Evidence sbírkového fondu (její různé stupně)

Zákon o sbírkách

Celým názvem "Zákon o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákon (Zákon č. 122/2000 Sb.)". V roce 2000 přijal Parlament České republiky zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů. Tento právní předpis, který nahradil někdejší zákon o muzeích a galeriích, stanovuje práva a povinnosti vlastníků sbírek a zavádí centrální evidenci sbírek (CES) vedenou na Ministerstvu kultury. Ta funguje jako veřejně přístupný seznam sbírek, vypovídající o bohatosti významné části movitého kulturního dědictví v České republice. Jedná se tedy o zákon, který by měl zabezpečit ochranu sbírek ze strany státu a zabránit jejich rozptýlení a zkáze. Evidují se zejména sbírky, které se trvale nachází na území ČR a které obsahují nejméně 5 sbírkových předmětů. Centrální evidence je veřejnosti přístupná v IS, jehož záměrem je vnést do sbírek pořádek a zároveň sbírky podřídit Ministerstvu kultury. Sbírky, které jsou evidované v CES jsou jako významná součást historické a kulturní paměti národa chráněny ve veřejnému zájmu.

V seznamu sbírek zapsaných v CES je možné nalézt:

• název sbírky
• údaje o vlastníkovi sbírky
• údaje o správci sbírky, kterým je většinou muzeum nebo galerie (muzeum výtvarného umění)
• oborové, samostatně evidované, části ("podsbírky"), které sbírku tvoří
• charakteristiku každé "podsbírky", která obsahuje:
  • označení území z něhož "podsbírka" převážně pochází
  • jaké časové období "podsbírka" převážně dokumentuje a stručnou historii "podsbírky"
  • jaké druhy předmětů a materiálů jsou v "podsbírce" zejména zastoupeny
  • označení, zda součástí "podsbírky" jsou kulturní památky nebo archiválie

Sbírkou muzejní povahy se přitom dle zákona myslí sbírka, která je ve své celistvosti významná pro prehistorii, historii, umění, literaturu, techniku, přírodní nebo společenské vědy. Tvoří ji soubor sbírkových předmětů shromážděných lidskou činností. Má se za to, že sbírka je věcí hromadnou. Sbírkovým předmětem je pak věc movitá, nemovitost nebo soubor těchto věcí. Může to být přírodnina nebo lidský výtvor. Sbírkovým předmětem jsou také preparáty lidských a zvířecích těl nebo jejich části a kosterní pozůstatky lidské a zvířecí.

Evidence sbírkového fondu

V Česku je evidence sbírkových předmětů vedena v souladu se zákonem o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů (č. 122/ 2000 Sb.) a vyhláškou Ministerstva kultury k tomuto zákonu. Tato evidence sbírkových předmětů vedená vlastníkem, nebo správcem sbírky je dle zákona chronologická a systematická. Je především nutné zajistit jednoznačnou identifikaci všech sbírkových předmětů, nebo jejich souborů tak, aby byla vyloučena možnost záměny předmětů podobného vzhledu. Proto je nezbytné, aby obsahovala veškeré potřebné náležitosti. Zapsáním věci do obou typů evidence (chronologické a systematické) je myšleno pořízení evidenčního záznamu v souladu s ustanovením.

Smysl evidence sbírkových předmětů:

• naplnit jednu z povinností každého správce svěřeného majetku, jimiž je povinnost majetek zjistit (ověřit zda se skutečně jedná o majetek vlastníka sbírky), majetek evidovat a řádně se o něj starat;
• vyhotovením evidenčního záznamu vyjádřit rozhodnutí správce sbírky o zařazení předmětu do sbírky, ze kterého (po zapsání evidenčního čísla do CES) vyplývají povinnosti nakládat s ním podle zákona č. 122/2000 Sb. a trvale jej uchovávat, chránit jej před krádežemi a vloupáním a před nepříznivými vlivy prostředí a využívat jej pro účely, pro něž je tvořena sbírka;
• trvale uchovávat spolu se sbírkovým předmětem údaje o sbírkovém předmětu, které umožní sbírkový předmět kdykoliv identifikovat a přispívat tak k plnění jeho funkce jako nedílné součásti sbírky
• jednoznačně kdykoliv prokázat, že předmět je součástí sbírky muzejní povahy chráněné jako část národního kulturního pokladu;
• umožnit provádění pravidelných inventarizací sbírkových předmětů;
• vytvořit základní podmínky pro využívání sbírky.

Evidenční záznam musí obsahovat:

• název a stručný popis jednotlivých sbírkových předmětů, popřípadě materiál, z něhož jsou vyrobeny, rozměry, hmotnost, časové zařazení, datum získání, identifikace autora nebo výrobce a další identifikační znaky;
• označení území z něhož sbírkové předměty pocházejí, je-li známo;
• způsob okolností nabytí jednotlivých sbírkových předmětů (například sběr, dar, dědictví, koupě);
• stav sbírkových předmětů;
• evidenční čísla jednotlivých sbírkových předmětů;
• označení archiválií, jsou-li součástí sbírky.

Evidenční záznamy v chronologické i systematické evidenci se vedou výhradně v listinné podobě a provádějí se ručně nebo tiskem z pomocné evidence vedené v elektronické podobě.

U sbírek, které obsahují více jak 3 000 věcí movitých nebo více než 11 věcí nemovitých se musí vést dvoustupňová evidence. Prvním stupněm je evidence přírůstků („chronologická evidence“), druhým stupněm je katalog sbírkových předmětů („systematická evidence“). U sbírek nedosahujících počtu 3 001 věcí movitých nebo 11 věcí nemovitých může být vedena pouze chronologická nebo pouze systematická evidence.

Pro zaevidování má každý sbírkový předmět své evidenční číslo:

• přírůstkové - označení při zařazení do chronologické evidence;
• inventární - označení při zařazení do systematické evidence.

Evidence I. stupně

Prvním stupněm je evidence přírůstků („chronologická evidence“), která se vede zpravidla v knize přírůstkové. Tato chronologická evidence je základní majetkoprávní evidencí sbírkových předmětů, zařazených do sbírky muzea. Jsou do ní zapisovány evidenční záznamy nově získaných přírůstků do sbírky v pořadí, v jakém je muzeum získalo. Daný předmět je evidenčním (přírůstkovým) číslem viditelně označen s tím, že muzeum nechává toto číslo zapsat do CES.

Záznamy do chronologické evidence se provádějí bezprostředně po zařazení sbírkového předmětu do sbírky, záznamy do systematické evidence se provádějí po odborném posouzení sbírkového předmětu, nejpozději do 3 let po provedení záznamu do chronologické evidence. Pro případ zničení nebo ztráty musí být vždy systematická evidence vedena odděleně od evidence chronologické. Knihy do nichž se provádějí záznamy a zvláštní katalogizační listy, musí být opatřeny razítkem a podpisem odpovědné osoby nebo evidenčním číslem sbírky listy knih musí být průběžně číslovány.

Evidenční číslo (tzv. přírůstkové číslo) je tvořeno:

• pořadovým číslem přírůstku v daném roce,
• lomítkem,
• číslem označujícím rok, ve kterém byl přírůstek získán.

Evidenční číslo dokladuje převzetí předmětů do správy organizace. Pokud nejsou sbírkové předměty v ní vedené zapsány do systematické evidence, slouží jako podklad pro inventarizaci sbírek.

Přírůstková kniha je:

• svázaná,
• má číslovány strany
• počet stran je v knize uveden společně s razítkem muzea.

Evidence II. stupně

Druhým stupněm je katalog sbírkových předmětů, vedený zpravidla v knize inventární nebo na zvláštních katalogizačních listech („systematická evidence“). Tato systematická evidence je výrazem a výsledkem odborného zpracování sbírky a jednotlivých sbírkových předmětů. Sbírkové předměty jsou tedy řazeny podle toho, "jak k sobě patří", do souvislých řad podle odborných kritérií, jedná se o nejjednodušší odborný katalog, proto je také systematická evidence nazývána katalogizací.

K vyhotovení evidenčního záznamu o sbírkovém předmětu v druhém stupni sbírkové evidence může dojít bezprostředně po zařazení předmětu chronologické evidence, nebo později, ale nejpozději do 3 let ode dne zařazení předmětu do sbírky, tím dnem je den doručení oznámení správce CES o zapsání přírůstkového čísla do CES.

K zapsání sbírkového předmětu do systematické evidence dojde tak, že je nejprve o předmětu vyhotoven evidenční záznam. Ten obsahuje povinné údaje jako je přírůstkové číslo, informace získané na základě odborného zpracování sbírkového předmětu či inventární číslo. Tímto inventárním číslem je předmět viditelně označen. V případě, že je předmět označen i přírůstkovým číslem, tak jej neodstraňujeme. Inventární číslo také doplňujeme do evidenčního záznamu v chronologické evidenci (v přírůstkové knize). Muzeum následně v rámci aktualizace zápisu sbírky v CES požádá správce CES o vyřazení přírůstkového čísla z CES a jeho nahrazení číslem inventárním. Pokud zapsání předmětu do systematické evidence následuje bezprostředně po zařazení předmětu do sbírky, tj. nejpozději do šesti měsíců, je možné do CES nechat zapsat rovnou evidenční číslo inventární. V povinné příloze k žádosti o zápis inventárního čísla do CES, jíž je evidenční záznam musí být ale také číslo přírůstkové, čímž žadatel doloží, že předmět je zapsán také v chronologické evidenci.

Záznam v systematické evidenci, na rozdíl od záznamu v chronologické evidenci, lze měnit i tak, že dříve zapsané údaje jsou odstraněny a nahrazeny novými.

Cílem je:

• potvrdit rozhodnutí o zařazení předmětu do sbírky;
• trvale jej uchovat, a to na základě dalšího odborného posouzení.

Zákon neukládá povinnost:

• rozšiřovat evidenční zápis v systematické evidenci oproti evidenčnímu zápisu v chronologické evidenci (s výjimkou doplnění inventárního čísla). Protože je však systematická evidence odrazem odborné správy sbírek, doplnění se předpokládá;
• pořizovat k evidenčním záznamům obrazovou dokumentaci. Jedná se však o jeden z nejlepších způsobů identifikace sbírkových předmětů.

Systematická evidence je vedena prostřednictvím katalogizačních karet, může být pro ni použit tisk z databáze, případně může mít formu inventární knihy.

Odkazy

Doporučená literatura

• ŽALMAN, Jiří a kol. Příručka muzejníkova. I, Tvorba, evidence, inventarizace a bezpečnost sbírek v muzeích a galeriích. 2., upr. vyd. Praha: Asociace muzeí a galerií České republiky, 2010. 75 s. ISBN 978-80-86611-41-9.
• SELUCKÁ, Alena a kol. Metodika uchovávání předmětů kulturní povahy. Brno: Technické muzeum v Brně, [2018], ©2018. 109 stran. ISBN 978-80-87896-40-2.
• NÁRODNÍ PAMÁTKOVÝ ÚSTAV, GRONSKÝ, Roman a KOČAN, Vladimír. Symboly moci či předměty sběratelského zájmu?. Metodika třídění a evidence zbraní a zbroje ve sbírkách Národního památkového ústavu. 1. vydání. V Brně: Národní památkový ústav, 2019. 99 stran. Odborné a metodické publikace; svazek 94. ISBN 978-80-87967-10-2.
• Muzea, památky a konzervace ... = Museums, monuments and conservation ... Brno: Technické muzeum v Brně, [2002]- .
• Zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů [online]. Praha : Ministerstvo kultury České republiky, 2000

Související články

• Konzervování a restaurování knihovního fondu
• Problematika klimatických podmínek v depozitáři historického knihovního fondu
• Legislativa týkající se historického knihovního fondu a sbírkového fondu
• Definujte pojmy sbírka a historický knihovní fond
• Knihovní fond
• Organizace knihovních fondů
• Proces organizace knihovního fondu - systémy stavění fondu. Charakterizujte principy stavění fondu v knihovnách, jmenujte výhody a nevýhody jednotlivých systémů stavění fondu.
• Budování fondu
• Správa fondu - přírůstkování, úbytky, revize

Klíčová slova

evidence sbírkového fondu, chronologická evidence, systematická evidence, evidenční záznam, sbírka