Organizační struktury, organizování práce -pracovní proces a postup v knihovnách a informačních institucích (základní dokumenty organizace, zřizovací listina, statut, organizační a knihovní řád, výpůjční řád a další dokumenty)

Pracovní postup a proces

Pracovní postup je výsledkem tzv. procesního organizování. Určuje časovou a prostorovou následnost vzájemného působení pracovníků, zařízení a pracovních předmětů. V podstatě se jedná o řešení problému, kdy, kde, kdo a co bude dělat.

Pro zajištění bezpečné a zdraví neohrožující práce pro zaměstnance jsou důležité:

• opatření v oblasti organizace práce
• stanovené pracovní postupy

Když zaměstnavatel organizuje práci a stanoví pracovní postupy, je povinen vycházet z právních předpisů, které požadavky na organizaci práce a na pracovní postupy stanoví. Organizaci práce můžeme charakterizovat tak, že jde o opatření, jehož prostřednictvím lidé, pracoviště a procesy dostávají určitou strukturu, návaznost a řád či systém, jehož cílem je výkon efektivní, bezpečné a zdraví neohrožující práce.

Pracovní postup je schéma pracovního procesu, rozepsané na jednoduché činnosti, způsob jejich provedení, jejich vazby a souslednost. Je úzce spjat s organizací práce. Pracovní postup lze popsat slovně, ale lze jej dobře vyjádřit i ve schématu, či tabulce. Součástí pracovních postupů jsou i otázky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, bezpečné pracovní postupy, zakázané manipulace a činnosti tak, aby se předešlo poškození životů a zdraví fyzických osob při práci.

Zaměstnavatel organizuje práci a pracovní postupy, aby zaměstnanci:

• nevykonávali činnosti jednotvárně a jednostranně zatěžující organismus (pokud se tomu nelze vyhnout, musí zde být přestávky)
• nebyli ohroženi padajícími předměty
• byli chráněni proti pádu a zřícení
• při práci se zvýšeným rizikem pracovali pod dohledem
• nevykonávali ruční manipulaci s břemeny, která mohou poškodit jejich zdraví

Organizování práce

Kvalitní organizací práce lze dosáhnout co největší efektivity práce, úspory nákladů a využití lidských zdrojů. Zejména v místech, kde se setkávají uživatelé knihoven a pracovníci je třeba vytvořit příznivé prostředí, zajistit kvalitní techniku a služby. Organizace práce se liší dle velikosti a typu knihoven. Mezi hlavní specifika organizace práce v knihovnách patří rozmanitost pracovního prostředí, která závisí na velikosti knihovny a úkolech, které ve společnosti zastává.

Mezi základní prvky organizování patří:

• Specializace: v rámci organizování se hledá nejefektivnější uplatnění jedince a využití jeho kapacity a potenciálu.
• Koordinace: jedná se o stav, kdy je vedoucí vybaven kompetencemi a podřízení znají své úkoly a organizaci práce.
• Vytváření útvarů: jedná se o pracovní proces a funkce, specializace a kvalifikace zaměstnanců, čas (rozdělení do směn), produkt (zaměstnanci jsou slučováni podle toho, na čem se podílejí), zákaznici (v jednu chvíli jsou k dispozici všichni zaměstnanci, kteří mají vztah k zákazníkovi) a místo (např. pobočky).
• Dělba práce: mezi útvary, mezi zaměstnanci

V rámci organizace práce by se knihovny měly shodovat s podnikatelskými organizacemi v:

• jasně a jednoznačně definovaných cílech svého působení,
• dobře specifikovaných procesech, umožňujících účelný a efektivní postup definovaných cílů,
• striktně vymezené oblasti odpovědnosti a pravomocí jednotlivých odborně způsobilých pracovníků, podílejících se na provádění těchto procesů,
• schopných a kompetentních vedoucích pracovnících, kteří dokáží motivovat způsobilé pracovníky k vynikající výkonnosti.

Delegování

S organizováním práce souvisí i delegování, neboli přesun odpovědnosti a kompetencí vedoucích pracovníků na podřízené. Cílem delegování je růst efektivnosti práce pomocí rozdělení úkolů na další pracovníky. Pro podřízené pracovníky má obvykle pozitivní motivační vliv a vede k rozvoji jejich manažerských dovedností. Nevýhodou však je, že nezaručuje jednotný přístup ve stejných či obdobných aktivitách a zvyšuje nároky na počet a kvalifikaci manažerů, na které mají být přeneseny kompetence.

Základní dokumenty knihovny

Zřizovací listina

Každá organizace, která je právnickou osobou, musí být nějakým způsobem založena nebo zřízena, což dokládá svojí zakládací listinou x smlouvou, zřizovací listinou. Musí být zapsána do obchodního nebo jiného veřejného rejstříku. Zřizovací listina je nejdůležitějším dokumentem, který potvrzuje zřízení knihovny a z hlediska práva je dokladem o její existenci a formě této existence.

Zřizovatel knihovny = právnická osoba, která zřizuje /zakládá knihovnu (např. město, obec, škola, archiv).

Kromě zřizovací listiny má knihovna tzv. organizační dokumenty (vnitropodnikové normy), které na zřizovací listinu navazují:

• organizační normy (statut, organizační řád, pracovní řád, spisový řád)
• řídící normy (popisy pracovních funkcí, metodické řízení, vnitřní legislativa).

Zřizovací listina musí obsahovat:

• úplný název zřizovatele,
• název, sídlo příspěvkové organizace a její identifikační číslo,
• vymezení hlavního účelu a tomu odpovídajícího předmětu činnosti,
• označení statutárních orgánů a způsob, jakým vystupují jménem organizace,
• vymezení majetku ve vlastnictví zřizovatele,
• okruhy doplňkové činnosti navazující na hlavní účel příspěvkové organizace,
• vymezení doby, na kterou je organizace zřízena.

Příkladem může být Zřizovací listina NTK

Statut

Statut knihovny je dokument, který vydává zřizovatel knihovny, popřípadě ředitel. Tento dokument upravuje vnitřní poměry organizace, navazuje na zřizovací listinu a konkretizuje její znění. Jde o souhrn ustanovení o právním postavení knihovny a účelu jejího zřízení. Podrobně vypovídá o předmětu činnosti, uvádí způsob řízení i organizační strukturu, způsoby hospodaření a zásady pro vztahy knihovny s okolím. Statut jako dokument není uložen zákonem. Knihovna jej tedy mít může, ale nemusí.

Knihovna, která je součástí většího celku (kulturní instituce) nemusí mít dokument o svém založení (zřízení) – tu má instituce, jíž je knihovna součástí. Zřizovatel může vydat statut jako náhradu za zřizovací listinu. U nejmenších knihoven bez právní subjektivity statut nahrazuje zřizovací listinu i organizační řád. V tomto případě je statut často jediným a základním dokumentem knihovny.

Organizační řád

Organizační řád je soubor organizačních předpisů, které upravují vnitřní poměry knihovny, její organizační členění a vzájemné vztahy zřizovatele a knihovny. Má charakter závazné organizační normy, kterou u větších knihoven vydává ředitel knihovny. Malé knihovny bez právní subjektivity zpravidla organizační řád nemají a jejich vnitřní poměry i vnější vztahy jsou charakterizovány ve statutu. Neexistuje univerzální vzor organizačního řádu, a tak jeho podoba může být v různých knihovnách odlišná. Příkladem organizačního řádu je Organizační řád Knihovny J. Drdy v Příbrami.

Před vytvořením organizačního řádu je vždy potřeba provést organizační analýzu (zmapovat a popsat organizaci). Výsledkem je rozdělení organizace na části a stanovení vztahů mezi nimi, tedy organizační struktura.

Nejčastějšími případy organizační struktury v knihovnách je:

• Organizační struktura - liniová: skládá se z jednoho odpovědného vedoucího, stanovuje jednoznačné vazby mezi vedoucím a podřízenými, podřízení spolupracují mezi sebou pouze na základě rozhodnutí vedoucího a je nevhodná pro větší organizace.
• Liniově štábní organizační struktura: skládá se z jednoho vedoucího, který přímo vede několik podřízených a štáb. Tento štáb řídí podřízené, ale odpovědnost za jejich práci má vedoucí. Vedoucí si vytváří odborný aparát specialistů.
• Funkcionální organizační struktura: zde je vedoucí podle funkcí (například katalogizátor, nákup literatury, výpůjční služby). Podřízení jsou řízeni různými vedoucími funkcí, podle toho, čím se právě zabývají.

Knihovní a výpůjční řád

O knihovním řádu se knihovní zákon zmiňuje pouze v jediném ustanovení a to v § 4 odst. 7: „Provozovatel knihovny vydá knihovní řád, v němž stanoví podrobnosti poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb“. Knihovní řád je možné charakterizovat jako smlouvu mezi knihovnou a uživatelem - jeho ustanovení nemohou samozřejmě být v rozporu s knihovním zákonem, ale právě tím, jak upraví podrobnosti poskytování svých služeb se mohou knihovny vyhnout mnoha nepříjemnostem a nedorozuměním.

Všechny služby, které knihovna poskytuje, musí být zachyceny v knihovním a výpůjčním řádu knihovny. V něm je vymezen vztah vypůjčovatele a půjčujícího (= čtenáře a knihovníka), vymezuje práva knihovny a čtenářů. Je to nejvýznamnější interní dokument každé knihovny. Dokument by měl být přístupný v prostorách knihovny tak, aby byl dobře viditelný a dosažitelný. Vhodné je, aby byl dostupný i on-line na webových stránkách příslušné knihovny. Příkladem knihovního řádu je Knihovní řád Městské knihovny v Praze

Knihovní a výpůjční řád stanoví zejména:

1. Okruh uživatelů a podmínky, za kterých se může občan stát čtenářem
2. Druhy a přehled poskytovaných služeb
3. Zásady a pravidla diferencovaného poskytování služeb
4. Způsob registrace čtenářů a zásady kategorizace čtenářů a fondů z hlediska diferencovaného poskytování výpůjčních a jiných služeb
5. Povinnosti a práva čtenářů jsou v souladu s občanským zákoníkem o půjčování věcí a konkrétní náhradě za ztrátu vypůjčených věcí. Povinnost čtenáře: zachovávat pokyny pracovníků knihovny, podrobit se kontrolním opatřením, potřebným pro ochranu majetku knihovny, ohlašovat knihovně ztrátu občanského průkazu, změnu jména, bydliště, zaměstnavatele, školy, výskyt nakažlivé choroby (zabezpečit dezinfekci);
6. Způsob a podmínky půjčování včetně případných diferenciací z hlediska fondu a jednotlivých kategorií (omezení výpůjček některých druhů dokumentů na prezenční studium, někdy doložit účel výpůjčky, omezení současně půjčených dokumentů)
7. Délka výpůjčních lhůt
8. Podmínky a postup při prodloužení výpůjční lhůty
9. Postup při uplatnění požadavku na rezervování půjčených dokumentů
10. Náhrady ztrát a náhrady za poškození v souladu s Občanským zákoníkem
11. Sankce za porušení určitých ustanovení výpůjčního řádu – omezení nebo trvalé odnětí výpůjčního práva
12. Pravidla využívání MVS a MMVS
13. Pravidla užívání studoven
14. Pravidla práce s výpočetní technikou

Další dokumenty knihoven

Ochrana osobních údajů

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) představuje aktualizovaný právní rámec ochrany osobních údajů v evropském prostoru, který od 25. května 2018 přímo stanovuje pravidla pro zpracování osobních údajů, včetně práv subjektu údajů (subjektem údajů jsou pouze fyzické osoby). Obecným nařízením se řídí, pokud jde o povinnosti, subjekt, který provádí zpracování osobních údajů. Takový subjekt je nazýván správcem osobních údajů.

V České republice právní rámec ochrany osobních údajů řeší GDPR. Jeho cílem je co nejvíce hájit práva občanů EU proti neoprávněnému zacházení s jejich daty. Týká se jak všech firem a institucí, tak i jednotlivců a online služeb, které zpracovávají data uživatelů. GDPR zavedlo astronomické pokuty v případě porušení pravidel. GDPR se týká také knihoven. Národní knihovna ČR připravila projekt, jehož cílem je poskytnout knihovnám základní pravidla a postupy pro nakládání s osobními údaji v souladu s novou legislativou. Projekt byl podpořen dotací Ministerstva kultury ČR z podprogramu VISK 1. Příručka o ochraně osobních údajů si klade za cíl konkretizaci povinností vyplývajících knihovnám z citovaného nařízení. Příručka patří k základním metodickým materiálům, které Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) doporučuje k využití. Příručku je možné najít na stránkách: Informace pro knihovny

Ochrana osobních údajů se v oblasti knihovnictví rozpadá na ochranu dvou systémů – ochranu osobních údajů uživatelů knihovny a ochranu osobních údajů osob, o kterých knihovny vytváří vlastní dokumenty a materiály (katalogy, databáze, slovníky). Zpracování osobních údajů uživatelů (čtenářů) je součástí rutinního provozu knihoven. Knihovny jsou proto ve smyslu ustanovení zákona o ochraně osobních údajů správci osobních údajů. Každá knihovna vede různě podrobnou evidenci uživatelů knihovny. Protože při ní shromažďuje údaje, o kterých zákon pojednává, tedy i osobní, je s nimi třeba v souladu se zákonem nakládat.

Prohlášení o mlčenlivosti

Podpisem prohlášení o mlčenlivosti dotyčná osoba potvrzuje, že může mít nebo už získal přístup k důvěrným informacím určité osoby a zavazujete se o takových informacích zachovávat mlčenlivost. V prohlášení identifikuje osobu, jejíž důvěrné informace mají být chráněny, konkretizuje, o jaké informace se jedná, a uvede, jak dlouho bude povinnost mlčenlivosti trvat.

Důvěrné informace mohou být také chráněny Smlouvou o mlčenlivosti. Rozdíl je v tom, že prohlášení je jednostranné právní jednání a činí jej osoba, která má či získá přístup k důvěrným informacím, zatímco smlouva je dvoustranné právní jednání mezi tím, kdo informace poskytne či zpřístupní, a osobou, která má nebo může mít k důvěrným informacím přístup. Výhodou smlouvy o mlčenlivosti je hlavně to, že v ní může být sjednaná i smluvní pokutu pro případ porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost.

Hmotná odpovědnost

Uzavře-li zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodu o hmotné odpovědnosti, odpovídá v tu chvíli zaměstnavateli za ztrátu na svěřených hodnotách, jako jsou peníze v pokladně, zboží ve skladu a podobně. Zaměstnavatel může po zaměstnanci v případě ztráty či škody požadovat náhradu, aniž by předtím musel prokázat, že ztrátu zavinil zaměstnanec. Povinnosti škodu nahradit se tedy zbaví jen tehdy, pokud sám prokáže, že škodu nezpůsobil (například označí viníka nebo doloží, že se svěřeným zbožím (penězi) nemohl nakládat). Jste-li vedoucím pracovníkem, je třeba počítat i s tím, že váš podíl na náhradě škody bude v takovém případě vyšší než u „běžných“ zaměstnanců. Dohoda musí mít vždy písemnou podobu, jinak je neplatná a lze ji uzavřít pouze s osobou, která je starší 18ti let.

Zdroje

Doporučená literatura

• Knihovní řád Městské knihovny v Praze. Praha: Měst. knihovna, 1984. 23 s.
• Národní knihovna České republiky. Knihovní řád Národní knihovny České republiky: účinný od 3. října 2005. 1. vyd. Praha: Národní knihovna České republiky, 2005. 39 s. ISBN 80-7050-475-7.
• Knihovny současnosti ...: sborník z ... konference, konané ve dnech ... v ... Brno: Sdružení knihoven ČR, [1993]-2014. ISSN 1805-6962. Dostupné také z: http://www.sdruk.cz/sdruk/konference-knihovny-soucasnosti/clanek/konference-knihovny-soucasnosti.
• Výpůjční a čítárenský řád Městské knihovny v Praze. Praha: [nákl. vl.], 1967. 7 s.
• GDPR ...: změny v ochraně osobních údajů v návodech a vzorech: praktické nástroje, šablony a formuláře v souladu s nařízením EU: ... Bátrla, Josef et al. Praha: Forum, 2018- . ISSN 2570-8821.

Související články

Základní dokumenty knihovny - zřizovací listina, knihovní řád, organizační řád a další.
Knihovní řád
Knihovní zákon

Klíčová slova

statut, zřizovací listina, knihovny, základní dokumenty, knihovní řád, práce, postupy