služby document delivery service.

2. Zaměstnanci

Mezi zaměstnanci knihoven se nenacházejí jen vystudovaní knihovníci a informační pracovníci, ve skutečnosti jsou mezi zaměstnanci v menšině. V České republice jsou k dispozici tři vysoké školy vyučující obor knihovnictví: Univerzita Karlova v Praze, Masarykova univerzita v Brně a Slezská univerzita v Opavě, v Praze existuje také Vyšší odborná škola informačních služeb. Středních škol je v ČR osm. Knihovníci mají dále možnost se vzdělávat v rámci tzv. celoživotního vzdělávání. Tam patří např. účast na oborových konferencích, nejznámějšími jsou Knihovny současnosti, Inforum nebo Knihovny, archivy a muzea v digitálním světě.
V knihovnách jsou často zaměstnáni také "paraprofesionálové", lidé vyškolení pro specifické služby, kteří nemají knihovnické vzdělání. Přináší tak cennou perspektivu jiných oborů.
Samozřejmě v knihovnách najdeme i jiné odborné profese, hlavně informační techniky, ekonomy, účetní nebo skladníky.
Velký boom zažívá dobrovolnictví v knihovnách a kulturních institucích vůbec. Provozovatelé si od toho slibují levnou pracovní sílu, ale aby dobrovolnictví fungovalo tak, jak má, je třeba dodržovat nějaké základní zásady. V prvé řadě je to profesionální řízení, které musí pamatovat na to, že dobrovolníci chtějí dělat to, co je baví, ale to nesmí narušovat chod knihovny. Dále se jedná o správnou komunikaci, která s vedením souvisí, a vytváření hodnot. Dobrovolnictví může být jak dlouhodobé, tak i jednorázové. Příkladem je živý řetěz, který vytvořili dobrovolníci při stěhování knihovny v Lounech.

3. Zařízení knihovny

Zařízení knihovny velmi souvisí s její architekturou. Základní otázkou je, jak navrhnout knihovnu, aby v ní bylo vše potřebné. Každá knihovna musí mít sklad, volný výběr, počítače, multimediální zařízení a kanceláře. Dále může být přidaná studovna, tiché místo nebo relaxační prostor, např. kavárna. Velikost a propojení jednotlivých částí má velký efekt na pohodlí čtenářů, a tedy na návštěvnost knihovny. S tím těsně souvisí i způsob organizace fondu, který je nutno zvolit velmi pečlivě. Samozřejmostí by dnes měl být bezbariérový přístup, protože "každý desátý člověk v České republice [se] řadí mezi osoby se zdravotním postižením".
Důležitá je také otázka, kam knihovnu ve městě postavit. Např. kopec v cestě může snížit počet uživatelů, dobrá je naopak blízkost zastávky MHD.

4. Uživatelé

Knihovnictví je služba lidem (čtenářům), která má plnit jejich informační potřeby. Procesní management zaručí, že všechny procesy povedou ke službě jako takové. "Pomáhá zvýšit celkovou efektivnost … tím, že odstraní zbytečně vykonávané procesy nebo procesy zjednoduší." Knihovna by měla znát své čtenáře, ty aktuální i ty potenciální, a reagovat na jejich potřeby. Tím se zabývá tzv. komunitní role knihoven.
Zároveň je velmi důležitá zpětná vazba od uživatelů, bez které nemůže fungovat žádný informační systém.

Dynamické prvky

Součástí dynamických prvků knihovnického systému jsou všechny činnosti (procesy) v knihovně. Základními procesy knihovnického systému jsou: akvizice, katalogizace, organizace knihovního fondu (ochrana a uchování) a knihovnické služby. Jejich vazby a zejména vazby se čtenářem jsou znázorněnyna obrázku

Okolí informačního systému

Žádný systém nemůže existovat a fungovat sám o sobě. Je neustále ovlivňován faktory, které působí na funkce systému, jeho strukturu a chování. Faktory nelze měnit, ale je nutno se jim přizpůsobit a podle nich volit optimální funkci systému. Mezi vzdálené složky okolí knihovnického systému lze zařadit společenskopolitický systém státu, který určuje systém řízení společnosti, národní důchod, systém vzdělávání. Činnost knihovny by se měla přizpůsobit stavu poznání ve světě, sledovat stav techniky. Ve veřejných knihovnách je nutné znát i strukturu populace, tedy potenciálních čtenářů. Mezi základní povinnosti knihovníka patří sledování knižního trhu, znalost tvůrců dokumentů a znalosti příslušné legislativy a jejího dodržování. K nejbližším složkám okolí knihovnického systému patří finance, které dostávají knihovny na svůj chod a na nákup knihovních jednotek a používané informační technologie. Ve výčtu složek okolí nesmí chybět knihovny a informační instituce, s kterými knihovna již spolupracuje či by měla spolupracovat.

Odkazy

Související odkazy

Akvizice
Bezpečnost, ochrana
Architektura knihoven
Meziknihovní výpůjční služba (MVS)
Knihovnické automatizované systémy a knihovnický software

Klíčová slova

informační systém, informační proces, akvizice, katalogizace, uložení fondů, ochrana fondů, knihovní služby