Proveďte dekompozici knihovního systému (statické a dynamické prvky, okolí)

Stručně o knihovním systému

Knihovní systém je informační systém, který zprostředkovává dokumenty a informace, v nich obsažené. Zprostředkovatelem je knihovna. Každý systém se skládá z prvků, je dynamický - schopný rozvoje a propojený s okolím. Systém může být prvkem systému vyššího řádu, každý prvek může být systémem nižšího řádu (např. Systém knihoven > knihovna > systém akvizice > statické a dynamické prvky akvizice).

Dekompozice knihovnického systému

• Definování statických a dynamických prvků systému, které musí být kvalifikovány.
• Velmi podrobně zkoumáme a popíšeme okolí systému.
• Dekompozice umožňuje dokonale a stručně charakterizovat knihovnu.
• Slouží jako východisko projektů nebo grantových zpráv.

Statické prvky (základní stavební kameny knihovny)

Statickými prvky je myšlen knihovní fond/y, zaměstnanci knihovny, zařízení knihovny a čtenáři. Jedná se o prvky, bez kterých by knihovna nemohla fungovat (bez knižního fondu by nebylo co půjčovat, bez zaměstnanců by nemohla knihovna fungovat a podobně).

KNIHOVNÍ FONDY

Knihovním fondem je myšlen soubor primárních a sekundárních dokumentů. Tím jsou myšleny dokumenty, které v sobě mají obsažené informace a data (případ primárních dokumentů), nebo dokumenty jejichž úkolem je podávat informaci o tom, zda-li primární dokument existuje, a kde je případně k nalezení (v případě sekundárních dokumentů)

Knihovní fond je opatřen selekčním aparátem. Selekčním aparátem je myšlena cesta, kterou je k dokumentu přistupováno a tvoří jej katalogy a prvotní evidence (přírůstkové seznamy). U knihovního fondu je nutné znát, z čeho je složen. Tím je myšleno zejména rozlišení popisných a knihovních jednotek a dále například znát roční přírůstek fondu a počty jednotlivých druhů dokumentů ve fondu (tím jsou myšleny například tištené dokumenty, auditivní dokumenty, audiovizuální dokumenty, periodika, normy a další)

ZAMĚSTNANCI

Personál knihovny závisí vždy na velikosti knihovny a také na službách, které nabízí. Knihovny menších rozměrů, které mají do 20 000 svazků, obvykle zaměstnávají pouze jednoho knihovníka, který musí plnit veškeré povinnosti v rámci prvků knihovnického systému. V knihovnách větších rozměrů se práce dělí. V knihovnách dominují zejména lidé se středoškolským vzděláním. Málo z nich má ovšem odborné vzdělání orientované na knihovnictví. V současnosti jsou tito lidé nahrazováni absolventy vyšších odborných škol zaměřených na knihovnictví. Vedoucí pozice v knihovně jsou svěřovány profesionálům z vysokých škol.

V knihovnách ovšem kromě pozic spojených čistě s knihovnictvím nalezneme také například zaměstnance starající se o IT (informační technologie).

ZAŘÍZENÍ KNIHOVNY

Do této části statických prvků informačního systému spadá zejména vybavení knihovny jako je nábytek, orientační aparát (dle kterého je možné se v knihovně orientovat), výtahy, bezpečnostní prvky (jako například kamery) a také počítačové a programové vybavení  (potažmo údaje o počítačích a způsob přístupu k síti internet). Na počítačích nesmí být nelegalní software. Dále do zařízení knihovny počítáme při dekompozici údaje, jako je počet budov, celková plocha, či plocha jednotlivých místností.

UŽIVATELÉ

Čtenáři jsou nejhlavnějším prvkem v rámci knihovního systému. Bez čtenářů by byla knihovna zbytečná. Knihovník nemá za úkol se pouze starat o knihy, ale také se starat o čtenáře. Tím je myšleno zejména to, že by měl mít přehled o struktuře čtenářů, kteří knihovnu navštěvují, aby se mohl lépe přizpůsobovat informačním potřebám uživatelů knihovny. Úkolem knihovníka je také se snažit do knihovny přilákat nové čtenáře. Nutno podotknout, že potenciální čtenáři či uživatelé ovšem nespadají do knihovní systému jako takového, ale do takzvaného okolí systému (viz. okolí systému)

Dynamické prvky (= činnosti v knihovně)

Za dynamické prvky se považují procesy, které v knihovně probíhájí (nejsou stálé (statické), ale mění se a probíhají (dynamické)). V základním členění obsahují dynamické prvky čtyři procesy, a to konkrétně akvizici, katalogizaci, budování fondu a v neposlední řadě také služby.

AKVIZICE

Akvizicí je myšlen proces získávání nových dokumentů do fondu knihovny. Akvizice je jednou z nejklíčovějších složek knihovního systému. Na tuto činnost navazuje posléze katalogizace dokumentů a také organizace fondu jako takového. Pracovník knihovny, který se zabývá akvizicí musí umět zejména odhadnout potřeby uživatelů, orientovat se v ekonomice knihovny a umět vymyslet cestu k získání daného dokumentu. Akviziční pracovník musí také dbát na sledování fondu, aby se při objednávání vyvaroval případným nechtěným duplicitám či multiplicitám ve fondu.

Zdroje akvizice

Dokumenty se do knižního fondu mohou dostávat různými způsoby. Tím nejčastejším způsobem je nákup dokumentů. Dokumenty se obvykle nakupují přes nakladatelství, knížního distributora či knihkupectví. Druhým způsobem je výměna. Výměna dokumentů má své počátky již v 17. století. Výměna probíhá obvykle mezi dvěma knihovnami, knihovnou a nakladatelstvím či mezi knihovnou a soukromou osobou. Vyměňované dokumenty je potřeba evidovat, a to jak odeslané, tak i přijaté. Dalším způsobem akvizice je dar. Dokumenty může knihovně darovat soukromá osoba či instituce. Podmínky darování určuje dárce a knihovna musí vždy nabídku pečlivě zvážit. V neposlední řadě je možné získávat dokumenty také formou povinného výtisku. To se ovšem týká pouze národních institucí a dokumentů, které jsou vydány ve větším počtu. Povinný výtisk je pro národní instituce zdarma.

Statické a dynamické prvky akvizice

Statické prvky akvizice

Statické prvky akvizice jsou tři. Jedná se o dokumenty, jako jsou například evidence objednávek, evidence faktur či například přírůstkový seznam. Dalším statickým prvkem jsou zaměstnanci (akviziční pracovník). Třetím statickým prvkem je zařízení používané při akvizici, jako jsou kartotéky, razítka, počítače, software a další.

Dynamické prvky akvizice (akviziční proces)

Profil knihovního fondu

Tato dynamická funkce akvizice je stálým prvkem a má za cíl optimalizaci knihovního fondu dané knihovny. Řídí se metodickými hledisky. Do metodických hledisek spadá:

Tématický profil - Určíme dle klasifikace používané v knihovně (například MDT či deskriptory)

Druhy dokumentů - Určíme strukturu dle druhů dokumentů ve fondu (například časopisy, knihy, odborné práce, normy, patenty atd.)

Provenience dokumentů - Stát vzniku daného dokumentu. Nakupují se a vyhledávají publikace, jejichž zem původu je nějakým způsobem významná (dle specializovaného pracovníka)

Institucionální hledisko - Fond by neměl postrádat odborné oborové publikace z oborového pracoviště

Autorské hledisko - Pracovník využívá bibliometrických metod ke zjištění odborníků, jejichž publikace by bylo vhodné získat

Životnost informací - Důležité je brát také v potaz to, že informace v publikacích mohou stárnout, a je třeba se tedy vyvarovat starým publikacím a získávat zejména nové.

Sledování produkce informačních pramenů

Tato činnost probíhá v akvizičním procesu téměř neustále. Akviziční pracovník využívá různých zdrojů, aby si udržel přehled o aktuální knižní produkci. Kromě internetu, kde může sledovat například recenze daných knih a podobně, využívá k přehledu akviziční pracovník například také veletrhů či návštěv knihkupectví. Na výběru nových knih do fondu se ovšem mohou podílet také čtenáři, kteří mohou své návrhy na nové publikace pracovníkům knihovny předložit sami.

Vytváření kartotéky deziderát

Za dezideráta považujeme dokumenty, které již nejsou k dostání na knižním trhu, ale jsou vyžadovány. Jejich zisk závisí na tom, zda-li je vůbec možné je získat. Kartotéka deziderát by měla obsahovat také základní dokumenty, I když již velmi dlouho nemusí být v prodeji.

Evidence objednávky

Objednávky se evidují. Evidencí objednávek je možné zabránit potenciálním duplicitám v objednávkách a akviziční pracovník má zároveň přehled o objednaných titulech. Klasické knihovny využívají obvykle k evidenci lístkové či sešitové formy.  

přímý nákup dokumentu

Přímý nákup probíhá většinou přímo u daného knihkupce. Výhodou přímého nákupu je zejména to, že je možné si hned na místě zkontrolovat stav daného výtisku. Nevýhodou ovšem je, že bez nahlédnutí do evidence objednávek a fondu může dojít k tomu, že se výtisk stane ve fondu duplicitou.  

Objednávka

Objednávka je frekventovaněji používaných způsobem pro zisk nových dokumentů. V objednávce musí být jasně uvedeny objednávané knihy, jejich parametry (např. autor, název, vydání a případně také ISBN) a také počet objednávaných výtisků. Nechybí také razítko a podpis pracovníka knihovny s podpisovým právem.

Urgence objednávky

Pracovník knihovny urguje objednávku, pokud daná publikace není včas dodána a samotný dodavatel nepodal informaci o objednávce. Urgence je podobná objednávce a má podobné údaje. Urgenci je třeba také vyznačit u objednávky v evidenci objednávek.

Dodávka dokumentu

Dodané dokumenty jsou do knihovny přijaty na základě nějakého dokladu. Dokladem může být například dodací list, faktura či původní seznam. Pokud objednávka ničím takovým nedisponuje, tak seznam vystaví knihovna a nechá jej dodavatelem potvrdit. Po přijetí objednávky následuje verifikace, což je proces kontroly přesnosti objednávky (zda-li nějaký dokument nechybí či zda není nějaký z dokumentů poškozený). Dalším procesem je adjustace, která znamená označení dané knihy razítkem (značení pro vlastnictví dané knihovny).  

Likvidace faktur

Po kontrole objednávky se k položkám uvedou přírůstková čísla a potvrzuje se objednávka dle faktury. Faktura se následně posílá do účtárny kvůli proplacení. Faktura se ovšem kopíruje a ukládá dle data příslušné objednávky.   

Prvotní evidence

K prvotní evidenci slouží přírůstkový seznam (pro knihy a neseriálové dokumenty) a pomocná evidence periodik (pro časopisy a další periodika). Přírůstkový seznam je velice důležitým prvkem z hlediska správy fondu a také z hlediska finanční stránky knihovního fondu. Díky přírůstkovému seznamu u daného dokumentu zjistit jeho číslo, identifikační údaje, akviziční údaje, finanční údaje a lokační údaje.   

Signování

Signaturou je myšlen znak určující místo dokumentu v knihovním systému. Signatura může být změněna a může být tvořena pomocí různých znakových soustav. Těmito soustavami jsou například:  

• arabské číslice  
• římské čislice  
• písmenka latinské abecedy  
• interpunkční znaky  
• barvy  

K signaturám a rozdělení fondu má každá knihovna svůj vlastní plán.

KATALOGIZACE

Katalogizace je procesem, při kterém tvoříme záznam pro určitý dokument. Obvykle se v záznamu vyskytují zejména prvky jako: název, autor, nakladatel, isbn/issn, datum vydání, témata knihy a dále například další osoby, které se na knize podílely. Kromě identifikačního popisu, kterým je myšlen popis knihy za účelem sepsání prvků, dle kterých bude možné knihu indentifikovat a nalézt, máme také popis věcný, který se zabývá

Katalogizace probíhá s knihou v ruce (De visu). V současné době se v České republice používají pravidla RDA v systému MARC 21. V zahraničí (napříkald Library of Congress) ovšem dochází k experimentům s metadatovými formáty jako například MODS.

Významným pojmem je sdílená katalogizace, která v mnohém ohledu může ulehčit práci vzhledem k tomu, že jde o přebírání záznamů ze souborného katalogu.

ORGANIZACE KNIHOVNÍHO FONDU

Co to je knihovní fond

Knihovním fondem označujeme vědomě a cíleně stavěný a organizovaný soubor dokumentů a také selekční aparát (neboli přístupové cesty).

Stavba fondů

Fondy je důležité stavět  tak, aby byla forma organizace jasná zejména čtenáři. Je důležité dbát na vhodné využití prostoru a také zajíštění ochrany dokumentů.

Druhy stavění fondů

• Věcné stavění - stavění dle obsahu
• Systematické stavění - stavění dle obsahu dokumentu
• Věcné tématické stavění - stavění dle témat či širších předmětových hesel
• Formální stavění - Stavění dle formálních znaků jako jsou napříkald pořadová či přírůstková čísla. Potažmo také formát, rok vydání a další
• Abecední stavění - Abecední stavění probíhá na základě autorů či geografických názvů
• Formátově-přírůstkové stavění - Dokumenty stavíme dle přírůstkového čísla. V potaz bereme i formát. Písmenem značíme formát a číslem přírůstkové číslo
• Autorské pořádání/stavění - Pouze v kombinaci s jinými principy. Použivá se obvykle v rámci ukládání beletrie či odborných univerzitních prací
• Chronologické stavění - stavění dle roku vydání
• Geografické stavění - stavění dle místa vydání
• Jazykově-pořadové stavění - stavění dle jazyků, ve kterých jsou dokumenty napsány
• Systematicko-přírůstkové stavění - Stavění dle formátu. Formát je dělen na třídy systematického třídění a dále je uvnitř tříděn dle přírůstkového čísla

KNIHOVNICKÉ SLUŽBY

Služby dotazované

Prezenční výpůjčky

Poskytování knih čtenáři ke studiu v budově dané knihovny. Obvykle aplikováno na vzácnější, ojedinělejší a starší publikace.

Absenční výpůjčky

Poskytnutí knihy čtenáři k zapůjčení domů. Pro knihovníka i pro čtenáře platí, že se musí řídit výpůjčním řádem knihovny.  

Meziknihovní výpůjční služba

Meziknihovní výpůjční službou (MVS) je myšleno poskytnutí čtenáři určité knihovny dokument z fondu jiné knihovny. Pokud čtenář knihovny tuto potřebu má, pak je povinností provozovatele knihovny zažádat o zprostředkování dokumentu z jiné knihovny. Zapůjčení dokumentu v rámci meziknihovní výpujční služby je neplacenou službou ovšem například za kopii daného dokumentu může knihovna vyžadovat uhrazení nákladů.  

Mezinárodní meziknihovní výpůjční služba

Mezinárodní meziknihovní výpůjční služba (MMVS) je v České republice placenou službou. MMVS může provádět knihovna registrovaná dle knihovního zákona a daný dokument se objednává skrze katalog NKC či vyplněním žádanky.  

Reprografické služby

Za reprografické služby považujeme zejména kopírování dokumentů z fondu knihovny. Tyto služby jsou obvykle zpoplatněny.

Cirkulace dokumentů

Za cirkulaci dokumenů považujeme cirkulování dokumentů mezi stálými uživateli. Cirkulace má za účel informovat. Cirkulace může být buďto kruhová, nebo hvězdicová.

Kruhová cirkulace dokumentů

Kruhová cirkulace znamená, že dokument cirkuluje v rámci uživatelů a není nutné jít do knihovny a předat dokument knihovníkovi aby mohl být zapůjčen dalšímu čtenáři.

Hvězdicová cirkulace dokumentů

Hvězdicová cirkulace znamená, že pokud si chce dokument zapůjčit další čtenář, tak nejdříve první čtenář musí knihu vrátit do knihovny. Teprve poté může knihovník zapůjčit dokument dalšímu čtenáři.

Referenční služby

Referenčními službami jsou myšleny služby, které uživateli mají pomoci uživateli se lépe orientovat v knihovně. Referenční služby mohou podávat informace o různých typech dokumentů, ale neměly by se zaměňovat s rešeršními službami.

Služby iniciativní

Iniciativními službami mohou být myšleny například výstavky, besedy či bibliografie.

3. Okolí systému

Za okolí systému můžeme pokládat zejména tyto prvky:

• Společenskopolitický systém
- Určuje důchod
- Určije řízení společnosti
- Určuje systém vzdělávání
• Stav poznání, vědy, techniky, informačních technologií
- Knihovna by měla sledovat stav techniky, přizpůsobovat se a modernizovat
• Struktura populace = potenciální čtenáři
- Úkolem knihovníka je pokusit se tyto potenciální čtenáře do knihovny přilákat
• Knižní trh
- Sledován knihovníky a zejména akvizičními pracovníky
• Finance
- Finance, které knihovny dostávají na svůj chod
• Knihovny a informační instituce
- Knihovny, se kterými knihovna spolupracuje nebo by měla

Zdroje

Související články

Akvizice Akvizice - dary a výměny Akvizice - koupě Systémové pojetí akvizice Katalogy Identifikační popis Knihovny a informační instituce

Klíčová slova

• knihovní systém, akvizice, knihovnictví, výpůjčka, služby, knihovnické procesy, knihovnické technologie, dekompozice