Proveďte dekompozici subsystému akvizice (statické a dynamické prvky, okolí): Porovnání verzí

m
m
Řádek 92: Řádek 92:
 
'''10.Prvotní evidence'''
 
'''10.Prvotní evidence'''
 
* Dokumenty neseriálové povahy, které nejsou určeny ke spotřebě, zapíšeme do přírůstkového seznamu.
 
* Dokumenty neseriálové povahy, které nejsou určeny ke spotřebě, zapíšeme do přírůstkového seznamu.
* Jednotlivá čísla periodik zapisujeme do pomocné evidence periodik
+
* Jednotlivá čísla periodik zapisujeme do pomocné evidence periodik.
 
* U periodického tisku se jako knihovní dokument zaznamenává do přírůstkového seznamu ukončený ročník nebo svazek.
 
* U periodického tisku se jako knihovní dokument zaznamenává do přírůstkového seznamu ukončený ročník nebo svazek.
* Prvotní evidence dokumentů se řídí vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 21. Února 2002 č. 88/2002 – ta-to vyhláška neurčuje formu, jakou má být přírůstkový seznam veden.
+
* Prvotní evidence dokumentů se řídí vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 21. Února 2002 č. 88/2002 – tato vyhláška '''neurčuje formu, jakou má být přírůstkový seznam veden'''.
* Přírůstkový seznam - hlavním správním a účetním dokladem fondu dokumentů, v němž se eviduje pod je-dinečným číslem, každá knihovní jednotka a zaznamenávají se její důležité údaje.
+
* Přírůstkový seznam - hlavním správním a účetním dokladem fondu dokumentů, v němž se eviduje pod jedinečným číslem, každá knihovní jednotka a zaznamenávají se její důležité údaje.
 
* Vyhláška předpisuje, aby přírůstkový seznam obsahoval zpravidla tyto údaje: datum zápisu, přírůstkové číslo, autora a název dokumentu, místo a rok vydání, cenu dokumentu, příp. Vazby, způsob nabytí.
 
* Vyhláška předpisuje, aby přírůstkový seznam obsahoval zpravidla tyto údaje: datum zápisu, přírůstkové číslo, autora a název dokumentu, místo a rok vydání, cenu dokumentu, příp. Vazby, způsob nabytí.
 
* Většinou se připojují ještě důležité lokační a akviziční údaje – signatura
 
* Většinou se připojují ještě důležité lokační a akviziční údaje – signatura
Řádek 103: Řádek 103:
 
* Vyřazené dokumenty jsou přeškrtnuté s uvedeným číslem v úbytkovém seznamu a důvod vyřazení.
 
* Vyřazené dokumenty jsou přeškrtnuté s uvedeným číslem v úbytkovém seznamu a důvod vyřazení.
 
* Přepis celého přírůstkového seznamu je možný pouze se souhlasem nadřízeného orgánu.
 
* Přepis celého přírůstkového seznamu je možný pouze se souhlasem nadřízeného orgánu.
* Přírůstkové číslo je nepřenosné.
+
* Přírůstkové číslo je nepřenosné a generuje ho počítač.
 
* Přírůstkové číslo v malých knihovnách může být průběžné, ve větších se zpravidla každým rokem začíná s novou aritmetickou řadou, číslo se pak lomí posledním dvojčíslím roku (nyní čtyřčíslím).
 
* Přírůstkové číslo v malých knihovnách může být průběžné, ve větších se zpravidla každým rokem začíná s novou aritmetickou řadou, číslo se pak lomí posledním dvojčíslím roku (nyní čtyřčíslím).
* Přírůstkové číslo zapíšeme do dokumentu na rub titulního listu, na fakturu, místní seznam, uvádí se i na ka-talogizačním záznamu.
+
* Přírůstkové číslo zapíšeme do dokumentu na rub titulního listu, na fakturu, místní seznam, uvádí se i na katalogizačním záznamu.
 
AKS a základní evidence, statistiky:
 
AKS a základní evidence, statistiky:
* Přírůstkové číslo generuje počítač
+
* Akviziční modul uchovává finanční i bibliografická data – to umožňuje vytvářet statistiky a analýzy výdajů, podle mnoha kritérií – dodavatel, druh dokumentu, oddělení knihovny atd.
* Akviziční modul uchovává finanční i bibliografická data – to umožňuje vytvářet statistiky a analýzy vý-dajů, podle mnoha kritérií – dodavatel, druh dokumentu, oddělení knihovny atd.
 
  
 
'''11.Signování'''
 
'''11.Signování'''
Řádek 116: Řádek 115:
 
* Nyní se používá tzv. Individuální signatura, kdy pod jednu signaturu stavíme všechny svazky vícesvazkového díla, všechny exempláře téhož díla.
 
* Nyní se používá tzv. Individuální signatura, kdy pod jednu signaturu stavíme všechny svazky vícesvazkového díla, všechny exempláře téhož díla.
 
K znakovým soustavám, které užíváme při vytváření signatur, patří:
 
K znakovým soustavám, které užíváme při vytváření signatur, patří:
* Arabské číslice
+
* Arabské a římské číslice
* Římské číslice
 
 
* Písmenka latinské abecedy
 
* Písmenka latinské abecedy
 
* Interpunkční znaky – lomítko, spojovník, plus, dvojtečka atd.
 
* Interpunkční znaky – lomítko, spojovník, plus, dvojtečka atd.
Řádek 125: Řádek 123:
 
* Je nutno předem stanovit délku znaků a signatura by měla být expanzivní, má umožnit zařazovat bez obtíží přírůstky na konci řad nebo uvnitř těchto řad.
 
* Je nutno předem stanovit délku znaků a signatura by měla být expanzivní, má umožnit zařazovat bez obtíží přírůstky na konci řad nebo uvnitř těchto řad.
 
Metodické zásady pro tvorbu signatur:
 
Metodické zásady pro tvorbu signatur:
* Každá knihovna má plán prostorového rozmístění knihovních fondů – místnosti, fondy, regály, police
 
* Toto schéma je vhodné umístit viditelně pro čtenáře.
 
 
* Předem se vypracuje návod na přidělení a tvorbu signatur - v něm je vymezen vztah popisné a knihovní jednotky zejména u vícesvazkových dokumentů a u více exemplářů (výtisků) jednoho titulu.
 
* Předem se vypracuje návod na přidělení a tvorbu signatur - v něm je vymezen vztah popisné a knihovní jednotky zejména u vícesvazkových dokumentů a u více exemplářů (výtisků) jednoho titulu.
 
* Popisná jednotka je předmětem jednoho záznamu. Knihovní jednotka je každý samostatný svazek do-kumentu nebo samostatný nosič.
 
* Popisná jednotka je předmětem jednoho záznamu. Knihovní jednotka je každý samostatný svazek do-kumentu nebo samostatný nosič.
Řádek 135: Řádek 131:
 
* Knihovny vytvářejí místní seznam buďto ve svazkové nebo lístkové formě.
 
* Knihovny vytvářejí místní seznam buďto ve svazkové nebo lístkové formě.
 
* Signatura se umisťuje na rub titulního listu, do přírůstkového seznamu, na hřbet knihy a zadní desku knižních dokumentů a do všech katalogů.
 
* Signatura se umisťuje na rub titulního listu, do přírůstkového seznamu, na hřbet knihy a zadní desku knižních dokumentů a do všech katalogů.
* Nedoporučuje se zlacené provedení, ale trvanlivé snadno oddělitelné značení.
+
* '''Nedoporučuje se zlacené provedení''', ale trvanlivé snadno oddělitelné značení.
 
AKS a signatura:
 
AKS a signatura:
 
* U počítačově zpracovaných dokumentů není v některých případech seznam nutný, neboť signaturu přiděluje počítač.
 
* U počítačově zpracovaných dokumentů není v některých případech seznam nutný, neboť signaturu přiděluje počítač.

Verze z 27. 7. 2016, 16:39

Akvizice - Doplňování knihovního fondu = jeden z nejdůležitějších procesů knihovnického systému.

  • Na vhodné akviziční politice závisí všechny návazné procesy v knihovně (katalogizace, organizace, služby atd.).
  • Špatně prováděnou akvizici nelze svádět jen na nedostatek financí.

Akviziční pracovník:

  • Musí znát potřeby uživatelů, být dobrým ekonomem a hledat zdroje pro získávání dokumentů.
  • Měl by dobře znát provoz celé knihovny, složení fondu, zdroje dokumentů, měl by být schopen provádět pečlivou evidenci, aby se vyvaroval získání duplikátu či multiplikátu (kontrola na duplikát).
  • Ve své práci by měl využívat i metod koordinované akvizice, k níž bude využívat souborné katalogy a bude provádět akvizici ve spolupráci s nejbližšími knihovnami svého okolí.
  • V současné době se očekává dobrá orientace na internetovém knižním trhu a práce s modulem akvizice v některém z automatizovaných knihovních softwarů.

STATICKÉ PRVKY

  1. Dokumenty, kartotéky deziderát, evidence objednávek, evidence faktur, přírůstkový seznam.
  2. Zaměstnanci – akviziční pracovníci, příp. účetní.
  3. Zařízení – kartotéky, manipulační stoly, razítka, počítače, knihovní software, internet.

DYNAMICKÉ PRVKY

1.Profilování knihovního fondu

  • Trvalá funkce akvizice
  • Jeho úkolem je zajištění a stanovení optimální struktury a obsahu fondu
  • Profil knihovny určíme podle následujících metodických hledisek:
    • Tematický profil – vyjadřuje se ve formě klasifikačního schématu používaného knihovnou (MDT, de-skriptory atd.).
    • Druhy dokumentů – stanoví se struktura fondu podle druhů dokumentů (knihy, časopisy, vysokoškolské práce, patenty, normy…).
    • Provenience dokumentů – stát, kde dokument vznikl, shromažďujeme publikace ze země, která je podle expertů významná.
    • Institucionální hledisko – ve fondu nesmí chybět dokumenty špičkového pracoviště oboru.
    • Autorské hledisko – stanoví se bibliometrickými metodami, do fondu přednostně zařadíme publikace vynikajících odborníků.
    • Životnost informací – zastaralé dokumenty nezískáváme, spíše vyřazujeme.

2.Sledování produkce informačních pramenů

  • Vyžaduje aktivní a soustavnou činnost akvizičního pracovníka: pravidelně navštěvovat knihkupectví, knižní veletrhy, výstavy knih, sledovat recenze, literární rubriky v časopisech a hlavně odborný knihkupecký tisk.
  • V současné době se i v této oblasti uplatňuje vyhledávání na Internetu.
  • Produkci sledují i uživatelé knihovny, kteří pak předávají své požadavky na získání dokumentu knihovně.

3.Vytváření kartotéky deziderát

  • Knihovna by měla shromažďovat dezideráta pouze tehdy, je-li naděje na jejich získání.
  • V kartotéce deziderát by neměly chybět základní dokumenty, i když nejsou již dávno na knižním trhu.
  • Dokumenty, u kterých uplynuly dva roky od vydání = vysoká pravděpodobnost, že nebudou k sehnání.
  • V odborné knihovně – věcné uspořádání podle tématiky a uvnitř chronologické tak, aby se mohla zastaralá dezideráta jednoduše vyřadit.

4.Evidence objednávky

  • Každá objednaná kniha musí být evidována pro přehled a tak byla vyloučena duplicita nákupu.
  • Zahraniční knihy je výhodné uvést jak pod autorem, tak zejména u kolektivního autorství pod názvem, nebo edicí.
  • V této evidenci je nutné registrovat vyřízení objednávky.
  • V automatizovaných knihovnických systémech se dezideráta ukládají, aby se později staly podkladem pro sestavení objednávky, a jsou již v této fázi kontrolovány na duplikát.

5.Přímý nákup dokumentu

  • V praxi, zejména veřejných knihoven, je obvyklé nakupovat knihy přímo u knihkupců bez objednávky.
  • Doporučuje se, v obchodě si sepsat seznam knih, v knihovně zkontrolovat duplicity a potom knihu koupit.
  • Některé knihovny získávají ukázku nově došlých knih od knihkupce a mají možnost bez objednávky si vybrat vhodné dokumenty. V objednávce pak doobjednají pouze další výtisky.
  • V prodejně se vyžádá paragon, který dodatečně proplácí účtárna.
  • Má-li knihovna automatizovaný knihovnický software a modul akvizice, pak lze navštívit knihkupectví s notebookem, zjistit duplicitu, vystavit objednávku.

6.Objednávka

  • Častější postup při akvizici – zasílání objednávek dodavateli knih.
  • Musí obsahovat: Adresu dodavatele, číslo jednací přiřazené objednávce, datum, rubriku „věc“, pak co nej-stručnější úvodní větu (obvykle:“objednáváme u Vás:“), výčet objednaných knih s jasnou identifikací - autor, název, rok vydání, příp. Vydavatele, velmi důležité je číslo ISBN, cena, a hlavně velmi jasně uvedený počet výtisků.
  • Závěr dopisu tvoří oznámení, na jakou adresu mají být zaslány knihy, na kterou adresu faktura, kolik výtisků faktury požadujete.

V AKS je hlavní akviziční funkcí vytvoření objednávky:

  • Záznamy mohou být zobrazovány v katalogu se statusem "objednáno".
  • Jinak jsou procedury pro vstup dat stejné jako pro vstup dat v katalogizačním modulu.
  • Systém automaticky generuje datum a číslo objednávky (možnost uložení těchto údajů přes klávesnici).
  • Připravená objednávka pro tisk může být vytištěna ihned nebo v dávkovém režimu - to se obvykle po-užívá při objednávce více titulů pro jednoho dodavatele.
  • Systém by měl umožnit úpravu objednávky podle požadavků knihovníka a přidávat standardní nebo zvláštní zprávy dodavateli.

7.Urgence objednávky

  • Pokud dokument není včas dodán, nebo nejsou informace od dodavatele.
  • Podobá se objednávce.
  • Důležité – v evidenci objednávek vyznačit datum urgence.

AKS a urgence objednávky:

  • Důležitou částí každé akviziční funkce je možnost vytváření urgencí pro nedodané dokumenty
  • Urgence jsou automaticky generovány počítačem, případně knihovníky, kteří generují urgence v případě potřeby
  • Dokument je automaticky určen pro urgenci, jestliže uplyne očekávaná lhůta dodání obvyklá pro dodavatele

8.Dodávka dokumentu

  • Každý dokument se přijímá na základě průvodního dokladu (dodacího listu, faktura,…).
  • Nemá-li zásilka seznam, vyhotoví jej knihovna a nechá si jej od odesílatele potvrdit.
  • První krok příjmu dokumentu je verifikace = zkontrolujeme úplnost objednávky a bezvadnost dokumentů.
  • Kompletně vyřízená objednávka se vyřadí z evidence objednávek.
  • Vlastnictví knihovny vyznačíme orazítkováním na rubu titulního listu – adjustace.

AKS a dodání dokumentu:

  • Po dodání dokumentu do knihovny lze nalézt v bázi dat objednávku, buďto podle jejího čísla, dodavatele nebo názvu dokumentu.
  • Příjem dokumentu lze jednoduše potvrdit pouze přidělením data dodání.
  • Důležitá je možnost manuálního zásahu do záznamu.
  • Objednávky více dokumentů je možno přijmout i nekompletní, ale je nutné, aby systém automaticky upozornil na nedodané dokumenty.

9.Likvidace faktur

  • K jednotlivým položkám se uvede přírůstkové číslo a na fakturu potvrdí dodávku.
  • Poté se zašle fakturu do účtárny k proplacení. Kopie faktury se ukládá podle data objednávky nebo se při-loží k vyřízené objednávce.
  • Pokud knihovna kopie nearchivuje, pak je nutno evidovat v přírůstkovém seznamu číslo faktury a hlavně cenu, za kterou byl dokument zakoupen.

10.Prvotní evidence

  • Dokumenty neseriálové povahy, které nejsou určeny ke spotřebě, zapíšeme do přírůstkového seznamu.
  • Jednotlivá čísla periodik zapisujeme do pomocné evidence periodik.
  • U periodického tisku se jako knihovní dokument zaznamenává do přírůstkového seznamu ukončený ročník nebo svazek.
  • Prvotní evidence dokumentů se řídí vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 21. Února 2002 č. 88/2002 – tato vyhláška neurčuje formu, jakou má být přírůstkový seznam veden.
  • Přírůstkový seznam - hlavním správním a účetním dokladem fondu dokumentů, v němž se eviduje pod jedinečným číslem, každá knihovní jednotka a zaznamenávají se její důležité údaje.
  • Vyhláška předpisuje, aby přírůstkový seznam obsahoval zpravidla tyto údaje: datum zápisu, přírůstkové číslo, autora a název dokumentu, místo a rok vydání, cenu dokumentu, příp. Vazby, způsob nabytí.
  • Většinou se připojují ještě důležité lokační a akviziční údaje – signatura
  • Klasický přírůstkový seznam na tiskopisech SEVT neplní jen funkci evidenční, ale i statistickou.
  • Je možno z něho zjistit rozsah fondu, celkový roční přírůstek, podíl jednotlivých zdrojů na budování fondů, hodnotu fondu, průměrnou cenu knih, druhovou evidenci, tematickou evidenci.
  • Opravy jsou provedené přeškrtnutím a v poznámce doplněné o informaci kdo opravil.
  • Vyřazené dokumenty jsou přeškrtnuté s uvedeným číslem v úbytkovém seznamu a důvod vyřazení.
  • Přepis celého přírůstkového seznamu je možný pouze se souhlasem nadřízeného orgánu.
  • Přírůstkové číslo je nepřenosné a generuje ho počítač.
  • Přírůstkové číslo v malých knihovnách může být průběžné, ve větších se zpravidla každým rokem začíná s novou aritmetickou řadou, číslo se pak lomí posledním dvojčíslím roku (nyní čtyřčíslím).
  • Přírůstkové číslo zapíšeme do dokumentu na rub titulního listu, na fakturu, místní seznam, uvádí se i na katalogizačním záznamu.

AKS a základní evidence, statistiky:

  • Akviziční modul uchovává finanční i bibliografická data – to umožňuje vytvářet statistiky a analýzy výdajů, podle mnoha kritérií – dodavatel, druh dokumentu, oddělení knihovny atd.

11.Signování

  • Signatura je dohodnutý znak, který stanoví místo určité knihovní jednotky v daném knihovním fondu.
  • Signatura je přenosná. Měla by být jednoduchá – snadno zapamatovatelná.
  • Ve středověku se označovaly regály s danou tématikou, police a řady – dodnes je to zachováno např. U systematického třídění (regál a pak abecední řazení).
  • Nyní se používá tzv. Individuální signatura, kdy pod jednu signaturu stavíme všechny svazky vícesvazkového díla, všechny exempláře téhož díla.

K znakovým soustavám, které užíváme při vytváření signatur, patří:

  • Arabské a římské číslice
  • Písmenka latinské abecedy
  • Interpunkční znaky – lomítko, spojovník, plus, dvojtečka atd.
  • Barvy (nevýhodou barev a symbolů je jejich nereprodukovatelnost)
  • Ostatní symboly (trojúhelníčky, hvězdičky, obrázky) slouží pro orientaci.
  • Má zjednodušovat práci ve skladu.
  • Je nutno předem stanovit délku znaků a signatura by měla být expanzivní, má umožnit zařazovat bez obtíží přírůstky na konci řad nebo uvnitř těchto řad.

Metodické zásady pro tvorbu signatur:

  • Předem se vypracuje návod na přidělení a tvorbu signatur - v něm je vymezen vztah popisné a knihovní jednotky zejména u vícesvazkových dokumentů a u více exemplářů (výtisků) jednoho titulu.
  • Popisná jednotka je předmětem jednoho záznamu. Knihovní jednotka je každý samostatný svazek do-kumentu nebo samostatný nosič.
  • Knihovní jednotky, přináležející jedné popisné jednotce, budou mít část signatury společnou.
  • U vícesvazkových děl jsou značky pro dílové jednotky uvedeny za lomítkem římskými číslicemi a u titulu s více exempláři se označení multiplikátu uvádí malými písmeny hned za základní signaturou.
  • V klasicky vedené knihovně je nutné vést tzv. Místní seznam, v kterém jsou dokumenty uvedeny v posloupnosti podle signatur.
  • Tento seznam slouží jako pomůcka k přidělování signatur a také je základním nástrojem revize fondu.
  • Knihovny vytvářejí místní seznam buďto ve svazkové nebo lístkové formě.
  • Signatura se umisťuje na rub titulního listu, do přírůstkového seznamu, na hřbet knihy a zadní desku knižních dokumentů a do všech katalogů.
  • Nedoporučuje se zlacené provedení, ale trvanlivé snadno oddělitelné značení.

AKS a signatura:

  • U počítačově zpracovaných dokumentů není v některých případech seznam nutný, neboť signaturu přiděluje počítač.
  • Kde tomu tak není, bývá místní seznam jedním z výstupů automatizovaného knihovnického systému.

OKOLÍ AKVIZICE

Do okolí systému akvizice patří zejména knižní trh, finanční možnosti knihovny a spolupracující knihovny.

Zdroje

Reference


Související články

Klíčová slova