Projektový trojimperativ a životní cyklus projektu dle PMBoK. Základní popis obsahu a smyslu jednotlivých fází

Projektový trojimperativ

Grafické znázornění projektového trojimperativu

Projektový trojimperativ (také známý jako Triple Constraint nebo the Iron Triangle) je grafický model znázorňující vztah základních parametrů ovlivňujících úspěšnost a kvalitu projektu. Těmito parametry jsou:

• Specifikace (scope, rozsah) - jasně specifikovaný rozsah projektu, který definuje jeho cíl (co je nutné udělat)
• Zdroje (cost, náklady) - naplánované náklady projektu (lidské zdroje, vybavení, finanční rozpočet)
• Čas (time) - odhad časového plánu nutného pro úspěšné splnění projektu (jasně daný začátek a konec projektu)

Tyto parametry si navzájem konkurují, když dojde ke změně jednoho z parametrů, musí dojít k úpravě alespoň jednoho z dalších, jinak se riskuje ztráta na kvalitě projektu (např. při rozšíření specifikace projektu je nutné také navýšit zdroje i čas). Cílem projektového managementu jako disciplíny je poskytování nástrojů a technik projektovému týmu pro organizaci práce vedoucí ke splnění těchto parametrů. Prací projektového manažera je udržet trojimperativ vyvážený.

Životní cyklus projektu

Životní cyklus projektu slouží k definici začátku a konce projektu, určuje, jaké procesy musí proběhnout a kdo by se na nich měl podílet, a dává to do kontextu jednotlivých fází. Popis životního cyklu může být jak velice obecný, tak i velice detailní, obsahující formuláře, tabulky a kontrolní seznamy.

PMBoK guide (Project Management Body of Knowledge), příručka pro projektové řízení vytvořená organizací PMI, rozděluje projekt do 9 znalostních oblastí a 5 základních fází (stádií projektu) a mezi ně rozděluje jednotlivé procesy. Základními fázemi jsou příprava, plánování, realizace, kontrola a ukončení. Tyto fáze nejsou seřazeny sekvenčně za sebou, ale různě se prolínají. Procesy jsou navzájem propojeny svými výsledky - výstupy jednoho procesu se často stávají vstupy k dalšímu procesu.

Inicializační procesy

Tabulka mapující procesy projektu v kontextu základních fází a znalostních oblastí PMBoK

Autorizace projektu nebo fáze. Dokument pro tuto skupinu popisuje překvapivě jen jeden proces a to proces inicializace. Jde v něm především o schválení projektu popřípadě další fáze projektu. Probíhají přípravné činnosti jako jednání se zákazníkem, příprava zdrojů, schvalování a podobně.

Základními dokumenty, vytvořenými v rámci iniciační fáze, jsou:

• Business case - utřídění nápadů a shrnutí podstatných informací
• Feasibility study - studie proveditelnosti
• Request for Information (RFI) - poptávkový dokument, nezávazné zmapování trhu
• Request for Proposal (RFP) - poptávka, konkrétní závazný dokument
• Non-disclosure Agreement - dohoda o mlčenlivosti
• Service-level Agreement (SLA) - smlouva o provozu služby

Plánovací procesy

Definice a rafinace cílů a výběr nejlepších činností pro úspěch projektu. Tato skupina obsahuje 10 hlavních a 9 podpůrných procesů zasahujících do všech znalostních oblastí. Jde o poměrně klíčovou skupinu procesů, která obsahuje procesy jako je např. definování rozsahu, plánování čerpání zdrojů a přiřazení zdrojů činnostem, odhady nákladů a času a v neposlední řadě kompletní analýzu rizik (nalézá se v podpůrných procesech).

Základními úkoly ve fázi plánování jsou:

• Popis projektu (PDR – project definition report, též project charter)
• Vypracovat plán řízení projektu (promyšlený, konkretizovaný, obsahuje i rizika a jejich řešení)
• Ustanovit projektový tým
• Stanovení projektové kanceláře (project office) – lidé, fyzické kanceláře, SW prostředí, ve kterém se tým setkává
• Kick-off meeting - setkání projektového týmu s klientem

Realizační procesy

Koordinace lidí a dalších zdrojů pro realizaci plánů. Někdy se tato skupina nazývá spouštěcí procesy. Obsahuje jeden hlavní a sedm podpůrných procesů. Hlavní proces nazvaný „realizace plánu projektu“ je zaměřen na řízení dílčích činností na projektu definovaných v plánu. K tomu mu napomáhají pomocné procesy jako je např. „distribuce informací“, „dosahování kvality“ atd. Realizace projektu zahrnuje věcné činnosti na projektu (například při stavbě budovy jsou to stavební práce).

Kontrolní procesy

Ujištění, že cíle projektu jsou naplňovány pravidelným monitorováním a měřením výstupů. Tato skupina je rozdělena na dva hlavní a šest pomocných procesů. Hlavní procesy se nazývají „reportování“ a „integrovaná kontrola“. Zaměřují se zejména na zajištění kvalitního reportingu a integrovanou kontrolu změn. Pomocné procesy pak detailněji popisují dílčí kontroly (např. kontrola změn, rizik, harmonogramu, kvality nákladů a verifikace cílů a rozsahu). Velmi podstatná je u fáze kontroly zpětná vazba s fází realizace a plánování. Vyjadřuje fakt, že výstupy z kontrolních procesů při realizaci aktualizují plán, samotný průběh projektu i samotné výsledky projektu.
Předmětem, který je nezbytný pro kontrolu a monitoring projektu, je Project Control Book (PCB). Ta představuje kompletní repozitář/archiv informací a dokumentů týkajících se projektu - smlouvy, faktury, RFP, zápisy ze schůzí, archiv změn, předávací protokoly, výsledky řízení kontroly kvality - závěrečné hodnocení, adresář subjektů zapojených do práce a jaké organizační vazby mají.

Ukončovací procesy

Formalizace přijetí projektu a jeho zakončení. Poslední skupina procesů neobsahuje pomocné procesy a je rozdělena do dvou hlavních procesů nazvaných „administrativní zakončení“ (fáze i procesu) a „uzavírání smluv“ (nejen hlavních ale i uzavírání kontraktů se subdodavateli). Fáze ukončení vychází z výsledků jednotlivých kontrol a vyhodnocuje projekt jako celek. Vyhodnocené poznatky by měly být využity k aktualizaci metodiky.

Mezi povinnosti vedoucího projektu ve fázi ukončení patří:

• Organizace - ukončovací schůze, osobní hodnocení, převedení členů týmu na jiné projekty
• Finance - faktury a platby, závěrečná finanční zpráva o projektu
• Nákup - faktury a platby, předávací protokoly, návazné smlouvy
• Místo - vybavení, materiál, předání
• Lessons-learned - poučení se z projektu - včasné, relevantní, detailní a dané do kontextu

Zdroje

Související články

Znalostní oblasti PMBoK
Metodiky projektového managementu, jejich obsah a smysl
Iniciační fáze projektu, obsah, smysl a odlišnost proti fázi plánování. Business case, RFI a RFP
Povinnosti vedoucího projektu v ukončovací fázi projektu
Životní cyklus projektu, smysl a obsah jednotlivých fází

Klíčová slova

projektový management, PMBoK, životní cyklus projektu, fáze životního cyklu projektu, projektový trojimperativ