Workflow digitalizace

Workflow, neboli proces plánování, obvykle značí technologii, která je součástí řízení podniků. Postup a plánování jednotlivých kroků je důležité a nezbytné pro projekty a procesy všech firem a institucí. Je to systém vzájemně provázaných činností, které na sebe navazují.

Termín je spojován s procesem digitalizace objektů jako pracovní, technologický postup pro snadné plynutí práce. Během plánování je nutné zvážit všechna rizika a kritéria, která se s daným procem pojí. I jejich výběr a odhalení je náročný.

Cíle plánování

Cílem je pochopení procesu a jeho jednotlivých částí. Plánování může vést k odhalení mnoha chyb, nepochopení a především k jejich odstranění. To může mít za následek také celkové zrychlení procesů a projektů daných firem a institucí. Je nutné plánovat projekty, rozložit si jednotlivé kroky, připravovat materiály, rozdělit náklady...

Efekt workflow

Plánování se snaží zjednodušit a zrychlit procesy, či jejich fungování v rámci instituce. Postupy a procesy by měly odhalit chyby a nedostatky. Dovést k jejich pochopení a lepšímu chodu a efektivitě v rámci dané instituce. A především pochopení jednotlivých částí, i fungování jako celku.

Workflow může přinést zásadní informace fungování pro manažery. Ať už před zahájením, po skončení, ale i jeho průběžný stav.

Základní fáze

Plánování je nezbytnou, ale někdy opomíjenou, součástí projektů a procesů v institucích.

Digitalizace má čtyři nezbytné fáze plánování: 1) plánování projektu digitalizace (určování kritérií, vybírání objektů), 2) procesy před digitalizací (logistika, příprava, přesuny knih, zaškolení pracovníků...), 3) samotná digitalizace (převod z jednoho média na jiný), 4) procesy po digitalizaci (dlouhodobá ochrana, správa)

Kritéria výběru

Pro digitalizaci je nezbytné zvážit veškerá kritéria, která se k ní pojí. Výběr objektů, časová, či finanční stránka není jedinou prioritou a překážkou, která se může objevit.

Nutné zvážit hodnotu dokumentů, které chceme zdigitalizovat. Prioritou je začít u vzácných či ohrožených dokumentů. Nezbytné posoudit vlastnosti dokumentů, zda jsou schopné a vhodné k použití. Dbát na hledisko ochrany, zda se skenováním nesníží využitelnost originálu. Sledovat organizaci a dokumentaci, zda je naskenovaný materiál kompletní, zda má veškerá potřebná metadata k využití. Důležitá je i akceptovatelnost výsledků. Hodnotí se, zda lze dokument zdigitalizovat dostupnou technikou. Musí se zajistit případné zamezení vzniku duplikátů. A nejdůležitější je ošetření duševního vlastnictví a s ním spojené autorské právo. Něco lze zdigitalizovat, ale už ne zpřístupnit.

Zdroje

Související články

• Digital divide
• Proces digitalizace