Projekt a proces

Projekt a proces jsou dva pojmy, které spolu úzce souvisí. Slova zní podobně, ale je stěžejní mezi nimi znát rozdíl.

Projekt

Pojem projekt je zastřešení pro skupinu činností a procesů, které jsou jasně časově ohraničeny. S projektem se můžeme setkat v různých oborech, ale stejné je to, že je potřeba projekt řídit. Typickými znaky je například jasně stanovený cíl, ke kterému projekt a jeho činnosti vedou. Dále čas, který jasně stanovuje, jak dlouho projekt bude trvat. Důležitý znak je také jedinečnost – projekt je neopakovatelný, probíhající činnosti jsou unikátní a každý projekt vyžaduje specifický způsob řízení.

Cíle projektu

Před začátkem každého projektu je nutné si pevně stanovit cíl/cíle, kterých má projekt dosáhnout. Díky tomu je jednoduší sledovat postup, sjednotit se nebo odhadnout možné překážky.

Ke stanovení cílů může pomoci metoda SMART (říká, jaké by cíle měly být):

• Specific (konkrétní)
• Measurable (měřitelné)
• Achievable (dosažitelné)
• Relevant (relevantní)
• Time-based (časově vymezené)
  

Po jazykové stránce můžeme cíle definovat na čtyři oblasti:

• Akce – co musíme udělat pro to, aby bylo cíle dosaženo
• Zaměření – stanovení bodu, na který chceme dosáhnout
• Hodnota – vyčíslení cíle
• Deadline – do kdy chceme cíle dosáhnout

Životní cyklus projektu

Protože je projekt časově omezen, prostupuje svou dobou fungování několika fázemi. Díky fázím lze snadno kontrolovat, zda se projekt posunuje správným směrem či nikoliv.

1. Koncepční fáze (Iniciační)- v této fázi se identifikuje problém, který má být vyřešen projektem
2. Plánovací fáze – sestavuje se plán, jak bude projekt postupovat – ideální cesta, cíl, požadavky na zdroje, vypracování plánovací dokumentace
3. Řešitelská fáze – v této fázi se zpřesňuje výchozí představa o řešení problému
4. Implementační fáze – výsledky se zapojují, aby bylo dosaženo cíle
5. Závěrečná fáze – projekt se ukončuje, hodnotí se dosažené výsledky, rozpuštění týmu, archivace záznamů

Řízení projektu

Jak již vyplývá z definice samotného projektu, jedná se o řízení ucelené sady činností, které jsou ohraničeny časovým rámcem. Cílem je zajistit efektivní a organizovaný průběh projektu. Každý projekt je jiný a originální, není tedy ani řízení pokaždé stejné.

Rozlišujeme dva přístupy k řízení projektu:

• Tradiční

Typické je důkladné plánování na začátku projektu, řízení aktivit v jeho průběhu. Předem je jasně daná podoba cíle (např. výstavba nové výrobní haly). Je nutné kvalitně popsat cíl, výstupy a plán projektu. Skládá se z pěti fází: iniciace, plánování a návrh, realizace, monitoring, uzavření. Funguje zde vodopádový model.

• Agilní

V tomto případě se cíl projektu průběžně upravuje. Probíhá komunikace mezi budoucím zákazníkem či s uživateli výsledků projektu. Vhodný pro projekty, při kterým se produkt vyvíjí. Využívá se například při vývoji softwaru.

Pro řízení projektů jsou dále stěžejní standardy, které vydávají specializované organizace: PMI, IPMA, AXELOS Limited. Nejznámější metodiky, které jsou vydávány je PMBOK (vydává PMI) a PRINCE2 (vydává AXELOS Limited).

Proces

Pod pojmem proces se obecně míní postupný tok dějů, stavů, aktivit a nebo práce. Při procesu jsou spotřebovávány zdroje a přetvářeny vstupy, výstupy a výsledky. Všechny procesy mají časový rozměr. V organizaci rozeznáváme procesy hlavní a podpůrné.

Druhy

Procesy můžeme dělit dle oblasti, ve kterých probíhají:

• Business proces
• Produkční proces
• Systémový proces
• Výrobní proces
• Chemický proces
• Technologický proces
• Termodynamický proces
• Biologický proces
• Psychický proces
  

Můžeme je dělit i podle chování:

• Stochastické procesy – není jisté, jak probíhají, výsledek lze definovat pouze jako pravděpodobnost
• Deterministické procesy – přesně víme, jaké bude chování
  

Řízení procesů

Procesy se realizují, sledují, zlepšují, zkracují nebo brzdí. Proto je nutné na jejich fungování dohlížet – je nutné řízení procesů. Nejlepší je, když procesy fungují samy za sebe, ale není tomu tak vždy.

Rozlišujeme tři přístupy k řízení procesů:

• Funkční přístup

- Vychází z tradiční dělby práce – rozdělení úkolů mezi pracovníky. Činnosti se rozdělí dle jednoduchosti úkonů, či klasifikace zaměstnanců.

• Procesní přístup

- Zaměřen více na procesy. Jedná se o činnosti, které prostupují napříč organizací.

• Projektový přístup

- Uplatňován na procesy, které jsou unikátní. Jejich optimální řešení se nalézá až v průběhu realizace.

Projekt x Proces

Rozdíl mezi projektem a procesem je jasný. Projekt je jednorázová záležitost, která začíná a končí v jasném časovém rámci. Proces se oproti tomu může opakovat, mění vstupy na požadovaný výstup.

Odkazy

Související články

Pojednejte o časovém plánu projektu a základních principech jeho tvorby
Životní cyklus projektu, smysl a obsah jednotlivých fází
Agilní metody projektování. Principy, role, organizace, nástroje
Proces řízení projektových rizik

Externí odkazy

APUtime

Management Mania

Business INFO

Easy Project

Klíčová slova

Projekt, Proces, Management, Projektování