Proveďte dekompozici subsystému akvizice (statické a dynamické prvky, okolí): Porovnání verzí
Řádek 13: | Řádek 13: | ||
'''1.'''Dokumenty, kartotéky deziderát, evidence objednávek, evidence faktur, přírůstkový seznam. | '''1.'''Dokumenty, kartotéky deziderát, evidence objednávek, evidence faktur, přírůstkový seznam. | ||
− | '''2.'''Zaměstnanci – akviziční pracovníci, příp. | + | '''2.'''Zaměstnanci – akviziční pracovníci, příp. účetní. |
'''3.'''Zařízení – kartotéky, manipulační stoly, razítka, počítače, knihovní software, internet. | '''3.'''Zařízení – kartotéky, manipulační stoly, razítka, počítače, knihovní software, internet. |
Verze z 19. 7. 2016, 09:49
Akvizice - Doplňování knihovního fondu = jeden z nejdůležitějších procesů knihovnického systému.
- Na vhodné akviziční politice závisí všechny návazné procesy v knihovně (katalogizace, organizace, služby atd.).
- Špatně prováděnou akvizici nelze svádět jen na nedostatek financí.
Akviziční pracovník:
- Musí znát potřeby uživatelů, být dobrým ekonomem a hledat zdroje pro získávání dokumentů.
- Měl by dobře znát provoz celé knihovny, složení fondu, zdroje dokumentů, měl by být schopen provádět pečlivou evidenci, aby se vyvaroval získání duplikátu či multiplikátu (kontrola na duplikát).
- Ve své práci by měl využívat i metod koordinované akvizice, k níž bude využívat souborné katalogy a bude provádět akvizici ve spolupráci s nejbližšími knihovnami svého okolí.
- V současné době se očekává dobrá orientace na internetovém knižním trhu a práce s modulem akvizice v některém z automatizovaných knihovních softwarů.
Obsah
STATICKÉ PRVKY
1.Dokumenty, kartotéky deziderát, evidence objednávek, evidence faktur, přírůstkový seznam.
2.Zaměstnanci – akviziční pracovníci, příp. účetní.
3.Zařízení – kartotéky, manipulační stoly, razítka, počítače, knihovní software, internet.
DYNAMICKÉ PRVKY
1.Profilování knihovního fondu
- Trvalá funkce akvizice
- Jeho úkolem je zajištění a stanovení optimální struktury a obsahu fondu
- Profil knihovny určíme podle následujících metodických hledisek:
- Tematický profil – vyjadřuje se ve formě klasifikačního schématu používaného knihovnou (MDT, de-skriptory atd.).
- Druhy dokumentů – stanoví se struktura fondu podle druhů dokumentů (knihy, časopisy, vysokoškolské práce, patenty, normy…).
- Provenience dokumentů – stát, kde dokument vznikl, shromažďujeme publikace ze země, která je podle expertů významná.
- Institucionální hledisko – ve fondu nesmí chybět dokumenty špičkového pracoviště oboru.
- Autorské hledisko – stanoví se bibliometrickými metodami, do fondu přednostně zařadíme publikace vynikajících odborníků.
- Životnost informací – zastaralé dokumenty nezískáváme, spíše vyřazujeme.
2.Sledování produkce informačních pramenů
- Vyžaduje aktivní a soustavnou činnost akvizičního pracovníka: pravidelně navštěvovat knihkupectví, knižní veletrhy, výstavy knih, sledovat recenze, literární rubriky v časopisech a hlavně odborný knihkupecký tisk.
- V současné době se i v této oblasti uplatňuje vyhledávání na Internetu.
- Na domácích stránkách nakladatelů lze sledovat produkci našich, ale i zahraničních dodavatelů.
- Zdrojem informací pro nákup časopisů jsou každoročně vydávané ceníky.
- Produkci sledují i uživatelé knihovny, kteří pak předávají své požadavky na získání dokumentu knihovně.
3.Vytváření kartotéky deziderát
- Knihovna by měla shromažďovat dezideráta pouze tehdy, je-li naděje na jejich získání.
- V kartotéce deziderát by neměly chybět základní dokumenty, i když nejsou již dávno na knižním trhu.
- Kartotéku nebo databázi v automatizovaném knihovním systému je nutno stále aktualizovat.
- Dokumenty, u kterých uplynuly dva roky od vydání = vysoká pravděpodobnost, že nebudou k sehnání.
- Z deziderát vyřadit knihy, které již jsou objednány nebo byly dodány.
- Uspořádání kartotéky je zcela na uvážení akvizičního pracovníka.
- V odborné knihovně – věcné uspořádání podle tématiky a uvnitř chronologické tak, aby se mohla zastaralá dezideráta jednoduše vyřadit.
4.Evidence objednávky
- Každá objednaná kniha musí být evidována pro přehled a tak byla vyloučena duplicita nákupu.
- Zahraniční knihy je výhodné uvést jak pod autorem, tak zejména u kolektivního autorství pod názvem, nebo edicí.
- V této evidenci je nutné registrovat vyřízení objednávky.
- V automatizovaných knihovnických systémech se dezideráta ukládají, aby se později staly podkladem pro sestavení objednávky, a jsou již v této fázi kontrolovány na duplikát.
5.Přímý nákup dokumentu
- V praxi, zejména veřejných knihoven, je obvyklé nakupovat knihy přímo u knihkupců bez objednávky.
- Doporučuje se, v obchodě si sepsat seznam knih, v knihovně zkontrolovat duplicity a potom knihu koupit.
- Některé knihovny získávají ukázku nově došlých knih od knihkupce a mají možnost bez objednávky si vybrat vhodné dokumenty. V objednávce pak doobjednají pouze další výtisky
- Při přímém nákupu dokumentů se někdy platí v hotovosti.
- V prodejně se vyžádá paragon, který dodatečně proplácí účtárna.
- Má-li knihovna automatizovaný knihovnický software a modul akvizice, pak lze navštívit knihkupectví s notebookem, zjistit duplicitu, vystavit objednávku.
6.Objednávka
- Častější postup při akvizici – zasílání objednávek dodavateli knih.
- Musí obsahovat: Adresu dodavatele, číslo jednací přiřazené objednávce, datum, rubriku „věc“, pak co nej-stručnější úvodní větu (obvykle:“objednáváme u Vás:“), výčet objednaných knih s jasnou identifikací - autor, název, rok vydání, příp. Vydavatele, velmi důležité je číslo ISBN, cena, a hlavně velmi jasně uvedený počet výtisků.
- Závěr dopisu tvoří oznámení, na jakou adresu mají být zaslány knihy, na kterou adresu faktura, kolik výtisků faktury požadujete.
V AKS je hlavní akviziční funkcí vytvoření objednávky:
- Záznamy mohou být zobrazovány v katalogu se statusem "objednáno".
- Jinak jsou procedury pro vstup dat stejné jako pro vstup dat v katalogizačním modulu.
- Systém automaticky generuje datum a číslo objednávky (možnost uložení těchto údajů přes klávesnici).
- Připravená objednávka pro tisk může být vytištěna ihned nebo v dávkovém režimu - to se obvykle po-užívá při objednávce více titulů pro jednoho dodavatele.
- Systém by měl umožnit úpravu objednávky podle požadavků knihovníka a přidávat standardní nebo zvláštní zprávy dodavateli.
7.Urgence objednávky
- Pokud dokument není včas dodán, nebo nejsou informace od dodavatele.
- Podobá se objednávce.
- Důležité – v evidenci objednávek vyznačit datum urgence.
AKS a urgence objednávky:
- Důležitou částí každé akviziční funkce je možnost vytváření urgencí pro nedodané dokumenty
- Urgence jsou automaticky generovány počítačem, případně knihovníky, kteří generují urgence v případě potřeby
- Dokument je automaticky určen pro urgenci, jestliže uplyne očekávaná lhůta dodání obvyklá pro dodavatele
8.Dodávka dokumentu
- Každý dokument se přijímá na základě průvodního dokladu (dodacího listu, faktura,…).
- Nemá-li zásilka seznam, vyhotoví jej knihovna a nechá si jej od odesílatele potvrdit.
- První krok příjmu dokumentu je verifikace = zkontrolujeme úplnost objednávky a bezvadnost dokumentů.
- Kompletně vyřízená objednávka se vyřadí z evidence objednávek.
- Vlastnictví knihovny vyznačíme orazítkováním na rubu titulního listu – adjustace.
AKS a dodání dokumentu:
- Po dodání dokumentu do knihovny lze nalézt v bázi dat objednávku, buďto podle jejího čísla, dodavatele nebo názvu dokumentu.
- Příjem dokumentu lze jednoduše potvrdit pouze přidělením data dodání.
- Důležitá je možnost manuálního zásahu do záznamu.
- Objednávky více dokumentů je možno přijmout i nekompletní, ale je nutné, aby systém automaticky upozornil na nedodané dokumenty.
9.Likvidace faktur
- K jednotlivým položkám se uvede přírůstkové číslo a na fakturu potvrdí dodávku.
- Poté se zašle fakturu do účtárny k proplacení. Kopie faktury se ukládá podle data objednávky nebo se při-loží k vyřízené objednávce.
- Pokud knihovna kopie nearchivuje, pak je nutno evidovat v přírůstkovém seznamu číslo faktury a hlavně cenu, za kterou byl dokument zakoupen.
10.Prvotní evidence
- Dokumenty neseriálové povahy, které nejsou určeny ke spotřebě, zapíšeme do přírůstkového seznamu.
- Jednotlivá čísla periodik zapisujeme do pomocné evidence periodik
- U periodického tisku se jako knihovní dokument zaznamenává do přírůstkového seznamu ukončený ročník nebo svazek.
- Prvotní evidence dokumentů se řídí vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 21. Února 2002 č. 88/2002 – ta-to vyhláška neurčuje formu, jakou má být přírůstkový seznam veden.
- Přírůstkový seznam - hlavním správním a účetním dokladem fondu dokumentů, v němž se eviduje pod je-dinečným číslem, každá knihovní jednotka a zaznamenávají se její důležité údaje.
- Vyhláška předpisuje, aby přírůstkový seznam obsahoval zpravidla tyto údaje: datum zápisu, přírůstkové číslo, autora a název dokumentu, místo a rok vydání, cenu dokumentu, příp. Vazby, způsob nabytí.
- Většinou se připojují ještě důležité lokační a akviziční údaje – signatura
- Klasický přírůstkový seznam na tiskopisech SEVT neplní jen funkci evidenční, ale i statistickou.
- Je možno z něho zjistit rozsah fondu, celkový roční přírůstek, podíl jednotlivých zdrojů na budování fondů, hodnotu fondu, průměrnou cenu knih, druhovou evidenci, tematickou evidenci.
- Opravy jsou provedené přeškrtnutím a v poznámce doplněné o informaci kdo opravil.
- Vyřazené dokumenty jsou přeškrtnuté s uvedeným číslem v úbytkovém seznamu a důvod vyřazení.
- Přepis celého přírůstkového seznamu je možný pouze se souhlasem nadřízeného orgánu.
- Přírůstkové číslo je nepřenosné.
- Přírůstkové číslo v malých knihovnách může být průběžné, ve větších se zpravidla každým rokem začíná s novou aritmetickou řadou, číslo se pak lomí posledním dvojčíslím roku (nyní čtyřčíslím).
- Přírůstkové číslo zapíšeme do dokumentu na rub titulního listu, na fakturu, místní seznam, uvádí se i na ka-talogizačním záznamu.
AKS a základní evidence, statistiky:
- Přírůstkové číslo generuje počítač
- Akviziční modul uchovává finanční i bibliografická data – to umožňuje vytvářet statistiky a analýzy vý-dajů, podle mnoha kritérií – dodavatel, druh dokumentu, oddělení knihovny atd.
11.Signování
- Signatura je dohodnutý znak, který stanoví místo určité knihovní jednotky v daném knihovním fondu.
- Signatura je přenosná. Měla by být jednoduchá – snadno zapamatovatelná.
- Ve středověku se označovaly regály s danou tématikou, police a řady – dodnes je to zachováno např. U systematického třídění (regál a pak abecední řazení).
- Nyní se používá tzv. Individuální signatura, kdy pod jednu signaturu stavíme všechny svazky vícesvazkového díla, všechny exempláře téhož díla.
K znakovým soustavám, které užíváme při vytváření signatur, patří:
- Arabské číslice
- Římské číslice
- Písmenka latinské abecedy
- Interpunkční znaky – lomítko, spojovník, plus, dvojtečka atd.
- Barvy (nevýhodou barev a symbolů je jejich nereprodukovatelnost)
- Ostatní symboly (trojúhelníčky, hvězdičky, obrázky) slouží pro orientaci.
- Má zjednodušovat práci ve skladu.
- Je nutno předem stanovit délku znaků a signatura by měla být expanzivní, má umožnit zařazovat bez obtíží přírůstky na konci řad nebo uvnitř těchto řad.
Metodické zásady pro tvorbu signatur:
- Každá knihovna má plán prostorového rozmístění knihovních fondů – místnosti, fondy, regály, police
- Toto schéma je vhodné umístit viditelně pro čtenáře.
- Předem se vypracuje návod na přidělení a tvorbu signatur - v něm je vymezen vztah popisné a knihovní jednotky zejména u vícesvazkových dokumentů a u více exemplářů (výtisků) jednoho titulu.
- Popisná jednotka je předmětem jednoho záznamu. Knihovní jednotka je každý samostatný svazek do-kumentu nebo samostatný nosič.
- Knihovní jednotky, přináležející jedné popisné jednotce, budou mít část signatury společnou.
- U vícesvazkových děl jsou značky pro dílové jednotky uvedeny za lomítkem římskými číslicemi a u titulu s více exempláři se označení multiplikátu uvádí malými písmeny hned za základní signaturou.
- V klasicky vedené knihovně je nutné vést tzv. Místní seznam, v kterém jsou dokumenty uvedeny v posloupnosti podle signatur.
- Tento seznam slouží jako pomůcka k přidělování signatur a také je základním nástrojem revize fondu.
- Knihovny vytvářejí místní seznam buďto ve svazkové nebo lístkové formě.
- Signatura se umisťuje na rub titulního listu, do přírůstkového seznamu, na hřbet knihy a zadní desku knižních dokumentů a do všech katalogů.
- Nedoporučuje se zlacené provedení, ale trvanlivé snadno oddělitelné značení.
AKS a signatura:
- U počítačově zpracovaných dokumentů není v některých případech seznam nutný, neboť signaturu přiděluje počítač.
- Kde tomu tak není, bývá místní seznam jedním z výstupů automatizovaného knihovnického systému.
OKOLÍ AKVIZICE
Do okolí systému akvizice patří zejména knižní trh, finanční možnosti knihovny a spolupracující knihovny.
Zdroje
Reference