Organizace knihovních fondů

Organizace knihovních fondů je jeden z procesů, které probíhají v knihovnách za cílem zpřístupnit dokumenty uživatelům. Je součástí knihovního systému.

Knihovní systém

• akvizice - získávání nových dokumentů do knihovny, doplňování fondu (přírůstek je zpravidla určován rozsahem finančního rozpočtu nebo výhodností sjednaných smluvních podmínek s dodavateli)
• evidence - zanesení dokumentu do tzv. přírůstkového seznamu (přidělení razítka knihovny)
• katalogizace - zanesení do katalogu knihovny
• přidělení signatury (číslo knihy, které určuje, kde bude umístěna v regále knihovny)
• organizace a ochrana fondu - tedy fyzické umístění knihy do fondu
• zpřístupňování
• aktualizace fondu - vyřazování dokumentů (úbytkový seznam - vyřazovaný dokument je duplicitní, má nízkou statistickou využivatelnost uživateli, je opotřebovaný, poškozený, informace jsou zastaralé)
• Revize

Informační fond

Je to soubor primárních dokumentů (tedy fyzických nositelů informace, faktů) a sekundárních dokumentů (to jsou dokumenty, které informují o existenci primárních dokumentů (například: databáze, katalogy, bibliografie, kartotéky, katalogy). Samotné dokumenty jsou informačními prameny, což znamená, že jsou zdroji informací.

Druhy informačního fondu

Knihovní fond

Základní dílkem knihovního fondu je knihovní jednotka (kniha, dokument, zdroj), která je neustále v pohybu. Knihovní fond tvoří základ celého informačního fondu. Struktura knihovního fondu je vystavěna na:

• jádro - nejčastěji využívané dokumenty
• rezervní část - jedná se o dokumenty uložené ve skladu (lze si je vyžádat, nejsou součástí volného výběru)
• archiv - zde je uložen konzervační fond knihovny (rukopisy, prvotisky, staré tisky - jeho součástí je badatelna)

Dokumentografický fond

Skládá se ze sekundárních informačních pramenů/ dokumentů:

• katalog - soupis všech dokumentů, které má knihovna k dispozici
• kartotéka - soupis dokumentů, které mohou, ale nemusí být v knihovně
• Bibliografie - soupis dokumentů na určité téma

Faktografický fond

Tento fond má často formu samostatných příručních knihoven - obsahuje slovníky, encyklopedie, sbírky zákonů. Slouží k rychlému ověření faktů.

Organizace fondu v knihovnách

Formální stavění fondu

Jedná se o uspořádání fondu dle vnějších znaků:

• abecední - dle příjmení autora v invertovaném tvaru (ČAPEK, Karel)
• formátové - dle velikosti knih (kvartet, osmerka, šestnácterka, folio) - je to ovšem jedno z náročnějších stavění na organizaci
• chronologické - založeno na vnější informaci, tedy na tom, kdy byl dokument vydán (rok)
• geografické - místo vydání dokumentu
• přírůstkové - dokumenty řazeny dle toho, jak jsou evidovány v přírůstkovém seznamu
• jazykové - řazeno dle jazyka dokumentu

Výhody:

• tento systém řazení zaručuje úsporu místa v knihovních regálech a poskytuje jednodušší vyhledávání

Nevýhody:

• velice se zde tříští oborové zaměření dokumentů
• zcela se opouští tématické třídění knihovních jednotek
• formální stavění fondu se nehodí pro široký volný výběr

Věcné stavění fondu

Uspořádání dle oborů

• systematicko-abecední - je to řazení dle systematických selekčních jazyků s numerickou (číselnou) nebo alfanumerickou (písmena + čísla) notací (například selekční jazyky typu MDT, DDT, ČSN, BSO, Blissovo třídění, MPT, Ranganathanovo třídění)
• systematicko-pořadové - řadí se dle oborů = uvnitř pak postupně, jak dokumenty přicházely do fondu (chronologie, přírůstkové číslo, signatura)
• tématické - nejčastěji se používá v dětských odděleních, kde je fond rozdělen podle barev nebo podle piktogramů

Výhody:

• uživatel si může výběrem nahradit knihu podobného tématu, pokud je ta, kterou chtěl, vypůjčena
• rychlé vyhledávání knihovních jednotek určitého tématu

Nevýhody:

• náročné na prostor

Zpřístupňování knihovních fondů

Do organizace knihovních fondů v rámci zpřístupňování dokumentů uživatelům patří i uspořádání tzv. dokumentových fondů. Tento fond se skládá z hmotných knihovních jednotek (beletrie, naučná literatura, normy, patenty, šedá literatura).

1. Fondy bezprostředně přístupné - jsou poskytnuty uživateli přímo čtenářům (cirkulační fondy)
2. Fondy zprostředkovatelně přístupné - přístupné za asistence knihovníka (MVS - Meziknihovní výpůjční služba)
3. Fondy určené pro kooperaci - slouží ke spolupráci knihoven (multiplikáty - fondy MVS a cirkulační fondy)

Cyrkulační fondy

Jsou to samostatné fondy, které slouží ústředním knihovnám k tomu, aby je zapůjčovaly do partnerských, tzv. regionálních knihoven (ústřední knihovna v daném okrese sváží několik knihovních jednotek měsíčně do menších, obecních knihoven a takto jejich fond pravidelně obměňuje).

Druhy:

• hvězdicový systém cirkulačního fondu - jeho výhodami je přehlednost, samostatná korigace. Mezi jeho nevýhody patří náklady na benzín, kdy se knihy sváží v autech
• kruhový systém cirkulačního fondu - jeho výhodami je stálý přísun literatury, nevýhodou je, že si uživatel může půjčit knihu jen na omezenou dobu bez možnosti prodloužení výpůjční lhůty

Skladování

Prvky skladování dokumentů

1. volný výběr - přístupný, není však pro skladování příliš vhodný (čtenáři škodí; světlo, prach, teplo...)
2. sklad/ depozitář - je přístupný pouze pro knihovníka, pro ochranu fondu je vhodný
3. trezor - je zde uskladněn konzervační fond (incunabule, vzácné tisky)

Vhodné podmínky pro skladování fondu jsou základem pro primární ochranu fondu již v knihovně. Pro uložení dokumentů je doporučeno bezprašné prostředí, bez přímého přístupu slunečního světla. Úložná místa na regálech by měla být bez ostrých hran a výčnělků a opatřena zarážkou, zabraňujícímu sesunu fondu (tzv. knižní zarážky). Ve volně přístupném fondu, studovnách, referenčních a informačních prostorách je doporučena výška regálové konstrukce:

• veřejné knihovny: 1,80-2,05 m
• akademické knihovny: 2,25 m
• dětská oddělení: 1,50-1,80 m

Z důvodu organizace práce by maximální délka regálové řady neměla přesahovat 8 metrů. V knihovnách (a stejně tak i v depozitářích) je přísný zákaz kouření, jídla i pití.

Koncepce moderní knihovny

Shrnuje současné tendence v organizaci fondu v knihovnách, které se mají měnit na komunitní prostor.

1. poskytnout čtenáři přímý přístup ke knihovnímu fondu knihovny (převaha volných výběrů)
2. intenzivní růst fondu - pravidelné revize fondu, vyřazování knihovních jednotek
3. vznik centrálních dokumentových fondů - centrální depozitáře
4. intenzivní digitalizace (snašší zpřístupnění dokumentů uživatelům)
5. zapojení moderních technologií - čtečky, web
6. budování sítí knihoven - velké komplexy (komunitní centrum - místo setkávání)
7. kooperace knihoven - sdílená katalogizace, MVS, MMVS (Mezinárodní meziknihovní výpůjční služba)

Zaměstnanci

• skladoví knihovníci
• restaurátoři

Zařízení knihovny

• skladiště
• depozitáře
• katalogy, regály (klasické i posuvné)
• manipulační stoly
• dopravníkové systémy
• výtahy
• prostředky ochrany dokumentů (měřící přístroje, brány, kamerové systémy)