Povinnosti vedoucího projektu v ukončovací fázi projektu

Stránka ve výstavbě

Na této stránce se právě pracuje. Prosím needitujte tuto stránku, dokud na ní zůstává tato šablona. Předejdete tak editačnímu konfliktu. Jestliže uběhla od poslední editace doba alespoň dvou dnů, neváhejte tuto šablonu odstranit.

Během ukončování projektu projektový manažer zhodnotí veškeré dostupné informace z předcházející fáze, aby se ujistil, že veškerá práce na projektu je hotová a že projekt splnil svůj vytyčený cíl.

Při uzavírání projektu je nutné se přesvědčit o následujícím:

• Zda byly projektem dodány všechny plánované výstupy a
• zda dodané výstupy splňují veškeré požadavky definované v zadávací dokumentaci projektu.

Projektový manažer v této fázi:

1. Předává výstup projektu zadavateli k užívání,
2. uzavírá projektové účetnictví
3. rozpustí projektový tým a přiřadí jeho členy k pracím na jiných projektech,
4. vypracuje závěrečnou zprávu projektu pro sponzora projektu (začíná od projektového plánu - shrnutí, účel projektu, milníky, organizaci a harmonogram a pokračuje porovnáním s výsledným stavem jak projekt ve skutečnosti probíhal),
5. uspořádá formální schůzi pro všechny zainteresované strany, jejímž cílem je předat zkušenosti ostatním stranám (před touto schůzkou zpravidla předchází dotazník, který projektový manažer rozesílá),
6. zajistí archivaci a dostupnost veškeré dokumentace, která k projektu patří.

Závěrečná zpráva hodnotí skutečnou dodávku projektu oproti původnímu plánu z pohledu času, rozpočtu, kvality a kvantity výstupů. V komerční sféře jsou často mimořádné odměny projektových manažerů vázány na vyhodnocení finančních ukazatelů ze závěrečné zprávy, například: • Skutečné náklady projektu nesmí převýšit původně plánované náklady o víc než 10%. • Budoucí provozní náklady nesmí převýšit původně plánované náklady o víc než 5% apod.

Ukončovací fáze je v metodikách PRINCE2® a PMBOK® velmi podobná. Asi 80% realitovaných projektů skutečnými náklady značně převýší původní plán! Uchování dokumentace (nutnost vědět, jak dlouho musí být jednptlivé dokumenty uchovávány),

Lessons Learned

Lessons learned (poučení z projektu) je finální dokument, ve kterém tým řízení projektu, případně manažer projektu, shrnují to nejvýznamnější know-how, které na projektu vzniklo. Obvyklými vstupy jsou registr rizik, seznam bodů k řešení a seznam poučení. Princip metody Lessonss Learned je učit se z vlastních chyb resp. ze získaných zkušeností, které jsou vhodnou formou předávány a dále šířeny.

Princip Lessons Learned

Metoda Lessons Learned je založena na principu sdílení znalostí a jejich cíleném předávání. Je důležité uvědomit si, že někdo někde už udělal to, co se snažíme udělat i my. Znalost lze definovat jako strukturovaný souhrn vzájemně souvisejících poznatků a zkušeností z určité oblasti nebo k nějakému účelu. Získávají se zejména praxí nebo studiem.

Základní kámen pro LL je založen na fungující spolupráci mezi jednotlivými odděleními, resp. závody u nadnárodních společností. Je důležité spolupráci navázat, podporovat a rozvíjet ji. Služby spadající do oblasti podpory spolupráce se zaměřují na zajištění vzájemné komunikace, koordinace a spolupráce.

Tyto služby můžeme rozdělit na komunikační (zprostředkující výměnu informací, zpravidla zahrnuje elektronickou poštu, elektronickou nástěnku, chat, videokonference atd.), sdílení dat (umožňující v určitém definovaném prostoru sdílení dat, jde o systémy pro správu verzí apod.), workflow (cílem je koordinace osob, které pracují na jednotlivých činnostech jednoho úkolu nebo produktu) a v neposlední řadě na týmovou spolupráci (podpora společné práce týmů, plánování schůzek, sdílení stejných dokumentů apod.).

Za celý proces LL je vždy zodpovědný zástupce oddělení kvality. Zároveň je nutné definování odpovědných osob jednotlivých úseků a oddělení, aby se předávaná informace dostala do patřičných rukou a mohla být aplikována.

Celý proces zpracování, záznamu a následného šíření informace musí zahrnovat minimálně následující kroky: popis problému - krátce, jasně a výstižně popsat problém, který byl řešen (jde o základní informaci, která slouží k orientaci a identifikaci v checklistu pro LL), příčina problému - velice důležité je najít a přesně popsat příčinu problému, stanovení opatření - stanovit taková opatření, která vhodným způsobem eliminují či zcela odstraní příčinu problému.

Použití Lessons Learned

Metodika Lessons Learned se neomezuje pouze na výrobní úseky, ale je aplikovatelná na všechna oddělení společnosti. Podstatné je rozhodnout se, o jakou chybu se podělit. Hlavním kritériem pro výběr je poučný potenciál předávané informace pro druhou stranu.

Velké využití LL se nachází při řešení interních/externích případů reklamací, tedy u produktů, které vykazovaly určitou odchylku od předepsaného stavu.

Často používanou metodou řešení reklamací v průmyslových podnicích je 8D report, který je výstupem 8D procesu. Dle zmíněného nástroje kvality jsou řešeny reklamace podle přesně stanovených 8 kroků, kdy se od přesného popsání a definice problému dostáváme až k zavedení nápravných opatření, které zamezí opakování dané chyby. V posledních krocích 8D reportu pak dochází k ověření účinnosti zavedených opatření a informování ostatních oddělení a závodů - tj. využití metodiky LL. Zákazník dostává informaci, že výrobní závod zajistil, že neobdrží stejný nekvalitní produkt nejen ze závodu, který chybu zpracovává, ale i od ostatních poboček firmy, které se zabývají výrobou stejného či podobného produktu. Tato myšlenka získává velký význam zejména u velkých nadnárodních společností.

Praktické příklady použití LL:

   § zvláštní případy zpole, zákaznické reklamace,
   § interní výpadky,
   § výstupy zanalýz/testování vývojových vzorků,
   § první vzorkování a zprávy zprvního vzorkování.

Použití LL by se nemělo omezovat pouze na „negativní" případy a hlediska. Je smysluplné zahrnout pozitivní případy (Good Practise), jako jsou například:

   § trvale nízké (nebo žádné) zákaznické reklamace,
   § úspěšné projekty snižování nákladů,
   § hladké náběhy výroby.

Lessons Learned jsou vstupem pro zlepšení a standardizaci, pro další vývoj procesů, metod a předpisů, jako např. proces návrhu výroby, kontrolní plán, hodnocení kvality, analýzu možných vad a jejich následků, postupové návody, pracovní postupy apod.

Proces LL je vyvolán případy (výskytem) zjištěnými, např. u zákazníka, na výrobní lince nebo během náběhu platformy, při požadavkovém a změnovém řízení, při přemístění výrobků a výrobního zařízení, při zpracování FMEA, během hodnocení rizik, ze zpráv z auditů, u vývojových projektů a analýz, z testování výrobků a vývoje výrobního procesu.

Zdroje

Doporučená literatura

• Taylor, James. Začínáme řídit projekty. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2007. xii, 215 s. ISBN 978-80-251-1759-0.
• Bína, Ladislav et al. 17PJM - Project management [CD-ROM]. 1. vydání. V Praze: Česká technika - nakladatelství ČVUT, [2015], ©2015. ISBN 978-80-01-05699-8.
• Davis, Barbee, ed. 97 klíčových znalostí projektového manažera. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2010. 240 s. ISBN 978-80-251-2854-1.
• Martin, Paula K. a Tate, Karen. Management projektu Memory Jogger: kapesní průvodce pro projektové týmy. Praha: Česká společnost pro jakost, 2005. viii, 176 s. ISBN 80-02-01732-3.
• Fotr, Jiří a kol. Manažerské rozhodování: postupy, metody a nástroje. 2., přeprac. vyd. Praha: Ekopress, 2010. 474 s. ISBN 978-80-86929-59-0.

Související články

Pojednejte o časovém plánu projektu a základních principech jeho tvorby
Projektový trojimperativ a životní cyklus projektu dle PMBoK. Základní popis obsahu a smyslu jednotlivých fází
Pracovní rozklad činností (WBS). Principy tvorby, smysl a návaznosti na další části plánu projektu. Řízení změn
Řízení lidských zdrojů na projektech, OBS
Odhady pracností. Metody, postupy a úskalí
Iniciační fáze projektu, obsah, smysl a odlišnost proti fázi plánování. Business case, RFI a RFP
Project Control Book – obsah a smysl

Klíčová slova

projekt, vedoucí projektu, povinnosti, ukončení projektu