Proces řízení projektových rizik

Projektová rizika je jakákoliv nežádoucí, nečekaná nebo neplánovaná událost, která může mít negativní dopad na projekt, může ohrozit jeden nebo více cílů projektu a má určitou pravděpodobnost výskytu. Rizikem jsou i události, které mají na projekt pozitivní dopad, ale jsou nečekané. Rizika v organizaci souvisí především s okolním prostředím, inovacemi, změnami a se zdroji. Lze jim předcházet vhodným řízením. Finanční dopady rizik lze zmírnit pomocí pojištění.

Řízení rizik (Risk Management) je neustále se opakující sled vzájemně souvisejících aktivit, které mají za cíl zvládnout potenciální rizika. Tedy omezit pravděpodobnost jejich výskytu a snížit jejich dopad na projekt. Je to jedna z klíčových kompetencí v projektovém řízení. Jejím cílem je snížení pravděpodobnosti realizaci a vlivu negativního rizika a zvýšení pravděpodobnosti realizace a vlivu rizika pozitivního. Z pohledu řízení rizik jsou klíčovými vlastnostmi projektu míra jeho jedinečnosti a jeho rozsah. Na unikátnosti projektu zaleží množství rizik a pracovní nákladnost rizikového managementu. Odpovědnost za řízení rizik je v organizacích rozložena v rámci celého managementu. Nejvyšší odpovědnost má přirozeně vlastník, statutární orgán a nejvyšší management společnosti. V malých organizacích je odpovědnost za řízení rizik koncentrována na úrovni statutárního orgánu. Ve středních a velkých organizacích je odpovědnost rozložena na jednotlivé manažery. Velké organizace nebo organizace podnikající v rizikovém prostředí (například banky, pojišťovny, doprava atd.) mají určeného specialistu (manažera rizik). Téměř vždy je také řízení rizik spojeno s rolí finančního ředitele, neboť dopady rizik i protiopatření lze finančně vyjádřit a mají dopad na finanční plánování.

Řízení rizik

Čtyři základní důvody, proč mít řízení rizik na vysoké úrovni:

1. Předcházíme nepříjemným a nečekaným situacím
2. Vyhneme se krizovému řízení
3. Předejdeme výskytu problémů
4. Zamezíme jejich vystupňování

Řízení rizik musí probíhat včas, často, pravidelně a na všech úrovních projektu.

Proces řízení rizik má čtyři hlavní, na sebe navazující a neustále se opakující části:

1. Identifikace rizik (risk identification)
2. Analýza a hodnocení rizik (risk analysis and risk evaluation)
3. Ošetření rizik (risk mitigation)
4. Monitoring rizik (risk monitoring and review)

Rizikový management

Identifikace rizik

Cílem je identifikovat rizika v rizikovém scénáři, která mohou daný projekt ovlivnit. Součástí je i dokumentace vlastností jednotlivých rizik. Je dobré brát v potaz obecná nebezpečí ohrožující naplnění určitého cíle a specifické rizikové faktory působící na projekt. Prоcеs idеntifikаcе rizik sе оpаkujе v průběhu celého živоtníhо cyklu prоjеktu. V jаkékоliv fázi sе můžе оbjеvit nоvý zdrоj rizik, nа ktеrý budеmе nucеni rеаgоvаt. Čím dříve se podaří provést identifikaci rizik, tím lépe, a to z celé řady důvodů. Řízení pravděpodobnosti výskytu rizika identifikovaného na začátku projektu, nebude tolik nákladné a zbude více času pro hledání zdrojů a pravomocí pro reagování. Samotné riziko nebude tolik nebezpečné a náklady na změny v projektu nebudou tak velké, jak by byly ve fázi realizace nebo ukončení. Zdroji pro identifikaci rizik mohou být dokumenty a lidé.

Mezi dokumentové zdroje patří:

• Request for information (RFI): poptávkový dokument jehož cílem je zjistit, jestli dodavatel má dostupné produkty či služby, které splňují očekávání a požadavky zadavatele.
• Request for proposal (RFP): poptávkový dokument jehož cílem získat nabídku dodavatele.
• Business requirements: požadavky nebo potřeby stakeholderů na produkt, službu či systém. Vyjadřují, co je požadováno. Neříkají, jak toho dosáhnout.
• Work breakdown structure (WBS): jedná se o jednoduchou analytickou techniku, jejímž cílem je rozložit projekt na jednotlivé činnosti až do takové úrovně podrobnosti, aby k nim bylo možné přiřadit odpovědnosti, pracnost a časový horizont.
• Project control book (PCB): obsahuje veškeré dokumenty o projektu
• Databáze lessons learned: finální dokument, ve kterém tým řízení projektu (případně manažer projektu), shrnují to nejvýznamnější know-how, které na projektu vzniklo.
• Předchozí smlouvy a projekty s konkrétním zákazníkem

Mezi lidské zdroje identifikace rizik mohou patřit:

• Dodavatelé
• Minulý vedoucí projektů
• Řízení kvality
• Právní oddělení – kontrola správných formulací ve smlouvách
• Finanční oddělení – dohlížení na pozitivní tok peněz

Analýza a hodnocení rizik

Při hodnocení rizik analyzujeme jejich velikost, pravděpodobnost vzniku a jejich možné dopady. Zároveň jsou určeny jejich negativní důsledky. Nejprve by měla být provedena kvalitativní analýza. Následně, pokud to projekt vyžaduje a jsou dostupná data, se provede kvantitativní analýza zjištěných rizik. Základní principy řízení rizik lze shrnout do následujících tvrzení - každá lidská činnost přináší určitá rizika a nulové riziko neexistuje.

Smyslem uvedených druhů analýzy rizik je:

• Kvalitativní analýza: řeší rozbor hrozících rizik. Hodnocena je pravděpodobnost jejich vzniku a míra dopadu na cíle projektu. Rizika jsou díky ní seřazena podle závažnosti a je jim přiřazena priorita, v jakém pořadí vzniklé problémy řešit. Běžně se v praxi zadávají rizika do matice - jedna osa určuje pravděpodobnost výskytu, druhá osa vzniklé důsledky.
• Kvantitativní analýza: je založena na matematických výpočtech (je tedy nutné mít velké množství vstupních dat). Tato analýza je velmi nákladná a časově náročná, z toho důvodu se používá pouze u velkých projektů.

Hodnocení rizik je postaveno na předchozí analýze. V tomto kroku se určuje, která rizika spolu souvisí, která je nutno řešit a která jsou naopak zanedbatelná nebo je lze akceptovat. Dělí se nejčastěji do čtyř pásem:

• Červené pásmo - kritická rizika, která nelze akceptovat a je nutné je řešit okamžitě a předcházet jim.
• Žluté pásmo - větší rizika, která také nelze akceptovat. Vyžadují rychlou reakci.
• Zelené pásmo - normální úroveň rizika. Lze ho dočasně akceptovat a nevyžaduje okamžité řešení. Jsou průběžně kontrolována v rámci rizikového managementu.
• Modré pásmo - nízká až zanedbatelná rizika, která nemusí být příliš aktivně kontrolována.

Příklad rizikových pásem

Ošetření rizik

Ošetření (mitigace) nebo snižování rizik (anglicky Risk mitigation strategies) jsou různé způsoby, jak dopady rizika snížit. Riziku se lze vyhnout, lze ho přenést, eliminovat, sdílet nebo snížit na přijatelnou mez. S existencí určitých rizik musíme vždy počítat a klíčovou otázkou je, jak lze které riziko ošetřit, tak, aby jeho dopady nebo pravděpodobnost toho, že nastane, byly minimální. Vhodnost použití strategie ošetření rizik musíme vždy posuzovat podle situace, podle pravděpodobnosti a dopadů konkrétního rizika a také podle toho, jaké máme reálné možnosti riziko ošetřit jiným způsobem.

Ošetření rizik reaguje na rizika z červeného a žlutého pásma. Cílem je vznik opatření, která co nejvíce sníží možná působení těchto rizik. Mezi možné odpovědi na riziko patři:

• Akceptace rizika (risk acceptance): o riziku víme, avšak rozhodneme se nepodniknout žádné kroky. Jsme ochotni přijmout případnou ztrátu, kterou riziko přinese.
• Zmírnění rizika (risk reduction/mitigation): podnikneme kroky a přijmeme taková opatření, která sníží riziko na přijatelnou úroveň.
• Vyhnutí se riziku (risk avoidance): neuskutečníme zamýšlenou akci, kvůli které by dané riziko vzniklo. Používáno jako krajní řešení, když není jiná možnost, jak se riziku vyhnout.
• Přenos rizika (risk transfer): riziko přeneseme na jinou osobu či subjekt. Například outsourcujeme rizikovou práci. Spadá sem i pojištění (přenos rizika na pojišťovnu), které však pokrývá pouze finanční stránku.

Monitoring rizik

Monitorování rizik a přezkoumávání rizik zahrnuje audity stavu rizik, které slouží k včasné detekci chyb, zpracování procesu řízení rizik a pro včasnou identifikaci nezvládání rizik. Sestává se z uplatňování plánů reakce na působení rizik, provádění další identifikace rizik, jejich analýzy a plánování odezvy na rizika.

Smyslem monitorování rizik je:

• Sledování vnitřních i vnějších změn, které mají nějaký vliv na projekt.
• Zjištění nových rizik.
• Ověření účinnosti a efektivnosti současného řízení rizik.
• Zlepšení řízení rizik pomocí nových informací získaných v průběhu projektu.
• Poučení se z událostí, chyb a úspěchů, které se vyskytly v rámci projektu.

Odkazy

Doporučená literatura

• ŠTEFÁNEK, Radoslav et al. Projektové řízení pro začátečníky. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2011. vi, 304 s. ISBN 978-80-251-2835-0.
• ŠAJDLEROVÁ, Ivana a KONEČNÝ, Miloslav. Projektový management. 1. vyd. Ostrava: VŠB - Technická univerzita Ostrava, 2008. 140 s. ISBN 978-80-248-1686-9.
• SKALICKÝ, Jiří, JERMÁŘ, Milan a SVOBODA, Jaroslav. Projektový management a potřebné kompetence. 1. vyd. V Plzni: Západočeská univerzita, 2010. xiii, 389 s. ISBN 978-80-7043-975-3.
• SVOZILOVÁ, Alena. Projektový management. 2., aktualiz. a dopl. vyd. Praha: Grada, 2011. 380 s. Expert. ISBN 978-80-247-3611-2.
• TAYLOR, James. Začínáme řídit projekty. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2007. xii, 215 s. ISBN 978-80-251-1759-0.

Související články

• Agilní metody projektování. Principy, role, organizace, nástroje
  
• Metodiky projektového managementu, jejich obsah a smysl
  
• Řízení lidských zdrojů na projektech, OBS
  
• SCRUM
  
• Projekt a proces
  
• Znalostní oblasti PMBoK
  

Klíčová slova

riziko, řízení rizik, projektovém řízení, projekt