Proveďte dekompozici subsystému akvizice (statické a dynamické prvky, okolí)

Verze z 3. 7. 2016, 10:08, kterou vytvořil Michal.Bily (diskuse | příspěvky) (Založení stránky)

- Doplňování knihovního fondu = jeden z nejdůležitějších procesů knihovnického systému. - Na vhodné akviziční politice závisí všechny návazné procesy v knihovně (katalogizace, organizace, služby atd.). - Špatně prováděnou akvizici nelze svádět jen na nedostatek financí. - Akviziční pracovník: - Musí znát potřeby uživatelů, být dobrým ekonomem a hledat zdroje pro získávání dokumentů. - Měl by dobře znát provoz celé knihovny, složení fondu, zdroje dokumentů, měl by být schopen provádět pečlivou evidenci, aby se vyvaroval získání duplikátu či multiplikátu (kontrola na duplikát). - Ve své práci by měl využívat i metod koordinované akvizice, k níž bude využívat souborné katalogy a bude provádět akvizici ve spolupráci s nejbližšími knihovnami svého okolí. - V současné době se očekává dobrá orientace na internetovém knižním trhu a práce s modulem akvizice v některém z automatizovaných knihovních softwarů.

STATICKÉ PRVKY 1. Dokumenty, kartotéky deziderát, evidence objednávek, evidence faktur, přírůstkový seznam. 2. Zaměstnanci – akviziční pracovníci, příp. Účetní. 3. Zařízení – kartotéky, manipulační stoly, razítka, počítače, knihovní software, internet.

DYNAMICKÉ PRVKY 1. Profilování knihovního fondu - Trvalá funkce akvizice - Jeho úkolem je zajištění a stanovení optimální struktury a obsahu fondu - Profil knihovny určíme podle následujících metodických hledisek: - Tematický profil – vyjadřuje se ve formě klasifikačního schématu používaného knihovnou (MDT, de-skriptory atd.). - Druhy dokumentů – stanoví se struktura fondu podle druhů dokumentů (knihy, časopisy, vysokoškolské práce, patenty, normy…). - Provenience dokumentů – stát, kde dokument vznikl, shromažďujeme publikace ze země, která je podle expertů významná. - Institucionální hledisko – ve fondu nesmí chybět dokumenty špičkového pracoviště oboru. - Autorské hledisko – stanoví se bibliometrickými metodami, do fondu přednostně zařadíme publikace vynikajících odborníků. - Životnost informací – zastaralé dokumenty nezískáváme, spíše vyřazujeme. 2. Sledování produkce informačních pramenů - Vyžaduje aktivní a soustavnou činnost akvizičního pracovníka: pravidelně navštěvovat knihkupectví, knižní veletrhy, výstavy knih, sledovat recenze, literární rubriky v časopisech a hlavně odborný knihkupecký tisk. - V současné době se i v této oblasti uplatňuje vyhledávání na Internetu. - Na domácích stránkách nakladatelů lze sledovat produkci našich, ale i zahraničních dodavatelů. - Zdrojem informací pro nákup časopisů jsou každoročně vydávané ceníky. - Produkci sledují i uživatelé knihovny, kteří pak předávají své požadavky na získání dokumentu knihovně. 3. Vytváření kartotéky deziderát - Knihovna by měla shromažďovat dezideráta pouze tehdy, je-li naděje na jejich získání. - V kartotéce deziderát by neměly chybět základní dokumenty, i když nejsou již dávno na knižním trhu. - Kartotéku nebo databázi v automatizovaném knihovním systému je nutno stále aktualizovat. - Dokumenty, u kterých uplynuly dva roky od vydání = vysoká pravděpodobnost, že nebudou k sehnání. - Z deziderát vyřadit knihy, které již jsou objednány nebo byly dodány. - Uspořádání kartotéky je zcela na uvážení akvizičního pracovníka. - V odborné knihovně – věcné uspořádání podle tématiky a uvnitř chronologické tak, aby se mohla zastaralá dezideráta jednoduše vyřadit. 4. Evidence objednávky - Každá objednaná kniha musí být evidována pro přehled a tak byla vyloučena duplicita nákupu. - Zahraniční knihy je výhodné uvést jak pod autorem, tak zejména u kolektivního autorství pod názvem, nebo edicí. - V této evidenci je nutné registrovat vyřízení objednávky. - V automatizovaných knihovnických systémech se dezideráta ukládají, aby se později staly podkladem pro sestavení objednávky, a jsou již v této fázi kontrolovány na duplikát. 5. Přímý nákup dokumentu - V praxi, zejména veřejných knihoven, je obvyklé nakupovat knihy přímo u knihkupců bez objednávky. - Doporučuje se, v obchodě si sepsat seznam knih, v knihovně zkontrolovat duplicity a potom knihu koupit. - Některé knihovny získávají ukázku nově došlých knih od knihkupce a mají možnost bez objednávky si vybrat vhodné dokumenty. V objednávce pak doobjednají pouze další výtisky - Při přímém nákupu dokumentů se někdy platí v hotovosti. - V prodejně se vyžádá paragon, který dodatečně proplácí účtárna. - Má-li knihovna automatizovaný knihovnický software a modul akvizice, pak lze navštívit knihkupectví s notebookem, zjistit duplicitu, vystavit objednávku. 6. Objednávka - Častější postup při akvizici – zasílání objednávek dodavateli knih. - Musí obsahovat: Adresu dodavatele, číslo jednací přiřazené objednávce, datum, rubriku „věc“, pak co nej-stručnější úvodní větu (obvykle:“objednáváme u Vás:“), výčet objednaných knih s jasnou identifikací - autor, název, rok vydání, příp. Vydavatele, velmi důležité je číslo ISBN, cena, a hlavně velmi jasně uvedený počet výtisků. - Závěr dopisu tvoří oznámení, na jakou adresu mají být zaslány knihy, na kterou adresu faktura, kolik výtisků faktury požadujete. - V AKS je hlavní akviziční funkcí vytvoření objednávky: o Záznamy mohou být zobrazovány v katalogu se statusem "objednáno". o Jinak jsou procedury pro vstup dat stejné jako pro vstup dat v katalogizačním modulu. o Systém automaticky generuje datum a číslo objednávky (možnost uložení těchto údajů přes klávesnici). o Připravená objednávka pro tisk může být vytištěna ihned nebo v dávkovém režimu - to se obvykle po-užívá při objednávce více titulů pro jednoho dodavatele. o Systém by měl umožnit úpravu objednávky podle požadavků knihovníka a přidávat standardní nebo zvláštní zprávy dodavateli. 7. Urgence objednávky - Pokud dokument není včas dodán, nebo nejsou informace od dodavatele. - Podobá se objednávce. - Důležité – v evidenci objednávek vyznačit datum urgence. - AKS a urgence objednávky: o Důležitou částí každé akviziční funkce je možnost vytváření urgencí pro nedodané dokumenty o Urgence jsou automaticky generovány počítačem, případně knihovníky, kteří generují urgence v případě potřeby o Dokument je automaticky určen pro urgenci, jestliže uplyne očekávaná lhůta dodání obvyklá pro doda-vatele 8. Dodávka dokumentu - Každý dokument se přijímá na základě průvodního dokladu (dodacího listu, faktura,…). - Nemá-li zásilka seznam, vyhotoví jej knihovna a nechá si jej od odesílatele potvrdit. - První krok příjmu dokumentu je verifikace = zkontrolujeme úplnost objednávky a bezvadnost dokumentů. - Kompletně vyřízená objednávka se vyřadí z evidence objednávek. - Vlastnictví knihovny vyznačíme orazítkováním na rubu titulního listu – adjustace. - AKS a dodání dokumentu o Po dodání dokumentu do knihovny lze nalézt v bázi dat objednávku, buďto podle jejího čísla, dodavatele nebo názvu dokumentu. o Příjem dokumentu lze jednoduše potvrdit pouze přidělením data dodání. o Důležitá je možnost manuálního zásahu do záznamu. o Objednávky více dokumentů je možno přijmout i nekompletní, ale je nutné, aby systém automaticky upozornil na nedodané dokumenty. 9. Likvidace faktur - K jednotlivým položkám se uvede přírůstkové číslo a na fakturu potvrdí dodávku. - Poté se zašle fakturu do účtárny k proplacení. Kopie faktury se ukládá podle data objednávky nebo se při-loží k vyřízené objednávce. - Pokud knihovna kopie nearchivuje, pak je nutno evidovat v přírůstkovém seznamu číslo faktury a hlavně cenu, za kterou byl dokument zakoupen. 10. Prvotní evidence - Dokumenty neseriálové povahy, které nejsou určeny ke spotřebě, zapíšeme do přírůstkového seznamu. - Jednotlivá čísla periodik zapisujeme do pomocné evidence periodik - U periodického tisku se jako knihovní dokument zaznamenává do přírůstkového seznamu ukončený ročník nebo svazek. - Prvotní evidence dokumentů se řídí vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 21. Února 2002 č. 88/2002 – ta-to vyhláška neurčuje formu, jakou má být přírůstkový seznam veden. - Přírůstkový seznam - hlavním správním a účetním dokladem fondu dokumentů, v němž se eviduje pod je-dinečným číslem, každá knihovní jednotka a zaznamenávají se její důležité údaje. - Vyhláška předpisuje, aby přírůstkový seznam obsahoval zpravidla tyto údaje: datum zápisu, přírůstkové číslo, autora a název dokumentu, místo a rok vydání, cenu dokumentu, příp. Vazby, způsob nabytí. - Většinou se připojují ještě důležité lokační a akviziční údaje – signatura - Klasický přírůstkový seznam na tiskopisech SEVT neplní jen funkci evidenční, ale i statistickou. - Je možno z něho zjistit rozsah fondu, celkový roční přírůstek, podíl jednotlivých zdrojů na budování fondů, hodnotu fondu, průměrnou cenu knih, druhovou evidenci, tematickou evidenci. - Opravy jsou provedené přeškrtnutím a v poznámce doplněné o informaci kdo opravil. - Vyřazené dokumenty jsou přeškrtnuté s uvedeným číslem v úbytkovém seznamu a důvod vyřazení. - Přepis celého přírůstkového seznamu je možný pouze se souhlasem nadřízeného orgánu. - Přírůstkové číslo je nepřenosné. - Přírůstkové číslo v malých knihovnách může být průběžné, ve větších se zpravidla každým rokem začíná s novou aritmetickou řadou, číslo se pak lomí posledním dvojčíslím roku (nyní čtyřčíslím). - Přírůstkové číslo zapíšeme do dokumentu na rub titulního listu, na fakturu, místní seznam, uvádí se i na ka-talogizačním záznamu. - AKS a základní evidence, statistiky o Přírůstkové číslo generuje počítač o Akviziční modul uchovává finanční i bibliografická data – to umožňuje vytvářet statistiky a analýzy vý-dajů, podle mnoha kritérií – dodavatel, druh dokumentu, oddělení knihovny atd. 11. Signování - Signatura je dohodnutý znak, který stanoví místo určité knihovní jednotky v daném knihovním fondu. - Signatura je přenosná. Měla by být jednoduchá – snadno zapamatovatelná. - Ve středověku se označovaly regály s danou tématikou, police a řady – dodnes je to zachováno např. U systematického třídění (regál a pak abecední řazení). - Nyní se používá tzv. Individuální signatura, kdy pod jednu signaturu stavíme všechny svazky vícesvazkového díla, všechny exempláře téhož díla. - K znakovým soustavám, které užíváme při vytváření signatur, patří: • Arabské číslice • Římské číslice • Písmenka latinské abecedy • Interpunkční znaky – lomítko, spojovník, plus, dvojtečka atd. • Barvy (nevýhodou barev a symbolů je jejich nereprodukovatelnost) - Ostatní symboly trojúhelníčky, hvězdičky, obrázky slouží pro orientaci. - Má zjednodušovat práci ve skladu. - Je nutno předem stanovit délku znaků a signatura by měla být expanzivní, má umožnit zařazovat bez obtíží přírůstky na konci řad nebo uvnitř těchto řad. - Metodické zásady pro tvorbu signatur: o Každá knihovna má plán prostorového rozmístění knihovních fondů – místnosti, fondy, regály, police o Toto schéma je vhodné umístit viditelně pro čtenáře. o Předem se vypracuje návod na přidělení a tvorbu signatur - v něm je vymezen vztah popisné a knihovní jednotky zejména u vícesvazkových dokumentů a u více exemplářů (výtisků) jednoho titulu. o Popisná jednotka je předmětem jednoho záznamu. Knihovní jednotka je každý samostatný svazek do-kumentu nebo samostatný nosič. o Knihovní jednotky, přináležející jedné popisné jednotce, budou mít část signatury společnou. o U vícesvazkových děl jsou značky pro dílové jednotky uvedeny za lomítkem římskými číslicemi a u titulu s více exempláři se označení multiplikátu uvádí malými písmeny hned za základní signaturou. - V klasicky vedené knihovně je nutné vést tzv. Místní seznam, v kterém jsou dokumenty uvedeny v posloupnosti podle signatur. - Tento seznam slouží jako pomůcka k přidělování signatur a také je základním nástrojem revize fondu. - Knihovny vytvářejí místní seznam buďto ve svazkové nebo lístkové formě. - Signatura se umisťuje na rub titulního listu, do přírůstkového seznamu, na hřbet knihy a zadní desku knižních dokumentů a do všech katalogů. - Nedoporučuje se zlacené provedení, ale trvanlivé snadno oddělitelné značení. - AKS a signatura o U počítačově zpracovaných dokumentů není v některých případech seznam nutný, neboť signaturu přiděluje počítač. o Kde tomu tak není, bývá místní seznam jedním z výstupů automatizovaného knihovnického systému.

OKOLÍ AKVIZICE - Do okolí systému akvizice patří zejména knižní trh, finanční možnosti knihovny a spolupracující knihovny.

Zdroje

Reference


Související články

Klíčová slova