Project Control Book – obsah a smysl

Project control book je kompletní repozitář informací týkajících se projektu pro členy projektového týmu. Jedná se o zdroj pro kontroly a audity a je nástrojem projektového manažera. Je to jednoduchý a často přehlížený nástroj, který projektovému manažerovi pomáhá udržet si přehled o klíčových dokumentech, problémech a dalších souvislostech projektu.

PCB je nutné vést, protože existuje časová nutnost uchovávat dokumentaci k projektu dle zadání a za určitých podmínek. Audity mohou přijít později (i po 2-3 letech), proto je třeba mít informace o projektu archivované a dostupné. Je možné si ji i pojistit proti přepsání (vazby, uzamčení).Je důležité, aby se nevymazala. Měla by být založena již v průběhu iniciační fáze a dále používána a rozšiřována v průběhu celého životního cyklu projektu.

PCB by stranu měla být snadno dostupná pro všechny zainteresované strany. P5esto je ale nutné její zabezpečení, protože může obsahovat citlivé informace, ať už o projektu či o členech projektového týmu. Kromě její dostupnosti je tedy i nutné její zabezpečení a zajištění autorizovaného přístupu.

Během dodávání výsledků projektu jsou projektoví manažeři terčem mnoha otázek, na které jim project control book umožňuje rychle odpovědět. Může být velkým pomocníkem ve zlepšení komunikace v organizaci, ať už se jedná o setkání se zainteresovanými stranami, týmová setkání nebo neformální komunikaci. Ve své nejjednodušší podobě je project control book obyčejný pořadač s odlišenými záložkami pro oddělení klíčových dokumentů projektu.

PCB obsahuje

• Rozsah projektu - Tato část by měla obsahovat exekutivní souhrn celého projektu. V závislosti na velikosti projektu může být tato sumarizace pouze projektový charter (project definition report). Její formát je flexibilní, ale měl by adekvátně zachytit nejen rozsah, ale i smysl a cíle projektu.
  • Project Definition Report
  • Shrnutí rozsahu
• Finance projektu - Poskytuje přehled veškerých financí na projektu zahrnutých v rozpočtu, předpovědích a požadavcích. V závislosti na finančních směrnic firmy může také obsahovat smluvní shrnutí či výhradní požadavky třetích stran (prodejců) nebo interních oddělení.
  • Schválený rozpočet
  • Předpovědi projektu
  • Výhradní/smluvní požadavky
• Komunikace - Obsahuje kritické komponenty pro projektovou komuunikaci. Může obsahovat i prezentaci představující projekt pro případnou rychlou orientaci v projektu pro nové členy týmu.
  • Seznam/adresář členů týmu
  • Komunickační matrix
• Harmonogram projektu - Harmonogram je jedním z komponentů PCB, na které je často odkazováno. Jeho podoba závisí na velikosti projektu. Může být proveden ve dvou podobách, kdy jedna je omezena pouze na fáze a klíčové milníky a druhá je vypracována do detailu pro poskytnutí odpovědí na všechny dotazy ohledně plánování.
  • Rozpis harmonogramu
  • Graf milníků
• Současný stav projektu - Současný stav projektu představují nejnovější zprávy týkající se postupu projektu. Obsažena může být i "Project health scorecard" - skórovací metoda pro brzké odhalení problémů.
  • Týdenní zprávy
  • Měsíční shrnutí zainteresovyných stran
  • Výkazy Project Management Office
• Problémy, rizika a jednácí - Část problémů, rizik a jednání je volitelná, záleží na to, jak má organizace jejich řešení naplánované. Zahrnuty mohou být pouze kritické problémy a vysoké risky, místo celého výpisu všech problémů, rizik a jejich řešení.
• Seznam požadavků změn na projektu
• Uzavření projektu - Dokumenty o uzavření projektu je dobré uchovávat pro budoucí projekty, hlavně poučení se z chyb.
  • Poučení z chyb
  • Oznámení o dokončení projektu

• Obsahuje tyto dokumenty: RFP, nabídka, smlouvy, výkazy, plán řízení rizik, kontrola kvality – zprávy, zprávy o finančním stavu projektu, dokumentace změn, zápisy ze schůzí, předávací protokoly,adresář subjektů zapojených do práce a jaké organizační vazby mají, významná korespondence….

PCB a digitální éra

Výše uvedené části by měly být vždy uzpůsobeny velikosti projektu. Projektový manažer může reorganizovat tyto úseky na základě fáze životního cyklu projektu. Průměrná tloušťka project control book není více než dva palce (2x2,54 cm). V digitálním věku kdy dostupné jsou nástroje jako Microsoft SharePoint nebo EMC eRoom působí představa fyzické dokumentace však poněkud zastarale.

Bezdrátové sítě umožňují projektovým manažerům se kdekoli připojit pomocí telefonu či PDA. I navzdory tomuto vývoji je project control book stále užitečným nástrojem pro sdílení a komunikaci projektových informací.

Možnost uložit v digitálním prostředí více informací vytváří potřebu přesnější organizace a správy informací. Souborové servery jsou notoricky známé pro nestrukturovaná adresáře s nadbytečnými soubory.

Správa project control book nevyžaduje příliš úsilí, neboť projektový manažer pouze nahrazuje týdenní zprávu nebo aktualizovaný harmonogram novou verzí. Většina manažerů stráví 90 procent svého dne komunikací s čímž project control book výrazně pomáhá. Často se stává, že během dne přicházejí členové týmu, zástupnci zainteresovaných stran a další do kanceláře a dotazují se na různé aspekty projektu. Jak projekt roste je pro projektového manažera stále těžší znát všechny souvislosti, což právě project control book dělá za něj.

Zdroje

Literatura

K vypracování článku byly použity učební texty Heleny Lipkové k předmětu Projektování informačních systémů.

Související články

Metodiky projektového managementu, jejich obsah a smysl
Projektový trojimperativ a životní cyklus projektu dle PMBoK. Základní popis obsahu a smyslu jednotlivých fází
Životní cyklus projektu, smysl a obsah jednotlivých fází

Klíčová slova

projektový management, řízení projektů, kontrola projektů, rizika