Výběrová řízení na implementaci informačních systémů, jejich příprava a realizace

Informačních systémů v podniku je celá řada. Tím nejrozšířenějším, který bývá pro podniky již samozřejmostí je ERP systém (Enterprise Resource Planning), jehož strukturu zpravidla tvoří níže zmiňované systémy, které ovšem mohou fungovat i samostatně. Jsou to:

BI (Business Intelligence) – systémy pro podporu rozhodování

CRM (Customer Relationship Management) – řízení vztahů se zákazníky

ECM (Enterprise Content Management) – řízení podnikového obsahu

MIS (Management Information Systém) – manažerský informační systém

PLM (Product Lifecycle Management) – řízení životního cyklu výrobku

SCM (Supply Chain Management) – řízení dodavatelského řetězce

Dalo by se říci, že výběrové řízení na implementaci informačního systému je jedna z částí pomyslného životního cyklu podnikového informačního systému. Zmiňovaný cyklus je složen z jednotlivých etap od započetí prací na jeho vzniku, až po samotný konec systému způsobený například jeho výměnou za jiný.

Etapy cyklu

1. Zpracování analytických podkladů

Úplně prvním hybatelem procesu je rozhodnutí, že bude do podniku informační systém vůbec pořízen (případně vyměněn stávající za nový). Po takovémto rozhodnutí následují analytické práce, které mají shromáždit veškeré požadavky Rozhodnutí, zda vůbec pořídit takovýto systém ovlivňují zejména odpovědi na tyto otázky:

 Je potřeba vylepšit sběr, zpracování, distribuci a prezentaci informací a dat?

 Je potřeba lepší spolehlivost, přesnost a bezpečnost informací?

 Jsou potřeba lepší podklady pro řízení jednotlivých aktivit podniku?

 Je potřeba snadnější vykazování nadřízeným orgánům?

 Je potřeba zvýšit konkurenceschopnost podniku?

 Jaké problémy v podniku jsou, a mohl by s nimi pomoct ERP systém?

 Množství zakázek se zvyšuje a už je podnik nezvládá plnit?

2. Výběrové řízení systému

Zvolení vyhovujícího informačního systému je spojeno i s výběrem dodavatele. Při samotném výběru je důležité se zaměřit na podnikové procesy, které má systém pokrývat. V současnosti se nabízí několik typů řešení od "All- in- One" po "Best-of- breed". Rozdíl spočívá ve schopnosti pokrýt a integrovat interní procesy. Systémy, které pokryjí všechny interní procesy, nazýváme "All-in-One", tedy vše v jednom. "Best-of-Breed" systémy nepokrývají všechny interní procesy, ale jsou specializované na určitý segment či na jeden konkrétní interní proces. Tyto systémy bývají nasazovány buď samostatně, nebo tvoří součást podnikové ERP koncepce s jinými informačními systémy podniku. Nabízí se tak tři možná řešení podnikových systémů:

• Velká nadnárodní řešení (např. SAP)
• Menší řešení, pokrývající všechny oblasti podnikové infrastruktury (např. Helios Orange, Helios Red)
• Menší řešení, dobře integrovatelné s kancelářským balíčkem

V této fázi je zapotřebí zvážit i jakou formou bude podnikový systém pořízen. Opět je zde několik možností:

Pořízení vlastní silou

Výhoda volby implementace vlastními silami, tkví v dobré znalosti podnikového prostředí, procesů a stávajícího stavu. Je zde možnost upravení systému na míru a dle přesných potřeb uživatelů. Nevýhodou tohoto řešení je zablokování vlastních lidských zdrojů a velmi častá nezkušenost pracovníků ve tvorbě takového systému a implementaci. To vše bývá spojeno s velkou časovou náročností na implementaci, která se zpravidla odráží i v ceně projektu.

Vývoj na zakázku

Jedná se o celkem nákladný způsob pořízení, nicméně jeho výhodou je, že podnik využívá znalosti zkušených externích specialistů. Při tomto řešení je potřeba dobré nastavení smlouvy. Takto vytvořený produkt je pak unikátní.

Pořízení systému nákupem hotového softwaru

Další možností, jak pořídit informační systém je nákup již hotového softwaru nebo jeho části. Nákupem celého softwaru podnik získá systém, který je možné ještě upravit dle svých potřeb a přání. Software je složen z více modulů, které ale podnik nemusí pořizovat úplně všechny. Oproti vývoji systému na zakázku, bývají náklady na pořízení nižší. Toto řešení má i svá rizika (míra podpory, servis, poplatky...) ale jejich částečná eliminace je možná dobrým nastavením smlouvy.

Outsourcing

Jedná se o dodání systému jako služby. Výhodou outsourcingu informačního systému může být snížení nároků na provozní personál a na pořizování technologií. Nevýhodou může být závislost na dodavateli a vyšší riziko úniku důvěrných informací. Takovýto způsob dodání se může lišit v rozsahu dodávaných služeb:

• Dodavatel poskytuje dílčí aplikační části systému, nebo komplexně integrovaný systém včetně následných služeb.
• Je zabezpečována správa a provoz některých informačních technologií, nebo je v majetku a péči dodavatele kompletní informační technologie potřebná pro zajištění provozu ERP systému.
• Dodavatel poskytuje své služby pouze v některé části, nebo v průběhu celého životního cyklu ERP systému.
• Dodavatel ERP systému má v pronájmu prostory a zařízení, tento majetek spravuje a zákazníkovi poskytuje službu.
• Prostory a zařízení jsou prodány dodavateli a ten je spravuje.
• Dodavatel vlastní vše, co je potřebné k provozu ERP systému a dodává data/informace jako službu.

3. Uzavření smlouvy

Legislativa: Nový občanský zákoník 2014

Uzavírání smluv je velkým milníkem každého projektu, kterému předchází pečlivé nastavení smlouvy. Jedná se o místo, které je možné považovat za kritické místo v životním cyklu informačního systému, nicméně dobře sestavená smlouva může být i velmi dobrým nástrojem na řízení rizik.

Účastníci, v procesu uzavírání smlouvy:

Projektový manažer

Má na starosti věcnou správnost, terminologii, závaznost, realizace (zda je to opravdu realizovatelné v čase) a koordinaci činností i subjektů.

Právníci

Kontrolují shodu se zákonem a správnosti z pohledu formy. Nicméně je vhodné konzultovat smlouvu ještě se zkušeným projektovým manažerem a odborníkem v dané oblasti.

Další účastníci

Oddělení nákupu, Quality assurance, finanční oddělení. Tito účastníci bývají i na druhé straně smluvního partnera.

4. Implementace

Další část je implementace samotného systému, která zahrnuje uzpůsobení systému tak, aby nejlépe odpovídal požadavkům zákazníka. Jedná se o část, kdy se zúročuje veškerá předchozí práce. Implementace je spojena i s BPR ( Business Process Reengineering), což je změna a představování podnikových procesů. Samotné BPR se skládá z posouzení současných podnikových procesů s cílem eliminovat ty nadbytečné a následně se optimalizují vybrané procesy s cílem co největšího zjednodušení. Tato činnost souvisí s přístupem Lean. Samotná implementace se skládá ze čtyř fází:

1. Analýza a návrh řešení

2. Vývoj a testování

3. Nasazení

4. Dohledový provoz

Užívání, údržba a inovace

Jedná se o samotné užívání systému a jeho ostrý provoz. Dodavatel (v případě že se jedná o externí firmu), by měl zajistit dlouhodobou spolupráci, která zabezpečí dobré fungování ERP systému a současně může flexibilně reagovat na požadavky zákazníka. Stejně tak na straně zákazníka by měla stát kompetentní osoba, která zajistí správné zacházení se systémem ze strany uživatelů a současně komunikovat bude s dodavatelem o jednotlivých procesech a změnách, které v životním cyklu systému mohou nastat.

Základní dokumenty výběrového řízení

Business case

Jedná se o dokument na jehož základě "board of members" provádí rozhodnutí, zdali se projekt vůbec uskuteční (GO x NO GO). Board of members se skládá z lidí, kteří se uplatňují v různých odvětvích (např. právníci, IT...). Obsahuje:

Analýzu

• analýza podnětů přicházejících trhu, klientům, managementu, prognózy, trendy, nové inovace
• analýza příležitostí z hlediska trhu (komodity), finančních možností firmy, dostupných lidských zdrojů
• analýza ohrožení ze strany konkurence, změn legislativy

Doporučení

• základní koncept projektu - cíle vč. image
• prvotní odhad nákladů
• návratnost - Return on Investment- ROI (v jaké chvíli se pokryjí náklady a začne se generovat zisk)
• výchozí předpoklady - velmi důležité, všichni je považujeme za automatické, ale musí být řečeny (pokud to stihneme do daného data apod.)
• kritické faktory úspěchu
• personální otázka - personal management a klíčové zdroje
• možná rizika na projektu
• závěrečná doporučení týkající se času, financí a rozsahu projektu - přibližný harmonogram

Feasibility study

Jedná se o podobný dokument jako je Business case, ale v tomto případě již vybíráme variantu k dosažení daného cíle. Obsahuje analýzu potencionálních scénářů z hlediska nákladů, času, zdrojů, rizik atd. Výstupem je doporučení nejvhodnějšího scénáře. Tato studie by měla být:

• konzistentní = neobsahovat protichůdná tvrzení
• neobsahovat zbytečné technické detaily
• komplexní a transparentní
• srozumitelná
• měřitelná
• stanovuje odpovědnost za dosažení jednotlivých cílů
• přiměřená = odpovídající rozsahem velikosti projektu

RFI= Request for Information

Jedná se o předběžnou poptávku- nezávazný dotaz, kterou firma rozesílá potencionálním dodavatelům. Obsahuje základní informace, tj. co hledá, ptá se na nabídku. Odpověď na RFI je stejně nezávazné jako samotné RFI, většinou obsahuje propagační materiály, nabídkovou prezentaci. Odpověď nebude obsahovat cenu, harmonogram ani návrh smlouvy. Hlavním cílem podáním RFI je zorientování se na trhu.

RFP= Request for Proposal

Jedná se o závazný dokument, který má své náležitosti. Zpravidla obsahuje důvěrné informace - souvisí s tím NDA = Non-Disclosure Agreement (Smlouva o ochraně utajovaných informací tj. že nevyzradí důvěrné informace). Tento dokument podepisuje top management obou firem a za porušení stanovených závazků jsou velké postihy. Zpracovat správně napsané RFP může trvat i několik týdnů a doporučuje se přizvat k sestavování i další konzultanty. Jak již bylo zmíněno, jedná se o závazný dokument, který má své náležitosti a danou strukturu. Obsahuje:

1. informace o zadavateli

název, adresa, kontakty, zaměření, produkty, služby, vize do budoucna popis stávajícího IT, aby dodavatelé věděli, na co navazují (enterprise architektura, architektura aplikací, databází, bezpečnost, přístup k sítím)

2. předmět výběrového řízení

název (např. instalace něčeho), druh zadávacího řízení, druh zakázky dle předmětu plnění, stručný popis (co zahrnuje), předpokládána hodnota (rozpočet), místo plnění (např. sídlo zadavatele), čas plnění, výstupy projektu z hlediska business strategie (např. zlepšení image)

3. právní, finanční a technické informace

práva uchazeče, práva zadavatele (na změnu/zrušení), kvalifikační předpoklady, doklady o kvalifikaci (a to i jak je prokázat, v jakém jazyce atd.), kritéria způsobilosti

4. zpracování a hodnocení nabídek

požadavky - obsah nabídky a formální náležitosti, dokumenty ke kvalifikaci, návrh smlouvy (rámec, bez ceny nebo jen odhad), postup a způsob hodnocení podle jakých ukazatelů se bude hodnotit a váhu jednotlivých požadavků na finální rozhodnutí, postup (jazyk, přes který systém nabídku posílat…)

5. podpis, datum

2 základní problémy při sepisování RFP:

• 1. RFP je vágní a nedostatečně konkrétní.
• 2. RFP je až příliš konkrétní a místo definice problému, popisuje definici způsobu řešení, což je problém, jelikož nejsme experti, proto si hledáme dodavatele. Firma si musí být v tomto dokumentu jistá, který faktor je pro ně prioritní.

Odkazy

Seznam doporučené literatury

• SODOMKA, P.,KLČOVÁ H. (2010) Informační systémy v podnikové praxi: teorie a praxe projektování. 2., aktualiz. a rozš. vyd. Brno: Computer Press.

• ALBADRI, F.A.(2013) Cases on enterprise information systems and implementation stages: learning from the Gulf. Hershey, PA: Business Science Reference, ISBN 978-146-6622-227.

• KRUBNER, L. (2013) Než začnete implementovat ERP systém. IT SYSTEMS. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/erp/nez-zacnete-implementovat-erp-system.htm

• ZIKMUND, M. (2010) Co obnáší implementace podnikového informačního systému. BUSINESSVIZE. Dostupné z: http://www.businessvize.cz/informacni-systemy/co-obnasi-implementace-podnikoveho- informacniho-systemu

Související články

Projektový trojimperativ a životní cyklus projektu dle PMBoK. Základní popis obsahu a smyslu jednotlivých fází

Podnikový informační systém

Smlouvy v IT. Typy, struktura, formální požadavky, dopady Nového občanského zákoníku.

Klíčová slova

Projektový management, podnikový systém, výběrové řízení, RFP, Smlouvy, Implementace, Životní cyklus podnikového systému

Kategorie

Informační studia a knihovnictví, Státnicové otázky UISK