Proveďte dekompozici subsystému akvizice (statické a dynamické prvky, okolí)

Akvizice je doplňování a budování knihovního fondu, jeden z nejdůležitějších dynamických prvků knihovnického systému. Od akviziční politiky se odvíjí velký počet navazující procesů (katalogizace, organizace knihovního fondu, poskytované služby). Proto je nezbytné volit vhodnou akviziční politiku. Špatně prováděná akvizice není nutně pouze výsledkem nedostatečného financování.

Akviziční pracovník:

• Znalost potřeb uživatelů
• Dobrý ekonom
• Vyhledává zdroje pro získávání dokumentů
• Vynikající znalost provozu celé knihovny (složení fondu, zdrojů dokumentů atd.)
• Pečlivá evidence (snaha zabránit duplikátům, multiplikátům)
• Koordinované akvizice, využití souborných katalogů, spolupráce s nejbližšími knihovnami v okolí
• Dobrá orientace na internetovém knižním trhu
• Práce s modulem akvizice v některém z automatizovaných knihovních softwarů

STATICKÉ PRVKY

1. Dokumenty – kartotéky deziderát, evidence objednávek, evidence faktur, přírůstkový seznam
2. Zaměstnanci – akviziční pracovníci (popř. účetní)
3. Zařízení – kartotéky, manipulační stoly, razítka, počítače, knihovní software, internet

DYNAMICKÉ PRVKY

1. Profilování knihovního fondu

Trvalá funkce akvizice, jeho úkolem je zajištění a stanovení optimální struktury a obsahu fondu. Profil knihovny určíme podle následujících metodických hledisek:

• Tematický profil – vyjadřuje se ve formě klasifikačního schématu používaného knihovnou (MDT, deskriptory atd.).
• Druhy dokumentů – stanoví se struktura fondu podle druhů dokumentů (knihy, časopisy, vysokoškolské práce, patenty, normy…).
• Provenience dokumentů – stát, kde dokument vznikl, shromažďujeme publikace ze země, která je podle expertů významná.
• Institucionální hledisko – ve fondu nesmí chybět dokumenty špičkového pracoviště oboru.
• Autorské hledisko – stanoví se bibliometrickými metodami, do fondu přednostně zařadíme publikace vynikajících odborníků.
• Životnost informací – zastaralé dokumenty nezískáváme, spíše vyřazujeme.

2. Sledování produkce informačních pramenů

• Vyžaduje soustavnou činnost akvizičního pracovníka: navštěvovat knihkupectví, knižní veletrhy, výstavy, sledovat recenze, literární rubriky v časopisech a hlavně odborný knihkupecký tisk.
• V současné době se i v této oblasti uplatňuje vyhledávání na internetu.
• Produkci sledují i uživatelé knihovny, kteří pak předávají své požadavky na získání dokumentu knihovně.

3. Vytváření kartotéky deziderát

Dezideráta jsou dokumenty, které chce knihovna pořídit do svého knihovního fondu, ale v dané chvíli nejsou dostupné.

• Knihovna by měla shromažďovat dezideráta pouze tehdy, je-li naděje na jejich získání.
• V kartotéce deziderát by neměly chybět základní dokumenty, i když nejsou již dávno na knižním trhu.
• Dokumenty, u kterých uplynuly dva roky od vydání = vysoká pravděpodobnost, že nebudou k sehnání.
• V odborné knihovně – věcné uspořádání podle tématiky a uvnitř chronologické tak, aby se mohla zastaralá dezideráta jednoduše vyřadit.

4. Evidence objednávky

• Každá objednaná kniha musí být evidována pro přehled a tak byla vyloučena duplicita nákupu.
• Zahraniční knihy je výhodné uvést jak pod autorem, tak zejména u kolektivního autorství pod názvem, nebo edicí.
• V této evidenci je nutné registrovat vyřízení objednávky.
• V automatizovaných knihovnických systémech se dezideráta ukládají, aby se později staly podkladem pro sestavení objednávky.

5. Přímý nákup dokumentu

• Obvykle přímo u knihkupců bez objednávky (praxe veřejných knihoven).
• Vytvoření seznamu knih v obchodě, v knihovně zkontrolovat duplicity a potom knihu koupit.
• Některé knihovny získávají ukázku nově došlých knih od knihkupce a mají možnost bez objednávky si vybrat vhodné dokumenty. V objednávce pak doobjednají pouze další výtisky.
• V prodejně se vyžádá paragon, který dodatečně proplácí účtárna.
• Má-li knihovna automatizovaný knihovnický software a modul akvizice, pak lze navštívit knihkupectví s notebookem, zjistit duplicitu, vystavit objednávku.

6. Objednávka

• Častější postup při akvizici – zasílání objednávek dodavateli knih.
• Musí obsahovat: Adresu dodavatele, číslo jednací přiřazené objednávce, datum, rubriku „věc“, pak co nejstručnější úvodní větu (obvykle:“objednáváme u Vás:“), výčet objednaných knih s jasnou identifikací - autor, název, rok vydání, příp. Vydavatele, velmi důležité je číslo ISBN, cena, a hlavně velmi jasně uvedený počet výtisků.
• Závěr dopisu tvoří oznámení, na jakou adresu mají být zaslány knihy, na kterou adresu faktura, kolik výtisků faktury požadujete.

V automatizovaných knihovních systémech (AKS) je hlavní akviziční funkcí vytvoření objednávky:

• Záznamy mohou být zobrazovány v katalogu se statusem "objednáno".
• Jinak jsou procedury pro vstup dat stejné jako pro vstup dat v katalogizačním modulu.
• Systém automaticky generuje datum a číslo objednávky (možnost uložení těchto údajů přes klávesnici).
• Připravená objednávka pro tisk může být vytištěna ihned nebo v dávkovém režimu - to se obvykle po-užívá při objednávce více titulů pro jednoho dodavatele.
• Systém by měl umožnit úpravu objednávky podle požadavků knihovníka a přidávat standardní nebo zvláštní zprávy dodavateli.

7. Urgence objednávky

• Pokud dokument není včas dodán, nebo nejsou informace od dodavatele.
• Podobá se objednávce.
• Důležité – v evidenci objednávek vyznačit datum urgence.

AKS a urgence objednávky:

• Důležitou částí každé akviziční funkce je možnost vytváření urgencí pro nedodané dokumenty
• Urgence jsou automaticky generovány počítačem, případně knihovníky, kteří generují urgence v případě potřeby
• Dokument je automaticky určen pro urgenci, jestliže uplyne očekávaná lhůta dodání obvyklá pro dodavatele

8. Dodávka dokumentu

• Každý dokument se přijímá na základě průvodního dokladu (dodacího listu, faktura,…).
• Nemá-li zásilka seznam, vyhotoví jej knihovna a nechá si jej od odesílatele potvrdit.
• První krok příjmu dokumentu je verifikace = zkontrolujeme úplnost objednávky a bezvadnost dokumentů.
• Kompletně vyřízená objednávka se vyřadí z evidence objednávek.
• Vlastnictví knihovny vyznačíme orazítkováním na rubu titulního listu – adjustace.

9. Likvidace faktur

• K jednotlivým položkám se uvede přírůstkové číslo a na fakturu potvrdí dodávku.
• Poté se zašle fakturu do účtárny k proplacení. Kopie faktury se ukládá podle data objednávky nebo se při-loží k vyřízené objednávce.
• Pokud knihovna kopie nearchivuje, pak je nutno evidovat v přírůstkovém seznamu číslo faktury a hlavně cenu, za kterou byl dokument zakoupen.

10. Prvotní evidence

• Dokumenty neseriálové povahy, které nejsou určeny ke spotřebě, zapíšeme do přírůstkového seznamu.
• Jednotlivá čísla periodik zapisujeme do pomocné evidence periodik.
• U periodického tisku se jako knihovní dokument zaznamenává do přírůstkového seznamu ukončený ročník nebo svazek.
• Prvotní evidence dokumentů se řídí vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 21. Února 2002 č. 88/2002 – tato vyhláška neurčuje formu, jakou má být přírůstkový seznam veden.
• Přírůstkový seznam - hlavním správním a účetním dokladem fondu dokumentů, v němž se eviduje pod jedinečným číslem, každá knihovní jednotka a zaznamenávají se její důležité údaje.
• Vyhláška předpisuje, aby přírůstkový seznam obsahoval zpravidla tyto údaje: datum zápisu, přírůstkové číslo, autora a název dokumentu, místo a rok vydání, cenu dokumentu, příp. Vazby, způsob nabytí.
• Většinou se připojují ještě důležité lokační a akviziční údaje – signatura
• Klasický přírůstkový seznam na tiskopisech SEVT neplní jen funkci evidenční, ale i statistickou.
• Je možno z něho zjistit rozsah fondu, celkový roční přírůstek, podíl jednotlivých zdrojů na budování fondů, hodnotu fondu, průměrnou cenu knih, druhovou evidenci, tematickou evidenci.
• Opravy jsou provedené přeškrtnutím a v poznámce doplněné o informaci kdo opravil.
• Vyřazené dokumenty jsou přeškrtnuté s uvedeným číslem v úbytkovém seznamu a důvod vyřazení.
• Přepis celého přírůstkového seznamu je možný pouze se souhlasem nadřízeného orgánu.
• Přírůstkové číslo je nepřenosné a generuje ho počítač.
• Přírůstkové číslo v malých knihovnách může být průběžné, ve větších se zpravidla každým rokem začíná s novou aritmetickou řadou, číslo se pak lomí posledním dvojčíslím roku (nyní čtyřčíslím).
• Přírůstkové číslo zapíšeme do dokumentu na rub titulního listu, na fakturu, místní seznam, uvádí se i na katalogizačním záznamu.

AKS a základní evidence, statistiky:

• Akviziční modul uchovává finanční i bibliografická data – to umožňuje vytvářet statistiky a analýzy výdajů, podle mnoha kritérií – dodavatel, druh dokumentu, oddělení knihovny atd.

11. Signování

• Signatura je dohodnutý znak, který stanoví místo určité knihovní jednotky v daném knihovním fondu.
• Signatura je přenosná. Měla by být jednoduchá – snadno zapamatovatelná.
• Ve středověku se označovaly regály s danou tématikou, police a řady – dodnes je to zachováno např. U systematického třídění (regál a pak abecední řazení).
• Nyní se používá tzv. Individuální signatura, kdy pod jednu signaturu stavíme všechny svazky vícesvazkového díla, všechny exempláře téhož díla.

K znakovým soustavám, které užíváme při vytváření signatur, patří:

• arabské a římské číslice
• písmenka latinské abecedy
• interpunkční znaky – lomítko, spojovník, plus, dvojtečka atd.
• barvy (nevýhodou barev a symbolů je jejich nereprodukovatelnost)
• ostatní symboly (trojúhelníčky, hvězdičky, obrázky) slouží pro orientaci.

Má zjednodušovat práci ve skladu. Je nutno předem stanovit délku znaků a signatura by měla být expanzivní.

Metodické zásady pro tvorbu signatur:

• Předem se vypracuje návod na přidělení a tvorbu signatur - v něm je vymezen vztah popisné a knihovní jednotky zejména u vícesvazkových dokumentů a u více exemplářů (výtisků) jednoho titulu.
• Popisná jednotka je předmětem jednoho záznamu. Knihovní jednotka je každý samostatný svazek dokumentu nebo samostatný nosič.
• Knihovní jednotky, přináležející jedné popisné jednotce, budou mít část signatury společnou.
• U vícesvazkových děl jsou značky pro dílové jednotky uvedeny za lomítkem římskými číslicemi a u titulu s více exempláři se označení multiplikátu uvádí malými písmeny hned za základní signaturou.
• V klasicky vedené knihovně je nutné vést tzv. Místní seznam, v kterém jsou dokumenty uvedeny v posloupnosti podle signatur.
• Tento seznam slouží jako pomůcka k přidělování signatur a také je základním nástrojem revize fondu.
• Knihovny vytvářejí místní seznam buďto ve svazkové nebo lístkové formě.
• Signatura se umisťuje na rub titulního listu, do přírůstkového seznamu, na hřbet knihy a zadní desku knižních dokumentů a do všech katalogů.
• Nedoporučuje se zlacené provedení, ale trvanlivé snadno oddělitelné značení.

AKS a signatura:

• U počítačově zpracovaných dokumentů není v některých případech seznam nutný, neboť signaturu přiděluje počítač.
• Kde tomu tak není, bývá místní seznam jedním z výstupů automatizovaného knihovnického systému.

OKOLÍ AKVIZICE

Žádný systém neexistuje izolovaně, ale souvisí s dalšími faktory. Okolí, které ovlivňuje akvizici jsou zejména knižní trh, finanční možnosti knihovny a spolupracující knihovny.

Zdroje

Související články

Akvizice Katalogy Identifikační popis Knihovny a informační instituce

Klíčová slova

knihovní systém, akvizice, knihovnictví, knihovnické procesy