Dokument

Dokument

Definice

Podle zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě jsou dokumenty veškeré záznamy písemné, obrazové, zvukové a elektronické povahy. Dokument je jakýkoli hmotný nosič, na kterém jsou znakově zaznamenány znalosti v podobě potencionální informace. Dokument je informační pramen tvořený nosičem informací a množinou informací na něm fixovaných a sloužící k přenosu dat v čase a prostoru.

Vymezení pojmu „dokument“ v historii a s tím spojený vznik vědního oboru

Až do 19. století se vše zaznamenávalo na různé hmotné nosiče podle dostupnosti v dané oblasti a období. Za nejstarší záznamy se považují znázorněné symboly na stěnách jeskyní v pravěku. Postupně se vnikem a vývojem nových kultur se používal další materiál. Např. hliněné destičky, papyrus nebo pergamen. I tyto materiály nakonec nahradil nový objev z Číny, a to papír. Papír společně s knihtiskem pak zformoval tištěnou knihu, jež také prošla významnou proměnou do dnešní podoby. Vzhledem k různorodosti nosičů se koncem 19. století začal používat obecnější pojem „dokument“. Tento nový termín zavedl belgický právník Paul Otlet. Se zrodem pojmu dokument, vnikla činnost s tím spojená – dokumentace a následně na přelomu 19. a 20. století vědní obor dokumentalistika. Dokumentalistika - teoretický a praktický obor zabývající se systematickým sběrem, pořádáním, vyhledáváním a distribucí zaznamenaných informací, obvykle ve specifických vědních oborech nebo disciplínách. Chápe se jako součást informační vědy.

Druhy dokumentů

Člení se podle různorodých kritérií.

Podle způsobu záznamu dat:

• písemné
• obrazové
• zvukové
• audiovizuální
• strojem čitelné (elektronické nebo digitální)

Podle odvozenosti obsahu:

• primární – dokumenty původního charakteru, obsahuje prvotní informace
• sekundární – odkazuje a informuje o existenci primárních dokumentů
• terciální – obsahuje soupis a informace sekundárních dokumentů

Podle návaznosti:

• periodické
• neperiodické

Podle stupně zveřejnění:

• zveřejněné
• nezveřejněné
• interní

Podle hlouby a šíře výkladu tématu:

• makrodokumenty – typická je výrazně členitá struktura (na jednotlivé oddíly, kapitoly apod.), např. monografie, sborníky, disertační práce, bibliografické přehledy, sborníky statí a referátů, učebnice, skripta, vědecké a technické zprávy
• mikrodokumenty – nemají výrazně členitou strukturu, obsahují nejaktuálnější informace a zaměřují se na užší tématiku, např. články, studie, patenty, instrukce, předpisy apod.

Hmotný x elektronický dokument

Fyzický dokument lze uchopit mnohem lépe, než dokument elektronický. Jde zkrátka o hmotný nosič (kniha, listiny atd.) Jednoduché příklady elektronického dokumentu se zdají být také lehce zařaditelné do „sekce“ dokumentu (e-mail, elektronický formulář či excellová tabulka). Ovšem u složitějších příkladů, jako u programů a operačních systémů, nelze jednoznačně říci, zdali se o dokumenty jedná nebo ne.

Výhody elektronického dokumentu:

• zrychlení komunikace
• šetří finance
• lepší čitelnost a jednoduchá editace
• usnadnění a urychlení kontroly

Nevýhody elektronického dokumentu:

• špatné zabezpečení (je snadno kopírovatelný a lze jej jednoduše sledovat či pozměnit)
• věrohodnost (v některých případech je nutné ověřit elektronickým podpisem)

Zdroje

Literatura

CEJPEK, Jiří. Informace, komunikace a myšlení: úvod do informační vědy. 2., přeprac. vyd. Praha: Karolinum, 2005. 233 s. ISBN 80-246-1037-X.
HYHLÍKOVÁ, Věra. Informační analýza dokumentu. Praha: UVTEI, Institut pro mimoškolní vzdělávání, 1984. 80 s. Učební texty UVTEI; 19.
STRAKA, Josef. Sociální informatika: terminologický a výkladový slovník pro posl. katedry vědeckých inform. a knihovnictví: skripta pro posl. filoz. fakulty Univ. Karlovy. 1. vyd. Praha: Karolinum, 1990. 217 s. ISBN 80-7066-324-3.

Klíčová slova

potenciální informace, dokumentace, dokumentalistika, informační zdroj, nosič informace, elektronický zdroj